Бухгалтерский учет с подотчетными лицами

План

Введение  ___________________________________________________   3

1.  Организация учета расчетов с подотчетными лицами  ___________   4

2.  Аналитический и синтетический учет  _________________________  6

3. Приобретение подотчетными лицами  товарно-материальных ценностей,  продукции _____________________________________________   8

4. Служебные командировки по  России и за рубеж  _______________   15 

4.1.  Документальное оформление командировки  ________________  17  

4.2.  Сроки служебных командировок  __________________________  18  

4.3.  Рабочее время и время отдыха командированного  __________   19  

4.4.  Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных ____________________________________________________   20  

4.5.  Временная нетрудоспособность командированного  __________   23  

4.6.  Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __  23 

4.7.  Отчет работника о командировке  _________________________  24  

4.8.  Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26 

4.9.  Гарантии и компенсации при командировках  _______________  27  

4.10. Зарубежные командировки  ______________________________  30  

4.11. Выдача аванса работнику  _______________________________  34  

4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке  _________________   35  

4.13. Расчеты с подотчетным лицом  ___________________________  36

5. Представительские расходы   _______________________________   37  

5.1. Оформление первичных документов  _______________________  38  

5.2. Бухгалтерский учет  _____________________________________   40

6. Выводы и предложения по  совершенствованию учета расчетов  с подотчетными лицами __________________________________________   43

Литература  ________________________________________________   45

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.    В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере  конкретной организации порядок  учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский  областной союз потребительских  обществ – союз потребительских  обществ области, созданный ими  для координации деятельности потребительских  обществ и районных союзов потребительских  обществ, обеспечения защиты имущественных  и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления  их интересов в государственных  органах и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский  ОПС является добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003 года.

Методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.   

1. Организация учета расчетов  с подотчетными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы  выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть  в кассу. Если же сотрудник добавил  к выданным свои деньги, то сумму  переплаты организация должна ему  компенсировать.

Перечень подотчетных лиц и  правила расчетов с ними можно  включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут  получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В  Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого  аппарата, директорам магазинов и  заведующим производством.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они  предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и  сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно  не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать  фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под  отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые  можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением  банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные  нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие выдает своим  сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и  обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит  деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В  нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия  с другими организациями и  предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы  для служебного автомобиля, секретарь  марки, конверты на почте, бухгалтер  – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие  цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался  в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический и синтетический  учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических  регистрах эти расчеты нужно  отражать подробно – отдельно по каждому  сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется  журнал формы К-10 (Приложение 2). В  нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер  расходного кассового ордера, на какие  счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма №  АО -1 утверждена постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником  бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить  свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию  товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая  составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно  должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового  аппарата.

Если из авансового отчета видно, что  подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность  не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный  кассовый ордер. Если у работника  выданных денег не хватило, и он еще  потратил свои, то возможны следующие  варианты:

1)   руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)   руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в  корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный  и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался  по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а  предприятие их пока не вернуло).

В Читинском ОПСе данные по подотчетным  суммам заносятся в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем  делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с  кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер  № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном  журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.  

В бухгалтерском балансе дебиторскую  задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей,  продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных  товаров, комплектов бланков бухгалтерской  отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко  пропечатаны идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить  чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются  в организации «Нефтемаркет»  по безналичному расчету. Допустимы  расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым  и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму  закупленных запасных частей водителем; 

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек необходим для  расшифровки сведений, указанных  в кассовом чеке, в частности для  указания конкретного перечня приобретенных  товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается  указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги  и пр.).