Автоматизація обліку грошових коштів в сучасних умовах господарювання

Автоматизація обліку грошових коштів в сучасних умовах господарювання

Питання бухгалтерського  обліку грошових коштів у наш час  є надзвичайно актуальним, так  як ведення обліку «вручну» на вітчизняних  підприємствах й досі є характерним  явищем. У наш час керівники  приймають  рішення в умовах невизначеності і ризику, а це потребує постійного контролю різних аспектів фінансово - господарської діяльності, які відображаються у бухгалтерських документах. Ведення обліку грошових коштів вручну часто приводить до негативних наслідків, до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків. Для ведення обліку вручну необхідно багато зусиль та часу, використання ж комп’ютерних систем вирішить цю проблему.

Сучасні засоби обчислювальної техніки, включаючи пристрою збору, виміру, реєстрації, передачі, нагромадження  інформації в ринкових умовах, дозволяють:

- автоматично одержати всю первинну інформацію про господарські операції, що відбуваються, процесах і явищах;

- скоротити і вилучити з первинних документів постійні показники, певні реквізити і записати їх у пам'ять ЕОМ;

-зменшити  загальний обсяг первинної інформації за рахунок виключення з неї умовно-постійної інформації;

-замінити більшість звичайних паперових первинних документів машинними носіями інформації.

Тобто це дозволить полегшити  облік касових операцій, обробку інформації з обліку банківських операцій, інформації по розрахунках з постачальниками і підрядниками, з підзвітними особами, інших розрахункових операцій класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи»у плані рахунків бухгалтерського обліку [1, c.230].

Інформаційні бухгалтерські системи поза залежністю від їхнього масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації, вони повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки, забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і друк первинних і звітних документів довільної форми, здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу, робити нагромадження підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності, забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).

Проте у застосуванні комп’ютерної техніки в обліку грошових коштів є й істотний недолік – це, зокрема, висока вартість комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення.

На мою думку, в наш  час на вітчизняних підприємствах  необхідно використовувати комп’ютерні ресурси залежно від їх ступеня їх необхідності. Ступінь необхідності ж використання залежить від масштабів діяльності підприємства та його специфіки. Іншими словами, запровадження автоматизації обліку повинно себе виправдовувати. Адже, зазвичай на великих та середніх підприємствах цей шлях є доцільним, проте при запровадженні автоматизації обліку малі підприємства мають певні труднощі. Як вже було зазначено, це значні витрати на  придбання комп’ютерної техніки, програмного забезпечення. Також до цього можна додати те, що навчання персоналу потребує певного часу, застосовуючи  спрощену форму оподаткування та ведення бухгалтерського обліку можливе використання комп’ютерної техніки тільки для окремих об’єктів  обліку, тобто річ йде про механізацію обліку.

Зараз на ринку існує широкий  вибір програмного забезпечення для автоматизації обліку грошових коштів та обліку загалом. Найпопулярнішими є пакети «1С: Підприємство" та "Парус - Підприємство". Також важливо звернути увагу на програмно-технічного комплексу – «клієнт-банк». Ця система є складовою програм банківської діяльності та джерелом надходження розрахункових документів до системи електронних платежів НБУ чи внутрішньої платіжної системи і складається з клієнтської  банківської частин. Клієнтська частина забезпечить автоматичне ведення поточного стану рахунків в банку.  Банківська частина забезпечує перевірку наведених електронних підписів (цифрових) на кожному розрахунковому документі. Це значно спрощує здійснення платежів та зменшує витрати на розрахунково – касове обслуговування[2, c.84].

Розглянувши всі переваги та недоліки автоматизації обліку грошових коштів можна дійти висновку, що незважаючи на дорогу вартість комп’ютерної техніки та програмного забезпечення, витрати часу та зусиль на навчання персоналу все ж таки на більшості українських підприємств комп’ютеризація обліку є доцільною та виправданою. Адже це дає можливість економити підприємству свій час та кошти, а головне своєчасно приймати ефективні управлінські рішення.

Використані джерела

1. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту. : Навч. посіб./ С. В. Івахненков. – К. : Знання-Прес, 2003. – 349 с.
2. Кондрашова С. С. Інформаційні технології в економіці: Навч. посіб . / С. С. Кондрашова. – К. : МАУП, 2009. – 136 с.