Бухгалтерсике регистры и их роль

  Первичные документы обрабатываются путем группировки и регистрации однородных показателей, записываемых в учетные регистры.

Регистры  бухгалтерского учета 

Информация, содержащаяся в принятых к учету  первичных документах, регистрируется, систематизируется и накапливается  для дальнейшего отражения на счетах бухгалтерского учета и в  бухгалтерской отчетности в таблицах специальной формы, которые называются учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета .

Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных  листах и карточках, в виде машинограмм, при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и т.д.). По внешнему виду учетные регистры подразделяются на :  

 бухгалтерские книги – сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф (таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или несколько страниц для того или иного счета; книги применяются для аналитического и синтетического учета (например: Главная книга, Кассовая книга, Книга складского учета);

-   карточки – отдельные листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках – картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются три вида карточек:

• контокоррентные – имеют графы дебет и кредит,
• материальные – имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы,
• многоколонные – имеют несколько граф;

-   свободные листы (ведомости) – листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных папках – регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.

Форма регистра зависит от его назначения и характера учетных записей, определяется совокупностью и расположением реквизитов. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством Финансов РФ и другими органами, которым федеральным законом предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями самостоятельно при соблюдении ими общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета, таким образом учетные регистры делятся на:

-   хронологические , в которых записи о хозяйственных операциях совершаются в хронологическом порядке по мере их совершения

 - систематические , в которых записи о хозяйственных операциях группируются по определенным признакам;

-   комбинированные , сочетающие хронологические и систематиче ские записи (например, ЖурналГлавная).

В зависимости  от содержания операций, отражаемых в  регистрах бухгалтерского учета, регистры делят на синтетические и аналитические:

-   регистры синтетического учета – открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, только дата, номер и сумма бухгалтерской проводки);

-   регистры аналитического учета – служат для отражения данных аналитического счетов. С их помощью осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

Регистры  бухгалтерского учета подразделяется по строению (каким образом расположены  графы и сколько их) на :

-   односторонние регистры – различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете;

-   двусторонние регистры – применяются в основном при ведении учета в книгах, счет открывается на двух развернутых страницах книги: левая страница – дебет, правая – кредит. Используются в синтетическом и аналитическом учете при ручном способе учета;

-   многографные регистры – используются для отражения дополни тельных показателей внутри аналитического учета, например, учет движения материалов отражается в целом по организацию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организацию, подразделениям и в разрезе статей затрат;

-   линейные регистры – разновидность многографных регистров, в них каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов;

-   шахматные регистры – используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

      Записи  в учетные регистры осуществляют ручным способом – шариковой ручкой при ведении бухгалтерского учета  ручным способом, в случае если бухгалтерский  учет ведется с применением вычислительной техники в среде автоматизированной бухгалтерской системы – данные первичных документов вводятся в программу, учетный регистр распечатывается и хранится на бумажном носителе. По окончании месяца на каждой странице учетного регистра подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров сверяются.

Правильность  отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

После утверждение  годового бухгалтерского баланса учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организация.

При хранении регистров бухгалтерского учета  должна обеспечиваться защита от несанкционированных  исправлений.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в учетных регистрах, обязаны  хранить коммерческую тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную  законодательством Российской Федерации.