Автоматизация бухгалтерского учета

Глава 2. Классификация  документов, применяемая  в системах бух  учета.

     В системах бух учета, также как  и в обычном ведении бух  учета составляются проводки, формируется  оборотно-сальдовая ведомость и тд.

     Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем  переносятся и группируются в  учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются  носители упорядоченной информации, в которых систематизируются  признаки и показатели хозяйственных  операций.⁷

     Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

     По  внешнему виду учетные регистры подразделяются на: книги, карточки и свободные листы.

     Первыми учетными регистрами можно назвать  амбарные книги, которые вели купцы  для учета своих товаров. С  увеличением числа хозяйственных  операций стали применять книги  других форм: по учету прихода и  расхода материалов, денежных средств  и т. п. Позднее, для того чтобы  разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные  листы. Карточки предназначены, как  правило, для организации учета  различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные  листы представляют собой учетные  регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению  с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

     По  способу ведения учета регистры подразделяются на; хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

     По  содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета - платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

     Отчетные  документы. На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом - отчетность. Отчетные документы ⁸составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

     Отчетность - это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия.

     В соответствии с Федеральным законом  «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской  отчетности предоставляются в налоговую  инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев  по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

     Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма  №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2). Годовая отчетность, кроме  того, должна включать в себя:

     - отчет об изменении капитала (форма  №3);

     - отчет о движении денежных  средств (форма №4);

     - приложение к бухгалтерскому  балансу (форма №5);

     - пояснительную записку к отчету.

     Основными требованиями, которые предъявляют  к отчетности, являются:⁹

     - достоверность - отчетность должна  отражать реальные хозяйственные  операции, которые можно легко  проверить;

     - полнота - отчетность должна содержать  все необходимые данные для  заинтересованных лиц и включать  в себя соответствующие комментарии;

     - нейтральность - отчетность не  должна отражать интересы каких-либо  лиц;

     - преемственность - последовательность  применения форм отчетности и  их содержания от одного отчетного  периода к другому. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Методические подходы к созданию экономических информационных систем.

     Информационные  технологии в учете позволяют  в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение: данных, необходимых как для ведения  оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления  форм бухгалтерской и синтетической  отчетности; данных, необходимых пользователям  для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. При использовании информационных технологий на предприятии можно посредством отчетной информации установить иерархическую взаимосвязь различных уровней управления.¹⁰

     Под информационными технологиями в  учете следует понимать человеко-машинные системы, созданные на базе современных  средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций  бухгалтерского учета.

     Специалисты, занятые в сфере разработки и  эксплуатации экономических информационных систем (ЭИС),все чаще начинают задумываться о степени эффективности применяемых ЭИС. Некоторые специалисты считают, что средства автоматизации экономической деятельности далеки от идеала, так как в перспективе в экономических системах должна решаться практически не решаемая задача- необходимо обрабатывать бесконечное количество информации с бесконечным разнообразием логических процедур за бесконечно малое время. При этом дополнительные трудности в обеспечении эффективности ЭИС вносит и противоречие между тенденцией к усложнению функций программ, с одной стороны, и стремление к упрощению их освоения и использования- с другой.

     При создании ЭИС следует предусматривать  эффективность не столько экономическую, сколько функциональную, так как  хороший уровень функциональности обуславливает, как правило, хорошие  экономические показатели ЭИС. В  связи с этим особенно актуальным становится вопрос, насколько созданная ЭИС отвечает задачам информационного обеспечения фирмы, насколько информационная продукция и услуги отвечают необходимым требованиям. Следует определить направление, по которому можно максимально близко подойти к идеалу построения и функционирования ЭИС.¹¹

     Основа  обеспечения качества ЭИС- ее методология. Методология ЭИС- это учение о принципах, методах и средствах решения теоретических и практических задач создания функционирования систем и их компонентов. ЭИС относятся к классу сложных систем. В силу данного свойства успешность работ по созданию ЭИС и ее качество в значительной мере зависят от наличия методологии в арсенале разработчиков. Методология позволит обеспечить необходимый уровень качества функционирования, экономию ресурсов при ее создании и эксплуатации и обеспечит тем самым необходимую эффективность системы.

     Построение  и функционирование ЭИС основывается на соблюдении определенных принципов. В решении практических задач  эти принципы в той или иной степени могут относиться ко всем или отдельным этапам жизненного цикла ЭИС. Бесспорно то, что в процессе создания и эксплуатации системы игнорирование этих принципов может привести к отрицательным результатам. К основным можно отнести следующие принципы.

