Документація. Класифікація документів

В економічній літературі наводиться багато варіантів класифікації документів, що мають незначні відмінності.

Документи, залежно від  рівня затвердження й обов’язковості застосування в народному господарстві, можна розділити на чотири групи:

1. Документи форм суворої звітності, якими оформляються визначені законодавством господарські операції всіма підприємствами (установами) незалежно від їхньої організаційно-правової форми і власності. Форми документів суворої звітності затверджуються Держкомстатом України.
2. Документи типових форм, які затверджуються Держкомстатом України і Міністерством фінансів України, також призначені до обов’язкового використання на підприємствах (в організаціях) усього народного господарства України.
3. Документи спеціалізованих форм, які затверджуються галузевими міністерствами і відомствами (галузеві форми обліку) і застосовуються на підприємствах відповідних галузей народного господарства.
4. Документи, форми яких розробляються підприємствами самостійно, відповідно зі специфікою й особливостями виробничої (підприємницької) діяльності підприємства.

У господарській діяльності підприємства утворюються велика кількість  різних документів. З метою кращого  розуміння документів і правильної організації використання їх прийнято класифікувати (групувати) за окремими однорідними ознаками:

• за призначенням;
• за обсягом отримання;
• за способом упорядкування;
• за місцем упорядкування й обертання.

За призначенням документи  розділяють на розпорядчі, виконавчі, комбіновані, нормативні. Розпорядчі – це документи, що містять розпорядження на здійснення господарської операції (чеки, доручення, накази і т.д.). Виконавчі (виправдовувальні) – це документи, що містять підтвердження факту виконання операції (квитанції, акти прийому - передача). Комбінованими називають документи, що поєднують у собі ознаки розпорядчих і виконавчих документів. Прикладами виконавчих документів можуть бути накладні на відпустку матеріалів, видатковий касовий ордер (Додаток №4), прибутковий касовий ордер (Додаток №3). Нормативні документи являють собою певні довідники, нормативи і т.д.

За способом відображення операцій документи бувають разовими, накопичувальними та зведеними. Разові документи відбивають одну або декілька господарських операцій, що записуються в один прийом (одночасно). Наприклад, вимоги, податкові накладні (Додаток №2), касові ордери. Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка (Додаток №6), відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів. Зведені – документи, складені шляхом зведення даних кількох однорідних первинних документів (маршрутний лист з проїзними квитками, прибуткові та видаткові касові ордери).

За місцем складання  виділяють внутрішні (документи, які обертаються і складаються в межах даного підприємства), зовнішні документи (котрі або направляються за межі підприємства (рахунок платіжної вимоги), або надходять на підприємство (рахунки фактури постачальників, податкові накладні тощо) та документи бухгалтерського оформлення. Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, відомості розрахунку амортизаційних відрахувань (Додаток №8) та ін.

За змістом господарських  операцій документи поділяють на документи з обліку грошових коштів, з обліку запасів, з обліку основних засобів, розрахункові, матеріальні і т.д. Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.). Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-наклад-на, лімітно-забірна картка та ін.).

Розглянуту класифікацію можна узагальнити схемою, наведеною  на рис.1.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника — виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер — комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Загальна класифікація документів

 

 

Будь-яка класифікація має бути теоретично обґрунтованою, її застосування на практиці повинно бути необхідністю. Головним критерієм в класифікації документів є економічний зміст відображених в них операцій, тобто відповідь на питання: для обліку яких операцій призначений документ. Класифікація бухгалтерських документів за їх економічним змістом тотожна групуванням за їх призначенням. Звідси, пропонується також поділ документів лише за двома ознаками: бухгалтерською та юридичною.

Класифікація документів за бухгалтерською та юридичною ознаками наведена на рис2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2. Класифікація документів за двома ознаками

 

Суттєве значення має  побудова первинних документів за кількістю  позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються  на однорядкові (однопозиційні) та багаторядкові (багатопозиційні).

