Чет и аудит материально-производственных запасов на примере ОАО «Выборгский судостроительный завод»

Здесь они группируются по складам, по синтетическим счетам, субсчетам и шифрам затрат.

Итого группировки первичных документов по приходу отражаются в ведомости прихода материалов. Аналогично, по расходным документам составляется ведомость расхода.

Итого этих ведомостей являются основанием для обобщения данных о движении материалов в сводной оборотной ведомости №10 «Движение материальных ценностей в денежном выражении».

Ведомость состоит из трех разделов. В ней формируются показатели о движении материалов в стоимостном выражении в разрезе отдельных групп, субсчетов и счетов.

В разделе 1 приводятся данные о движении материалов по складам без разбивки по счетам и группам.

В разделе 2 приводятся показатели по поступившим материальным ценностям в разрезе групп, счетов и субсчетов. Показатели этого раздела приводятся в учетных ценах и по фактической себестоимости заготовления (т.е. по первоначальной стоимости), т.е. здесь показываются суммы ТЗР.

В разделе 3 показывается расход материалов, их остатки на складах в разрезе групп, счетов, субсчетов в 2-х оценках:

-         по учетным ценам (ФИФО, ЛИФО, средневзвешенной и т.д.)

-         по фактической себестоимости, т.е. с учетом доли ТЗР.

Показатели ведомости №10 в отношении учетной стоимости оставшихся на конец месяца материальных ценностей по складам сверяются с протаксированными остатками сальдовой ведомости. Так контролируется соответствие данных складского и бухгалтерского учета.

Параллельно бухгалтер осуществляет группировку расходных документов по направлениям затрат (производство изделий, административные нужды; сбытовые нужды; исправление брака; социальные нужды; ликвидация последствий чрезвычайных событий и т.д.).

Эти проводки при журнально-ордерной форме учета отражаются в журналах-ордерах №5 и 5а (ранее – 10 и 10/1).

Одним из недостатков работы нашего предприятия является то, что бухгалтерия работает еще с устаревшими журналами-ордерами 10 и 10/1.

Далее все данные заносятся в Главную книгу.

Форма учета материалов на предприятии обязательно должна быть зафиксирована в его учетной политике (приложение 1).

Учетная политика организации по постановке учета поступления материально-производственных запасов требует:

1) четкого определения границы между основными средствами и средствами труда в обороте;

2) применения счета 10 «Материалы» с оценкой материалов на данном счете в сумме фактических затрат на приобретение;

3) применения счетов 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов».

При этом на счете 10 материалы должны числиться по учетной цене.

В составе средств в обороте принято учитывать следующие предметы:

А) со сроком полезного использования менее 12 мес.;

Б) другие предметы, определяемые организацией исходя из правил положений по бухгалтерскому учету.

В то же время за руководителем организации остается право установить для принятия к бухгалтерскому учету в составе средств в обороте меньший лимит стоимости предметов относительно предусмотренных нормативными документами.

Нашей организацией в качестве учетной политики выбран счет 10 «Материалы» для оценки материально-производственных запасов в сумме фактических затрат на приобретение в журнале-ордере №6 делается запись:

Дт счета 10 «Материалы» - Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 3 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Журнал-ордер №6 открывается на месяц. В нем осуществляется синтетический учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме. Вначале записываются остатки непогашенной задолженности перед поставщиками, переходящие с прошлого отчетного периода. В течение отчетного периода записи в этот учетный регистр производятся на основании предъявленных поставщиками счетов-фактур и документов, подтверждающих приемку грузов на склад [7].

Для каждого счета-фактуры в журнале-ордере №6 отводится отдельная строка, по которой записываются регистрационный номер, основные реквизиты и суммы, принятые к платежу, суммы зачета и пр. суммы, принятые к платежу, показываются развернуто по каждому элементу счета, составляющему покупную стоимость приобретенных материалов. Отдельно показываются суммы выявленной недостачи и суммы различных претензий. Излишки, выявленные в процессе приемки грузов, рассматриваются как неотфактурованные поставки и показываются по отдельной строке журнала-ордера №6.

По неотфактурованным поставкам на основании данных документов склада о приемке осуществляется запись раздельно по каждой поставке с указанием буквы «Н» в графе «Номер счета-фактуры». Оприходование происходит по договорной стоимости с данным поставщиком, по учетной цене или цене предыдущей поставки. При получении счета-фактуры указанная выше запись сторнируется и делается обычная запись. Одновременно по строке, где указаны неотфактурованные запасы, в раздел «Отметка об оплате, списанию или сторно по неотфактурованным поставкам» проставляется номер строки, на которой произведена сторнировочная запись.

Отметки об оплате делаются в течение двух месяцев с момента получения груза, в том числе и в части поставок, не подкрепленных документами. После истечения указанного срока неоплаченные или несписанные суммы и суммы по неотфактурованным поставкам без отметок о сторно записываются как входящие остатки на третий месяц отдельно по каждому счету-фактуре или заменяющему его документу. В дальнейшем отметка об оплате, списание или сторно производятся уже в данном журнале-ордере, в котором на последней странице приводятся сводные данные за отчетный месяц о состоянии расчетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Обороты по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за отчетный месяц включают как суммы за полученные МПЗ, так и суммы по таким запасам, оставшимся в пути.

2.3. Учет  материально-производственных производственных запасов на складах

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятии  созданы  специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается во всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них – по группам, типо - и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимита).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (приложение №4). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы – ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы – ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и предоставляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

2.4. Аналитический и синтетический учет материально-производственных запасов

Синтетический учет материально-производственных запасов ведется на счете 10 «Материалы». Этот счет в плане счетов ОАО «Выборгский судостроительный завод» имеет следующие субсчета:

      10 /01 «Сырье и материалы»;

      10 /02 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

      10 /03 «Топливо»;

      10 /04 «Тара и тарные материалы»;

      10 /05 «Запасные части»;

      10 /06 «Прочие материалы»;

      10 /07 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

      10 /08 «Строительные материалы»;

      10 /09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

      10 /10 «Продукты питания и медикаменты в санатории-профилактории «Зимино»;

      10 /11 «Материалы для представительских целей»;

      10 /12 «Специнструмент, спецприспособления и спецодежда на складе»;

      10 /13 «Специнструмент, спецприспособления и спецодежда в эксплуатации»

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета синтетический учет материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы» разрешается вести двумя способами:

- по фактической себестоимости;

- по учетным ценам.

При первом способе на счете 10 «Материалы» отражаются все расходы по их приобретению и заготовлению.

При втором способе дополнительно используют счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Применение того или другого способа определяется предприятием самостоятельно и указывается в его учетной политике.

Традиционным и более упрощенным является первый способ учета материалов. В этом случае на поступившие материалы в бухгалтерском учете дебетуют счет 10 «Материалы» и кредитуют счета:

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным, транспортным) организациям, а также информационные и консультационные услуги, таможенные пошлины и др.;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на стоимость сырья и материалов, приобретенных и оплаченных из подотчетных сумм;