Бухгалтерский учет в торговле

1.      Приемка товара на складе покупателя. В этом случае груз доставляется автотранспортом и транспортной организацией (поставщиком) выписывается товарно-транспортная накладная.   Материально ответственное лицо (кладовщик) принимая товар, проверяет его и при соответствии количества и качества сопроводительным документам проставляет штамп об оприходовании товара и свою подпись на сопроводительном документе (товарная накладная) или, в случае расхождения, составляется акт об оприходовании товара.

В любом случае приемки товаров первичным документом по оприходованию товара на склад является:

1.      При полном соответствии количества и качества поступивших товаров сопроводительным документам - сопроводительный документ (товарная накладная), выписанный поставщиком с проставлением штампа об оприходовании и подписи лица принявшего товары.

2.      При несоответствии количества и качества товаров данным сопроводительных документов (или при их отсутствии) – акт приемки товаров, который составляется комиссией, при этом в сопроводительном документе по данной партии товаров (товарной накладно) делается отметка об актировании. 

Госкомстат РФ установлено несколько форм актов о приемке товаров:

1.      Акт о приемке товаров (Форма № ТОРГ 1) – указывается количество и стоимость товара по данным сопроводительных документов и фактически, акт подписывают все члены комиссии.

2.      Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (Форма № ТОРГ 3)

3.      Акт при приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ – 4)

4.      Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ – 5).

2.      Материальная ответственность, ее документальное оформление.

Необходимой предпосылкой правильной организации учета товаров на складах является разработка товарной номенклатуры – систематизированного перечня товаров.

На организацию складского учета товаров влияет применяемый способ хранения товаров:

1.      Партионный способ хранения, т.е. каждая вновь поступившая по одному транспортному документу партия товаров не смешивается с ранее поступившими и хранится отдельно;

2.      Сортовой способ хранения товаров, когда товары хранятся по сортам, каждый вновь поступивший товар присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта.

В любом случае складской учет товаров ведется материально ответственным лицом, как правило, в натуральном выражении на основании приходных и расходных товарных документов в карточках складского учета (карточка учета материалов (товаров) – Форма № М –17). Однако можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карту в двух экземплярах, где указывается наименование, артикул, сорт, цена и количество товаров. Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

После полного выбытия данной партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляют недостачу товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет торговой организации, а сверх норм естественной убыли  - списывают на материально ответственное лицо. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Для учета товаров в местах хранения товара при партионном способе хранения и учета  товаров материально ответственному лицу необходимо заполнять товарный ярлык (Форма № ТОРГ – 11). Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе товаром по месту их нахождения. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товаров.

Партионный учет, обеспечивая возможность выявления недостачи и излишков товаров сразу после отпуска каждой партии и возможность контролировать сроки реализации товаров, представляется целесообразным  в плане контроля за сохранностью товаров. Однако, вместе с тем, партионный способ хранения и учета товаров имеет недостатки. Менее рационально используется складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления товарными запасами, поскольку затрудняется получение информации о наличии тех или иных товаров из-за того, что они могут храниться в нескольких местах, а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах.

При сортовом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в карточках (товарных книгах). При этом отдельные карточки (страницы в товарной книге) открываются на каждое наименование и сорт товаров. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной карточке. В заголовке карточки (страницы товарной книги) указывают наименование, артикул, сорт, цену и другие отличительные признаки товара. В остальной части карточки отражают приход, расход и остатки товара.     

Материально ответственные лица обязаны составлять на основании приходных и расходных документов товарный отчет (Форма № ТРГГ – 29) . Сроки предоставления товарного отчета устанавливаются администрацией в зависимости от объема товарных операций, системы документооборота. Товарные отчеты  могут составляться ежедневно, за 3, 5, 7, 10 дней.

Товарный отчет состоит из двух частей: адресной и предметной.

В адресной части указывается наименование организации, вид деятельности, название «товарный отчет», дата составления, за какой период составляется отчет, должность, фамилия и инициалы  материально ответственного.

В предметной части товарного отчета можно выделить четыре раздела:

-         остаток товаров на начало отчетного периода (одна строка);

-         приход товаров (для каждого приходного документа отводится отдельная строка);

-         расход товаров (для каждого расходного документа отводится отдельная строка);

-         остаток товаров на конец отчетного периода.

