Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда

       Согласно ст. 210 НК РФ1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.2. Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки.3. Для доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка, установленная пунктом 1 статьи 224 настоящего Кодекса, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных статьями 218 - 221 настоящего Кодекса, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.Если сумма налоговых вычетов в налоговом периоде окажется больше суммы доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка, установленная пунктом 1 статьи 224 настоящего Кодекса, подлежащих налогообложению, за этот же налоговый период, то применительно к этому налоговому периоду налоговая база принимается равной нулю. На следующий налоговый период разница между суммой налоговых вычетов в этом налоговом периоде и суммой доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка, установленная пунктом 1 статьи 224 настоящего Кодекса, подлежащих налогообложению, не переносится, если иное не предусмотрено настоящей главой.4. Для доходов, в отношении которых предусмотрены иные налоговые ставки, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению. При этом налоговые вычеты, предусмотренные статьями 218 - 221настоящего Кодекса, не применяются.5. Доходы (расходы, принимаемые к вычету в соответствии со статьями 214.1, 214.3, 214.4, 214.5, 218 - 221 настоящего Кодекса) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальномукурсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).(в ред. Федеральных законов от 25.11.2009 N 281-ФЗ, от 28.11.2011 N 336-ФЗ).      

Согласно Трудовому кодексу РФ работника в большинстве случаев можно привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть с него можно удержать сумму, не превышающую его средний месячный заработок. Например, ограниченная материальная ответственность наступает, если работник: испортил имущество организации по небрежности или неосторожности; потерял или неправильно оформил документы (например, работник неправильно составил акт приемки товаров, и организации из-за этого было отказано во взыскании с поставщика суммы выявленной недостачи); допустил брак в работе.В этих случаях сумму ущерба можно удержать из зарплаты работника на основании распоряжения руководителя.Общая сумма удержаний по всем основаниям (включая сумму подоходного налога) не должна превышать 20%, а в особых случаях (если взыскание производится по нескольким исполнительным документам) - 50% заработной платы работника.К полной материальной ответственности работника можно привлечь лишь в некоторых случаях, например: с работником был заключен договор о полной материальной ответственности;утраченные ценности работник ранее получил под отчет по разовой доверенности; полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с законодательством (например, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации полную материальную ответственность несут кассиры); если работник находился в нетрезвом состоянии.Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает: выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;передавать подотчетные суммы от одного работника другому.Все расчеты с работниками по суммам, выданным им под отчет учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если выданы работнику из кассы деньги под отчет, необходимо сделать проводку по дебету счета 71: Дебет 71 Кредит 50  - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

      Облагаются доходы, начисленные работникам как в денежной, так и в натуральной форме, в виде материальных, социальных или иных благ или в виде материальной выгоды. Налоговая база определяется отдельно по каждому работнику по истечении каждого месяца нарастающим итогом. При признании отпускных в качестве расходов в бухгалтерском учете нужно руководствоваться принципом допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Этот принцип закреплен в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Согласно ему «факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами (допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности)». Значит, если работник будет в отпуске, например, в июне и июле, отпускные также надо учитывать в июне и июле исходя из числа дней отпуска, приходящихся на эти месяцы, несмотря на то, что выплатили их работнику перед уходом в отпуск, то есть в июне.
    Итак, в бухгалтерском учете суммы отпускных включаются в затраты на оплату труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в этом месяце. Отпускные за дни отпуска в следующем месяце включаются в затраты следующего месяца. Это также следует из пункта 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В нем сказано, что «затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе  в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода,  к которому они относятся».
    Также организация обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц с отпускных (п.1 ст.226 НК РФ). Удержать начисленный налог надо из доходов сотрудника при их фактической выплате (п.4 ст.226 НК РФ), а перечислить - не позднее дня фактического получения в банке денег на выплату отпускных либо их перечисления на счет работника (п.6 ст.226 НК РФ). Так как отпускные должны быть выплачены не позднее трех дней до начала отпуска, налог на доходы должен быть начислен и уплачен не позднее этой даты либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налоговые агенты перечисляют суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, - для доходов, выплачиваемых в денежной форме, а также дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, - для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды. Совокупная сумма налога, исчисленная и удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе.(в ред. Федеральных законов от 29.12.2000 N 166-ФЗ, от 27.07.2010 N 229-ФЗ) (п.7 ст 226 НК РФ). Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделениВ месяце, в котором были выплачены отпускные (например, в июне), необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
Д 20 (26, 44…) - К 70 – отражены затраты на выплату отпускных за июнь;
Д 20 (26, 44...) - К 69 субсчет «Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» - начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с отпускных за июнь;
Д 97 - К 70 – отнесены на расходы будущих периодов отпускные за июль;
Д70  - К 68 – удержаны с отпускных налог на доходы физических лиц

Д 97 - К 69-1 – отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по социальному страхованию с отпускных за июль;