За способом складання  документи поділяються на документи, що складаються вручну, і документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

Отже, класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

 

 

ПРАКТИчна частина

 

Завдання №1

 

Скласти баланс на початок  місяця на основі вихідних даних:

 

Варіант №3

 

1.	Основні засоби	—	30000
2.	Знос необоротних активів	—	7000
3.	Матеріали	—	9000
4.	Статутний капітал	—	120000
5.	Додатковий капітал	—	8000
6.	Рахунки у банках	—	67000
7.	Неоплачений капітал	—	9000
8.	Розрахунки з різними  дебіторами	—	1200
9.	Розрахунки з постачальниками  та підрядчиками	—	9000
10.	Розрахунки з оплати праці	—	2800
11.	Розрахунки за страхуванням	—	840
12.	Розрахунки за податками  та платежами	—	810
13.	Виробництво	—	2300
14.	Готова продукція	—	13600
15.	Розрахунки з покупцями  та замовниками	—	16946
16.	Товари	—	0
17.	Витрати майбутніх періодів	—	204
18.	Розрахунки за іншими операціями	—	800

 

 

Баланс за грудень 2011 року наведено в Завданні №8.

 

 

 

 

 

 

Завдання №2

 

Вказати кореспонденцію рахунків господарських  операцій (згідно умов) та визначити  суми по кожній господарській операції виходячи з вихідних даних:

Таблиця 2.1

 

№ згідно журналу	Надійшли матеріали   в т.ч. ПДВ	Дохід від продажу  готової продукції  в т.ч. ПДВ	Дохід від виконаної  послуги   в т.ч. ПДВ	Суми на відрядження	Суми по авансованих  листах
16	3360	27300	85500	1200	1200

 

Таблиця 2.2

 

№ п/п	П.І.П.	Посада	Пільги	Оклад (16)
1	Ніколаєнко Є.В.	Директор	Учасник бойових дій	5500
2	Журавльов А.П.	Зам. директора	Чорнобилець 4-ої категорії	4700
3	Костюк І.Л.	Головний бухгалтер	Одна дитина віком  до 16років	4200
4	Єрьоменко П.Д.	Економіст	—	3700
5	Янушевський О.Т.	Робочий	Сумісник	2900
6	Турчин С.Б.	Робочий	Троє дітей віком  до 16 років	2700
7	Ляхович А.С.	Робочий	Двоє дітей віком  до 16 років	1000
8	Петрушин М.Н.	Робочий	Чорнобилець 2-ої категорії	2500
	ВСЬОГО:			27200

 

 

Таблиця 2.3

 

Журнал господарських  операцій (за грудень 2011 р.)

 

 

№	Зміст господарської  операції	Дт.	Кт.	Сума	Супроводжувальні документи
	На підприємство надійшли матеріали від постачальника	201	631	2800	Прибутковий ордер
			641,1	631	560	Податкова накладна
	До каси надійшла остання  частина внесків засновників до статутного капіталу	301	46	9000	Прибутковий касовий  ордер
	На поточний рахунок  з каси направлені внески засновників  до статутного капіталу	311	301	9000	Видатковий   касовий ордер
	З поточного рахунку  погашена заборгованість перед постачальниками за матеріали, які надійшли	631	311	3360	Платіжне доручення
	На виробництво направлені матеріали (які надійшли останні) в повному обсязі для переробки	23	201	2800	Лімітно-забірна картка
	З поточного рахунку  до каси надійшли грошові кошти на виплату заробітної плати та на відрядження	301	311	40001	Платіжне доручення
	З поточного рахунку  перерахована заборгованість по нарахуванням на заробітну плату	65	311	840	Платіжне доручення
	З поточного рахунку  перерахована заборгованість по податках та зборах	641,1	311	810	Платіжне доручення
	З каси видана заробітна  плата	661	301	2000	Видатковий   касовий ордер
	Депонування заробітної плати	661	662	8002	Платіжна відомість
	Депонована заробітна  плата віднесена на поточний рахунок  до банку	311	301	800	Платіжна відомість
	З каси видані грошові  кошти на відрядження	372	301	1200	Видатковий   касовий ордер
	Згідно акту прийому  – передачі відображено дохід  від реалізації готової продукції  сторонній організації	361	701	27300	Договір на реалізацію
			701	641,1	4550	Податкова накладна
	Списано готову продукцію  з балансу підприємства по обліковим  цінам	901	26	13600	Журнал-ордер №5а
	Відображено фінансовий результат від реалізації готової  продукції	701 79	79 901	227503 13600	Головна книга
	Перераховано з поточного рахунку заборгованість перед постачальником на початок місяця	631	311	9000	Платіжне доручення
	Нарахована заробітна  плата за місяць: адміністративному персоналу; робітникам.	92 23	661 661	181004 91005	Розрахунково платіжна відомість
	Нарахування на заробітну плату адміністративного персоналу	92	65	6653,566	Розрахунково платіжна відомість
	Нарахування на заробітну  плату робітників	23	65	3345,167	Розрахунково платіжна відомість
	Відображено утримання  з заробітної плати (адміністративного  персоналу та робітників)	661	65	979,28	Розрахунково платіжна відомість
	Утримання податку з  доходу фізичної особи	661	641,2	3562,629	Розрахунково платіжна відомість
	Нарахування амортизації  основних засобів (адміністративного  призначення) за місяць прямолінійним методом, за умови що ліквідаційна вартість = 0 грн., строк корисного використання = 10 років	92	131	300010	Відомість нарахування  амортизації
	На поточний рахунок  надійшла дебіторська заборгованість, яка була на початок місяця	311	377	1200	Виписка банку
	Віднесено на витрати  підприємства піврічна підписка на газету «Все про бухгалтерський облік»	92	39	3411	Журнал-ордер №5а
	Відображено дохід від  виконаної послуги	377	703	85500	Договір про надання  послуг
			703	641,1	14250	Податкова накладна
	Відображено фінансовий результат від виконаної послуги	703	79	7125012	Головна книга
	Списані витрати особи, яка знаходилась у відряджені (виправдовуючи документи надані) в т.ч. ПДВ	92	372	1000	Журнал-ордер №5а
			641,1	372	200	Податкова накладна
	До каси надійшов залишок грошових коштів від особи, яка знаходилась у відряджені	301	372	013	Прибутковий   касовий ордер
	До розрахункового рахунку  віднесені грошові кошти підзвітної особи, яка знаходилась у відряджені	311	301	0	Видатковий   касовий ордер
	Перерахунок ПДВ до бюджету	641,1	311	1804014	Платіжне доручення
	Визначення фінансового  результату	79	92	28787,5615	Головна книга
			98	641.3	6621,1416	Податкова накладна
			79	98	6621,14	Головна книга
			79	44	44991,317	Головна книга