В приходной части товарного отчета построчно  указывается наименование поставщика, дата и номер приходного документа, итого приход в стоимостном выражении, итого приход с остатком. Соответственно в расходной части товарного отчета построчно -  вид расхода, номер и  дата расходного документа, итого расход. Товарный отчет ведется в стоимостном выражении.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце товарного отчета. Товарный отчет составляется в двух экземплярах, подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером. Первый экземпляр с приложенными приходными и расходными документами, на основании которых он составлен, передается в бухгалтерию. Документы прикладываются к товарному отчету в порядке последовательности записей. Второй остается у материально ответственного лица.

При большом  документообороте материально ответственные лица по решению администрации могут составлять к товарному отчету сопроводительный реестр сдачи документов (Форма № ТРГ –31). В данном реестре в предметной части отражают приходные и расходные документы с указанием их даты и номера, наименования поставщика и получателя, количество листов документа по каждому поставщику или покупателю и в целом по реестру.

Сопроводительный реестр составляется в двух экземплярах на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

На складах с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести аналитический учет товаров без карточек – непосредственно в товарном отчете. В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу.

После проверки товарного отчета и реестра документы подлежат бухгалтерской обработке путем проставления корреспонденции счетов, группировки однородных операций по счетам и составления регистров по учету поступления и списания товаров.

Складской учет товаров непосредственно связан с бухгалтерским учетом, при сортовом учете в бухгалтерии ведут карточки количественно-стоимостного учета (Форма № ТОРГ – 28), тем самым, дублируя складской учет (на складе ведутся карточки в натуральном выражении). Для избежания параллельного аналитического учета возможно применять сальдовый (оперативно-бухгалтерский) метод учета товаров. При этом бухгалтерия не ведет карточки количественно-стоимостного учета, складской учет, благодаря систематической его проверки работником бухгалтерии, становится частью бухгалтерского учета. Ежемесячно составляется сальдовая ведомость по каждому материально ответственному лицу, по данным которой и сверяются данные аналитического (складского) учета с данными бухгалтерского учета.

При партионном учете аналитический учет товаров ведется во втором экземпляре парионной карточке, переданной в бухгалтерию.

В условиях автоматизации учета представляется вполне целесообразным и оправданным параллельного ведения аналитического учета движения товаров на складе и в бухгалтерии, так это позволяет в любой момент получить информацию о наличии и движении товаров по их наименованиям, что способствует более повышению уровню управления товарными запасами.

Список литературы

1.       Закон РФ «О бухгалтерском учете» 21 ноября 1996г. №129 ФЗ

2.       Налоговый Кодекс РФ. Часть вторая (введена в действие Федеральным законом от 5 августа 2000 г. №118ФЗ)

3.       План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. – М.: Информационное агентство ИПБ- БИНФО, 2001. – 176 с.   

4.       Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации. Утверждено Приказом МФ РФ от 29 июля 1998 года № 34 н

5.       Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено Приказом МФ РФ от 9  декабря 1998 г. № 60н

6.       Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000). Утверждено Приказом МФ РФ от 10 января 2000 г. № 2н

7.       Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99.). Утверждено Приказом МФ РФ от 6 июля 1999г. № 43 н

8.       Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01). Утверждено Приказом МФ РФ от 9 июня 2001 № 44н

9.       Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99). Утверждено Приказом МФ РФ от 6 мая 1999 года № 32 н

10.  Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) Утверждено Приказом МФ РФ от 6 мая 1999 года № 33 н

11.  Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утверждены приказом Комитетом РФ по торговле от 20.04.1995 г. № 1-550/32-2

12.  Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждены письмом Роскомторга от 10.07.96 г. №1-794/32-5

13.  Постановление Госкомстата «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций», утверждено от 25.12.1998 г. № 132

14.  Бухгалтерский словарь. – 2-е издание., доп. – М.: Финансы и статистика, 2006.    

15.  Бухгалтерский учет в торговле / Баканов М.И., Дмитриева И.М., Тарасова Н.А., и др.; Под ред. М.И. Баканова.- М.: Финансы и статистика, 2002.

1