Автоматизація процедури інвентаризації

Автоматизація процедури інвентаризації.

 Інвентаризація  завжди була одним із важливих моментів облікової роботи, який дозволяв привести облікові дані у відповідність до реального стану речей на підприємстві. Базові елементи інвентаризаційної  роботи знаходимо ще в працях Луки Пачолі, який писав про порядок складання інвентарю та про "позначки" на предметах довгострокового користування (інвентарні номери), а також Анжело де Пієтро, який досить повно розвинув вчення про інвентаризацію і вперше запровадив класифікацію інвентаризації на переоблік рухомого і нерухомого майна та цінних речей.

 Особливістю практики проведення інвентаризації до цього часу є те, що перевірка  в натурі товарно-матеріальних цінностей  основана на застосуванні ручної праці. Виконання великого обсягу робіт із зняттям фактичних залишків з об'єктів майна є трудомісткою операцією, тому що необхідно перевірити десятки і сотні тисяч одиниць елементів об'єкта, їхню якість і ціну, провести таксування і підрахунки підсумків в інвентаризаційних описах. В окремих випадках намагання скоротити строки інвентаризації при ручному способі їх оформлення і обробки призводить до їх неякісного та невчасного проведення, і, відповідно, до невиявлення фактів розкрадань та зловживань. У зв'язку з цим постає проблема використання в процесі інвентаризації обчислювальної техніки і комп'ютерних програм.

 Для здійснення ідентифікації елементів об'єкта інвентаризації 95 % часу витрачається на перевірку їхньої комплектності, цілості упаковки тощо. Можливості комп'ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в базу даних інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введенні подібної інформації на початковій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу — виведенні результатів інвентаризації з метою виявлення недостач, надлишків, пересортування, природного убутку й остаточного визначення кінцевих результатів інвентаризації. При цьому слід використовувати постійну базу даних з переліком товарів (інших цінностей), коли кожному номенклатурному номеру (номеру за прейскурантом, артикулом), сорту товару відповідає певна облікова ціна.

 Отже, є можливість майже повністю комп'ютеризувати  процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна проставити штрих-коди. Таке проведення інвентаризації розв'язує одразу кілька проблемних питань, а саме: дотримання об'єктивності, точності результатів, терміну проведення, зменшення обсягу затрат праці.

 Штриховий код — це особлива система кодування інформації про товарно-матеріальні цінності як послідовність темних та світлих смуг, які зчитує автоматичний цифровий пристрій.

 Уперше маркування штриховими кодами почали застосовувати  в СІЛА. У 1949 р. Джо Вудленд і  Берні Сільвер отримали

 Рис. 3.3. Комп'ютеризований сегмент інвентаризаційного процесу

 патент на технічний прилад для зчитування штрихового коду на касовому терміналі. 1973 р. в США з'явився "Універсальний  товарний код" (Universal Product Code — UPC) для  використання в промисловості й  торгівлі. У Західній Європі для ідентифікації споживчих товарів з 1977 р. впроваджено систему під назвою "Європейський артикул" (European Article Number — EAN). Є більш як ЗО видів штрихових кодів, більшість із яких мають вузьку сферу вжитку. Найпоширеніші з них — EAN-13, EAN-8, EAN-128. У вересні 1994 р. було створено Асоціацію товарної нумерації "ЄАН-Україна".

 Підприємствам торгівлі, котрі застосовують електронні системи контролю й управління товарно-грошовим обігом, для впровадження технології штрихового кодування необхідно  придбати сканери штрихових кодів, за допомогою яких проводиться автоматична ідентифікація товарів, та, в окремих випадках, принтери друку штрихових кодів для маркування товарів.

 Для впровадження штрихового кодування необхідні  такі компоненти:

 • апаратні засоби, що здійснюють нанесення і зчитування штрихових кодів;

 • програмне  забезпечення, яке забезпечує ефективну  взаємодію з апаратними засобами для вирішення завдань інвентаризації, касового обслуговування тощо;

 • персонал для роботи з програмно-апаратними засобами.

 Технічні  засоби для роботи зі штрих-кодами вибирають  відповідно до завдань, що стоять перед  підприємством. У невеликих торгових точках найдоречніші ручні сканери, а у великих універсамах і  супермаркетах із спільним вузлом розрахунку — стаціонарні сканери-столи. На оптових складах раціональніше використовувати багатоплощинні лазерні сканери, як і на конвеєрному виробництві. Потрібно звернути увагу на такі технічні характеристики сканерів, як ширина захвату і роздільна здатність. Доцільніше купувати прилади з низькою контрастністю, це дозволяє зчитувати код навіть із забруднених етикеток.

 Штрих-код  може позитивно вплинути на діяльність виробничого або торговельного  підприємства: автоматизована ідентифікація  товару спрощує облік, прискорює  процес обслуговування клієнта тощо. Недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрих-кодів є те, що сканер не може визначити повторно відсканований один і той самий товар.

 Традиційні  прийоми інвентаризації: перерахування, зважування, перемірювання, контрольний  обмір зберігають своє значення і в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Застосування їх пояснюється неможливістю повного уникнення помилок при визначенні фактичної наявності цінностей.