________________________________________________________

 

1	До №6:	4000=2800+1200
2	До №10:	800=2800-2000
3	До №15:	22750=Кт701-Дт701=27300-4550
4	До №17:	18100=5500+4700+4200+3700
5	До №17:	9100=2900+2700+1000+2500
6	До №18:	6653,56=18100×0,3676 (36,76% - нарахування до єдиного соціального внеску)
7	До №19:	3345,16=9100×0,3676 (36,76% - нарахування до єдиного соціального внеску)
8	До №20:	979,2=198+169,2+151,2+133,2+104,4+97,2+36+90 (табл. 2.4; 2.5; 2.6; 2.7; 2.8; 2.9; 2.10; 2.11)
9	До №21:	3562,62=795,3+679,62+607,32+535,02+419,34+164,52+0+361,5 (табл. 2.4; 2.5; 2.6; 2.7; 2.8; 2.9; 2.10; 2.11)
10	До №22:	Оскільки нарахування  амортизації проводиться прямолінійним  методом, то:
11	До №24:	(оскільки на витрати підприємства віднесена піврічна підписка на газету)
12	До №26:	71250=Кт703-Дт703=85500-14250
13	До №28:	0=1200-1200
14	До №30:	18040=Сп641,1+ΣКт641,1-ΣДт641,1=810+4550+14250-560-810-200
15	До №31:	28787,56=ΣДт92- ΣКт92=18100+6653,56+3000+34+1000
16	До №31:	6621,14=28787,56×0,23 (23% – ставка податку на прибуток)
17	До №31:	44991,3= ΣКт79- ΣДт79

Розрахунок  заробітної плати

 

I.	П.І.П.:	Ніколаєнко Є.В.
	Посада:	Директор
	Оклад:	5500грн

Таблиця 2.4.

 

№ п/п	Зміст операції	Дт	Кт	Σ
1.	Нараховано заробітну плату	92	661	5500
2.	Нараховано до єдиного  соціального внеску (ЄСВ) – 36,76%	92	65	2021,8
3.	Утримано: ЄСВ – 3,6%	661	65	198
4.	Утримано ПДФО	661	641	795,31
5.	З поточного рахунку  до каси надійшли кошти для виплати  заробітної плати	301	311	4506,72
6.	З каси видана заробітна плата	661	301	4506,7