Д 97 - К 69-2 - отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по пенсионному обеспечению с отпускных за июль

Д 97 - К 69-3 - отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по обязательному медицинского страхованию с отпускных за июль
Д 97 - К 69 субсчет «Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» - отнесена на расходы будущих периодов сумма страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с отпускных за июль.
Д 70 - К 50 - выданы отпускные работнику из кассы.
В июле:
Д 20 (26, 44…) - К 97 – отражены затраты на выплату отпускных за июль;
Д 20 (26, 44...) - К 97 - отнесена на расходы сумма страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленная с отпускных за июль.
   У организаций есть возможность равномерно в течение года включать отпускные в себестоимость продукции. Для этого нужно лишь создать специальный резерв. Сделать это позволяет пункт 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Организация самостоятельно устанавливает целесообразность создания резерва на предстоящую оплату отпусков работников и определяет способ резервирования соответствующих сумм. Как правило, резерв на предстоящую оплату отпусков работников в бухгалтерском учете формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 суммы создаваемого резерва. При этом общий размер резерва включает в себя:
- предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков;
- сумму расчетов по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию начисляемого на указанную выше сумму;
- сумму страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисляемых на указанную выше сумму.
Таким образом, размер ежемесячных отчислений в резерв в бухгалтерском учете представляет собой постоянную (не меняющуюся месяц от месяца) величину. Учет формирования и использования резерва ведется на счете 96, субсчете 1 «Резервы предстоящей оплаты отпусков». При этом делают такие бухгалтерские записи:
Д 20 (23, 25, 26...) - К 96/1 – произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков;
Д 96/1 - К 70 - начислены отпускные за текущий месяц;
Д 96/1 – К 69 – начислены суммы по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию и др.
Часть резерва, которую не использовали, 31 декабря сторнируют. А если зарезервированных средств не хватило, то сумму перерасхода списывают на себестоимость в конце года.
     Если организация предоставляет отпуска за текущий год в следующем году, она имеет право иметь остаток резерва на оплату отпусков работникам на начало нового года.
     Организации имеют право создавать резервы на выплату вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год. Учет этих резервов осуществляется также на счете 96, субсчете 2 «На выплату вознаграждений за выслугу лет» и субсчете 3 «На выплату вознаграждений по итогам работы за год».
     На сумму отчислений в резервы оформляется бухгалтерская запись:
Д 20, 23, 25, 26, 44 – К 96/2, 96/3 – начислен резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год и за выслугу лет работникам основного и вспомогательного производств, занятых работами общепроизводственного и общехозяйственного назначения, занятых сбытом продукции и др.
     Резервы на выплату за выслугу лет и по итогам работы за год используются в отчетном году полностью. Переходящего остатка по ним быть не должно.
Д 96/2, 96/3 – К 70 – начислены работникам суммы вознаграждения;
Д 96/2, 96/3 – К 69 – отражены суммы отчислений в социальные фонды по этим вознаграждениям.
    Максимальное пособие по временной нетрудоспособности, которое оплатит Фонд социального страхования, составляет 11 700 рублей в месяц (закон о бюджете ФСС на 2004 год от 8 декабря 2003 г. N 166-ФЗ). Если средняя зарплата работника больше этой суммы, то работодатель может за счет собственных средств увеличить пособие соцстраха до величины среднего заработка. Данную доплату можно отнести к оплате за неотработанное время. Из этой суммы необходимо удержать НДФЛ, ЕСН начислять не надо, так как такие выплаты не подпадают под определение объекта налогообложения (п.1 ст. 236 НК РФ). Пособие по временной нетрудоспособности, в том числе в виде доплаты, не связано с выполнением сотрудником своей работы, а значит, не облагается суммы  расчетов по социальному страхованию, программному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию. Сумму доплаты можно учесть при расчете налога на прибыль, если в трудовом или коллективном договорах сказано, что в случае болезни сотрудника работодатель оплачивает сумму превышения его фактического заработка над пособием, выданным за счет соцстраха.
В бухгалтерском учете делаются следующие записи (например, работнику, занятому в основном производстве):
Д 69/1 «Расчеты по социальному страхованию» - К 70 - начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС;
Д 70 - К 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» - удержан НДФЛ с суммы пособия;
Д 20 - К 70 - начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет собственных средств предприятия;
Д 70 - К 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» - удержан НДФЛ с суммы пособия, выданного за счет средств фирмы;
Д 70 - К 50 - выдано пособие по временной нетрудоспособности.
    Заработная плата начисляется в обычном порядке независимо от того, в какой форме она будет выплачена: деньгами или товаром. Начисленные суммы облагаются взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве. Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы заработка из той его части, которая выдается деньгами.
   Когда организация выдает зарплату товарами, фактически она их продает. Поэтому организация должна признать в бухгалтерском и налоговом учете выручку от реализации товаров, которая облагается всеми налогами в общеустановленном порядке.
    При натуральной оплате труда в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи после начисления заработной платы в обычном порядке:
Д 70 - К 90/1 - отражена реализация товара, выданного в счет зарплаты;
Д 90/3 - К 68/НДС - начислен НДС с реализации;
Д 90/2 - К 41 - отражена покупная стоимость товара;
Д 70 - К 50 - выдана из кассы оставшаяся часть зарплаты наличными деньгами.
    Подарки сотрудникам могут рассматриваться в качестве безвозмездной передачи ценностей, не связанной с оплатой труда, либо как вознаграждение за труд. В первом случае стоимость подарков относится на внереализационные расходы и не имеет отношения к фонду оплаты труда. Если же трудовым или коллективными договорами предусмотрена выдача подарков в виде поощрения за труд к празднику или за добросовестное выполнение трудовых обязанностей (ст. 191 ТК РФ), то переданные вещи фактически являются оплатой труда (премией) в натуральной форме. Термин «подарок», используемый в данных случаях, не соответствует характеру сделки дарения, установленному статьей 572 Гражданского кодекса РФ.
Отражение в бухгалтерском учете данной операции от приведенного выше примера будет состоять лишь в том, что сначала необходимо начислить заработную плату на сумму стоимости подарка, а затем отразить его реализацию.
    Расчет сдельного заработка

