Бухгалтерский учёт расчётов с персоналом по оплате труда

    Данные  из разработочной ведомости, предварительно сгруппированные по счетам, записывают в регистр счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с одновременным выполнением записей по регистрам корреспондирующих счетов. Записи из разработочной ведомости, относящиеся к конкретным видам изготавливаемой продукции, работ, услуг, заносятся в калькуляционные карточки, открываемые на каждый аналитический счет. После подведения итогов по оборотам счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» итоговые данные переносятся в сводную сальдо оборотную ведомость.

    Для постоянного контроля за правильностью  начислений, удержаний и отчислений, связанных с фондом заработной платы, ведется накопительная ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

    Информацию  о расчетах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчет  на служебные командировки, на операционные расходы    и   административно     хозяйственные    расходы     содержит    счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.

    Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, то есть – неиспользованные.

• Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

    Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

    Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

    Работникам  предприятия выдаются из кассы предприятия  наличные деньги на операционные, хозяйственные  и командировочные расходы. Средства на операционные и хозяйственные  расходы выдаются только ограниченному распоряжением руководителя предприятия кругу лиц в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание.

    Выдача  из кассы подотчетным лицам авансов  на хозяйственные расходы, служебные командировки и на другие цели, а также возмещение работникам сумм расходов по проезду в отпуск (при наличии льгот), расходов по переезду к новому месту работы и сумм причитающихся подъемных в связи с этим оформляется проводкой Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Кредит счета 50 «Касса».

    Зачисление  в подотчет работнику стоимости  полученной им чековой книжки оформляется проводкой Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по Кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицам » и Дебету счета 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)» в Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

    Выдача  наличных денежных средств под отчет  на командировки оформляется командировочным  удостоверением  и расходным кассовым ордером, а так же оформлением  приказа по предприятию.

    При командировке работников за границу  им выдается аванс, в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с Кредита счета 52 «Валютные счета».

    По  возвращении из командировки и сдачи  авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с Кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов (в зависимости от вида расходов) по курсу на день представления отчета.

    Способ  дальнейшей обработки авансовых  отчетов прямо зависит от количества отчетов в течение месяца. Если на предприятии большая группа работников службы снабжения многократно в  течение месяца получает из кассы  наличные деньги в подотчет, то для  получения оперативных данных о подотчетных суммах по каждому подотчетному лицу индивидуально открываются Карточки аналитического учета.

    По  окончании отчетного месяца подводятся итоги во всех открытых карточках. После  этого данные строки «Итого за месяц» из каждой карточки заносят отдельной строкой в сальдо-оборотную ведомость счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и подводят в ведомости общий итог за месяц.

    Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

    Для обобщения информации обо всех видов расчетов с персоналом предприятия, по ссудам выданным работникам предприятия, по удержаниям за хищения и недостачи, по подписке на акции и другие, кроме оплаты труда - предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - активный, учет ведется в журнале-ордере № 8. К счету открывается необходимое количество субсчетов: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

    По  дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражают задолженность работников за переданные им ценности и выданные ссуды, а по кредиту – списание этой задолженности.

    На  сумму платежей, поступивших от работника – заемщика, субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа).

    Аналитический учет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по работникам предприятия. Учет операций по счету  выполняется по принципу «двойной записи».  Итоговые данные из регистра переносятся в сводную сальдо-оборотную ведомость.

    Для учета различных расчетов по операциям  некоммерческого характера (учебными заведениями, научными организациями), с транспортными организациями  за услуги, оплачиваемые чеками, по депонированной заработной плате, по суммам удержаний  из заработной платы в пользу организаций и отдельных лиц по исполнительным документам предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

    Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - активно-пассивный, учет ведется в журнале-ордере № 8.

    Организации, не пользующиеся кредитами банка для погашения задолженности своих работников за приобретенные ими товары в кредит, на основании выданных этими работниками поручений-обязательств удерживают суммы очередных платежей из начисленной работникам заработной платы (Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Перечисленные торговым организациям суммы удержаний списываются в Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с Кредита счетов учета денежных средств.

    Аналитический учет по счету ведут по каждому  дебитору и кредитору. Сальдо по счету  определяют по оборотной ведомости  по аналитическим счетам счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». 
 

     2.2 Депонированная заработная плата 

     Организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по государственному социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях  до пяти дней), включая день получения наличных денег в банке.

     По  истечении указанных сроков кассир обязан:

     1) в платежной (расчетно-платежной)  ведомости против фамилии лиц,  которым не произведены выплаты  заработной платы, пособий по социальному страхованию или стипендий, поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;

     2) составить реестр депонированных  сумм;

     3) в конце ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и надпись своей подписью (если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

     4) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № __».

     Депонированные  суммы заработной платы на следующий  день после истечения сроков их хранения должны быть сданы на расчетный счет предприятия, открытый в учреждении банка. На сданные суммы оформляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

     В бухгалтерском учете для учета  сумм депонированной заработной платы  предназначен отдельно открываемый  к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам». Исходя из этого, при закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

     Аналитический учет расчетов с депонентами в  части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочной таблице) или в  книге учета депонированной заработной платы.

     Книга учета депонированной заработной платы  открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указываются табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую на следующий год.

     Реестр (разработочная таблица) является первичным  документом и одновременно учетным  регистром. Он ведется порядком, схожим с книгой учета депонированной заработной платы, с той лишь разницей, что  он, во-первых, составляется кассиром, а во-вторых, заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты.

     При его первом заполнении записываются табельный номер, фамилия, имя и  отчество и депонированная сумма. Для  отметок об оплате, которые делаются работниками бухгалтерии, предусмотрена  специальная графа.

     В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

     С отраженных в установленном порядке  сумм депонированной заработной платы предприятия должны произвести уплату по принадлежности сумм единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, а также страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом исполнение указанных обязанностей не зависит от того, будут ли до установленного срока уплаты обязательных платежей выплачены суммы заработной платы или нет.

     В бухгалтерском учете организации  делаются следующие проводки:

     Дебет 50 Кредит 51 - отражено списание с расчетного счета в банке денежных средств  и поступление их в кассу организации;

     Дебет 70 Кредит 50- выдана заработная плата  работникам организации;

     Дебет 70 Кредит 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» - отражено депонирование суммы невыплаченной заработной платы;

     Дебет 51 Кредит 50 - внесена на расчетный  счет в банк депонированная сумма  денежной наличности.