     Принцип системности- один из основополагающих. Он определяет подход к созданию и эксплуатации ЭИС как целостному функциональному объекту. Требуется выявить многообразие связей между структурными компонентами ЭИС, обеспечивающими целостность системы, установить цели, задачи, функции и другие системообразующие признаки системы. Принцип системности обусловливает анализ ЭИС на уровне макро- и микроподхода. При макроанализе ЭИС или ее компоненты рассматриваются как часть системы более высокого уровня. Особое внимание уделяется организационным, технологическим и информационным связям с системами, задающими цели и алгоритм функционирования ЭИС. Микроанализ обусловил изучение структуры ЭИС, ее компонентов в аспекте их функциональной направленности. Системный подход позволяет применить математическое описание, изучить различные свойства элементов ЭИС для ее развития. ¹²

     Принцип развития- на стадиях создание ЭИС в ней должна быть заложена возможность постоянного добавления и обновления функций и средств их обеспечения. Система должна постоянно наращивать свои вычислительные ресурсы, программные продукты, постоянно расширять и обновлять круг задач. Она должна иметь простую и вместе с тем адаптивную структуру. Это значит, что функционирование системы должно гибко реагировать на изменяющиеся внешние воздействия и приспосабливаться к ним.

     Принцип совместимости- при создании ЭИС следует предусмотреть механизм ее совместимости с другими системами как по уровням иерархии(соподчинения), так и между системами различных классов. Для обеспечения указанных свойств проектировщики должны обеспечить совместимость системы на информационной, технической, программной и организационной платформах. При создании ЭИС наблюдается пересечение взаимовыгодных интересов разработчиков системы и специалистов информационного предприятия. При этом служба поддержки и развития система должна хорошо разбираться в бизнесе информационного производства, а специалисты других подразделений информационной фирмы- хорошо знать методы эффективного использования системы.

     Принцип стандартизации и унификации- с точки зрения  ресурсов при проектировании и эксплуатации целесообразно применять типовые, унифицированные и стандартизированные компоненты- программные модули контроля достоверности входных документов, классификаторы объектов управления на технологическом уровне, кодификаторы дефектов и др.

     Принцип эффективности- этот принцип заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание ЭИС и целевым результатом ее функционирования. Причиной для создания и внедрения системы на предприятии(фирме) должна быть экономическая необходимость, а не просто желание получить образец новой технологии. Необходимо соотносить затраты на проектирование ЭИС и возможный вариант этих затрат за определенный период времени. Объем финансирования системы должен определяться соображениями финансовой выгоды предприятия.¹³

     К организационно- технологическим можно отнести несколько разновидностей принципов. Наиболее применяемые принципы:

• принцип формализации- состоит в необходимости конкретного методического подхода к решению задач создания ЭИС, применения формальных методов моделирования изучаемых и проектируемых процессов, связанных с созданием системы.
• Принцип абстрагирования- состоит в выделении наиболее существенных признаков ЭИС и преднамеренного исключения второстепенных характеристик системы. Это необходимо для упрощения анализа и удобства синтеза, как системы в целом, так и ее отдельных компонентов.
• Принцип концептуальной общности- заключается в строгом следовании единой методологии на всех этапах создания ЭИС и ее подсистем.¹⁴
• Принцип непротиворечивости и полноты- состоит в необходимости наличия полного состава элементов ЭИС и гармонизации их взаимодействия между собой.
• Принцип независимости данных- предусматривает, что модели данных ЭИС должны быть изучены и спроектированы независимо от технологии их обработки. Кроме того, должны быть независимыми также и физическая структура данных, и их распределение на внешних накопителях ЭВМ.
• Принцип стабильности решений- состоит в необходимости следовать принятым решениям по исследованию, проектированию и внедрению ЭИС до логического завершения соответствующей задачи. Только при полной уверенности в необходимости и целесообразности изменения параметров системы по обоюдному согласию разработчиков и заказчиков в решение может быть внесена корректировка.

     Таким образом, создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело и др. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

     Одним из наиболее распространенных классов  систем обработки данных являются информационные системы автоматизированных информационных систем.

     В самых распространенных видах бизнеса  основной задачей всегда являются объемы информации, которые необходимо собирать, надежно хранить и оперативно обрабатывать. Появление экономических  информационных систем ЭИС, основным назначением которых является решение этой задачи, явилось ответом компьютерной индустрии на требование мира бизнеса. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным.¹⁵