Часовая  ставка грузчиков - 15 руб. Норма времени на разгрузку машины с товаром - 90 минут. Расценка за единицу –

15 х 90: 60 = 22,5 руб.      (2.1)

За месяц  первый работник разгрузил 62 машины. Сумма заработка  составила -

22,5 руб. х 62 = 1395 руб.  (2.2)

Второй работник разгрузил 83 машины. Сумма заработка составила –22,5 x 83=1867,50 руб.  (2.3)

2.2. Расчет повременного заработка

Уборщица Дагиль Г.Н. отработала за месяц 120 часов. Ее часовая ставка составляет 10 руб. Следовательно, повременный заработок  равен –

10 руб. х 120 часов = 1200 руб.(2.4)

2.3. Расчет повременного заработка

В октябре кладовщик Горбунова З.А. пропустила по семейным обстоятельствам 3 рабочих дня. Количество рабочих дней по графику в этом месяце - 23. Должностной оклад работника - 1800 руб. Количество отработанных дней в октябре – 23 - 3 = 20. Начисленный заработок за отработанное время в октябре (т.е. за 20 дней) составит –

1800 руб.: 23 дня х 20 дней = 1565 руб.(2.5)

2.2.Синтетический и аналитический учет расходов на оплату труда

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим основным направлениям:

- по каждому ра6отнику независимо от времени его работы на предприятии;

- по видам начислений;

- по источникам выплат;

- по структурным подразделениям;

- по видам  оказываемых услуг, выполняемых работ.

    В настоящее время согласно законодательству на предприятиях и в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета:

по расчетно-платежным ведомостям

раздельно по расчетным и платежным ведомостям

по составленным компьютерным способом листкам "расчет заработной платы" (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.

Первые два варианта используются в условиях ручной обработки документации, а последний - в условиях автоматизации учета.

   Оплата труда – это система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

    Заработная плата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности,  количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

    Выплата заработной платы обычно производится в денежной форме в валюте РФ (рублях). В первый раз  выдается полный расчет за предыдущий месяц, а во второй - аванс за текущий.  Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в процентном отношении к окладу или средней заработной плате за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной  за  соответствующий  период.  Документы по учету рабочего времени работников поступают в бухгалтерию, после чего производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по фирме.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость. Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

- табель учета использования рабочего времени

- справки-расчеты на отдельные вилы доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

- исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

- платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

  Сотрудники получают заработную плату в кассе предприятия.

   Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка.

Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.0. работника специальным штампом иди от руки делается отметка '"депонировано", а не выданные суммы называются депонентскими.

На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы, выданной наличными и депонированной заработной платы.

На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.

Вся, не выданная в указанные сроки заработная плата, подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты, и обязан выдать их по первому требованию предприятия.

Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.

Синтетический бухгалтерский учет осуществляется при помощи специализированной бухгалтерской программы «1С бухгалтерия». Первичный бухгалтерский учет осуществляется на бланках типовых межведомственных форм, а также бланках, разработанных бухгалтерами предприятия.

Учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется в журнале-ордере № 10-с.

   Синтетический учет расчетов с работниками по оплате труда ведется на сч. 70 "Расчеты по оплате труда". Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат.

   Начисление заработной платы и других видов выплат отражается по кредиту счета 70. Выплаты работникам, которые в соответствии с действующими нормативными актами не включаются в состав затрат (издержек), например, материальная помощь, единовременные премии, ценные подарки и т.п., относятся за счет чистой прибыли.