Автоматизация аудита расчетов по оплате труда

студентка групи ОА-5м

Дусь Т.О., магістр

Академія муніципального управління, м. Київ

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ АУДИТУ РОЗРАХУНКІВ  З ОПЛАТИ ПРАЦІ

 

 

 

 Стаття  присвячена питанню автоматизації  зовнішнього аудиту розрахунків з оплати праці. В статті розроблено структуру інформаційного забезпечення і узагальнена схема інформаційного забезпечення модулю автоматизованого аудиту розрахунків з оплати праці

 

Статья посвящена вопросу  автоматизации внешнего аудита расчетов по оплате труда. В статье разработана  структура информационного обеспечения и обобщенная схема информационного обеспечения модуля автоматизированного аудита расчетов по оплате труда.

 

The article is devoted to the automation of the external audit of wage’s calculations. The authors proposed a functional structure of the automated module of wage’s audit. In this article there is developed the structure of information and the schema of information flows of wage’s audit in the automated information system.

 

Постановка завдання в загальному вигляді. В сучасних умовах стрімкого розвитку науково-технічного прогресу в галузі інформаційних технологій та посилення ринкової конкуренції між підприємствами, установами, організаціями підвищуються вимоги до якості продукції, товарів та послуг. Одним з інструментів підвищення ефективності діяльності будь-якого суб’єкта господарювання є автоматизація. Використанням комп’ютерних технологій зараз нікого не здивуєш, оскільки їх застосування є невід’ємним атрибутом життєдіяльності. Від того, наскільки ефективно ми використовуємо їх потенціал, розширюємо коло задач, що повинні вони вирішувати, залежить стратегічний розвиток суб’єкта господарювання. Це є актуальним і для зовнішнього аудиту. Хоча цей вид діяльності є досить молодим в Україні, але кількість аудиторських фірм зростає, зростає довіра до їх послуг, розширюється спектр послуг, які вони надають.

Аудиторська перевірка  передбачає використання і знання значної  кількості нормативно-правових документів, бухгалтерського обліку, специфіки  діяльності підприємств різних сфер і галузей економіки, опрацювання множини документів та інформації про об’єкт аудиту, що робить аудит досить трудомістким видом діяльності. Для підвищення якості аудиторських послуг доцільно використовувати засоби автоматизованої обробки інформації [2]. Науковці серед проблем аудиту виділяють якраз і проблему його комп’ютеризації, хоча вона «принципово не змінює методологію бухгалтерського обліку» [4].

Аналіз останніх наукових досліджень. Автоматизації аудиту заробітної плати в наукових публікаціях приділяється недостатньо уваги. Так в працях, присвячених розробці та використанню інформаційних систем в різних сферах економічної діяльності, таких науковців, як В.М. Гужва, В.В. Дик, Н.Н. Єрмошкін, В.Ф. Ситник, М.І. Татарчук, А.О. Тарасов, Г.А. Титоренко, не розкриваються питання автоматизації аудиту та аудиту заробітної плати.

Фундаментальні розробки в галузі автоматизації аудиту належать російським вченим А.Н. Романову та Б.Є. Одинцову, наукові праці яких присвячені створенню автоматизованих інформаційних  систем, що радять, в сфері аудиту. [5, с. 109-122,]

В їх роботі висвітлюються  питання організаційних основ автоматизації  аудиту розрахунків з оплати праці  та аудиту, що контролює. Саме дослідженню  питання автоматизації аудиту взагалі  та аудиту заробітної плати зокрема, присвячені наукові праці М.Т. Білухи, В.П. Завгороднього, П.В. Іванюти, С.В. Івахненкова, В.Л. Комісарова, В.І. Подольского, В.В. Сопка, Н.С. Щербакова та інших.

В фахових та нефахових  інтернет-виданнях публікуються статті фахівців-практиків Т. Богатової, К. Закалінської, А. Кушнарева, Н. Тартаковської, Т. Третякової, О. Шафоростова та інших, в яких розкриваються деякі аспекти автоматизації аудиту та описується робота конкретних програмних рішень.[5, с. 210-226,]

Мета статті полягає в розробці функціональної структури модулю автоматизованого аудиту розрахунків з оплати праці, схеми інформаційних потоків та структури інформаційного забезпечення, узагальненої блок-схеми алгоритму аудиту.

Виклад основного  матеріалу дослідження. Аудит розрахунків з оплати праці відіграє важливу роль у системі як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту [1]. Це пов'язано з тим, що облік праці і заробітної плати є трудомістким, потребує уваги і сконцентрованості, оскільки пов'язаний з обробленням великої кількості первинної інформації, має багато однотипних операцій, здійснення яких потребує багато часу. Його мета – підтвердження дотримання чинного законодавства в частині нарахування і виплати заробітної плати; правильності розрахунку утримань із заробітної плати; правильності нарахування на фонд заробітної плати; законності включення зарплати і нарахувань на неї в собівартість продукції підприємства, що випускається [5, с. 109].

Ключовим модулем в  автоматизованій інформаційній  системі аудиту повинен бути модуль перевірки. Перевірка в системі може бути організована в двох напрямах:

1) система імпортує дані із  автоматизованій системі бухгалтерського  обліку, що функціонує на підприємстві  – об’єкті аудиту, здійснює всі  розрахунки аналогічно, як бухгалтерська  система, але із налаштуваннями  аудитора і порівнює результати із результатами, отриманими від підприємства;

2) дані, що імпортуються із автоматизованої  системи обліку підприємства, порівнюються  із певними шаблонами, в якості  яких виступають норми законодавства,  внутрішні норми підприємства, планові показники, типові операції і проведення, перелік типових помилок, статистичні дані попередніх перевірок та інші.

Перший напрям передбачає те, що аудиторська  система буде також функціонувати, як і облікова. Така перевірка носитиме комплексний характер. Практично реалізувати даний напрям можливо. Для цього необхідно використати будь-яку облікову систему, налаштувати її під кожне підприємство – об’єкт аудиту, доповнити модулем імпорту даних та модулем порівняння. Але такий напрям потребує значних ресурсів і придатний для тих фірм, які мають постійних клієнтів.

Другий напрям передбачає створення  експертної системи, увагу розробки якої приділялося в [6]. Проблема полягає  якраз у визначенні шаблонів, які  формуватимуть базу фактів та правил. Цей напрям є більш перспективним в створенні автоматизованих систем аудиту, оскільки перевірка буде відбуватися з урахуванням ключових параметрів, та в системі база знань може розширюватися по мірі набуття нових знань.

Перший напрям в автоматизації  доцільно використовувати для внутрішнього аудиту, а другий саме для зовнішнього.

Програма автоматизованого аудиту розрахунків з оплати праці повинна  проводити:

1) перевірку відповідності законодавству  існуючої системи оплати праці.  Дана задача передбачає якраз  перевірку налаштування автоматизованої інформаційної системи підприємства в частині:

- встановлення констант і довідників  у відповідності із законодавством  та обліковою політикою підприємства (ставки податку з доходів громадян, відрахувань до фондів, нарахувань  на заробітну плату до фондів, врахування пільг по податку з доходів громадян, ставки аліментів, доплат за кваліфікацію та інш.);

- ведення історії констант  та довідників;

2) аудит заповнення та ведення  документів, що є підставою для  оплати праці. Дана задача є  головною, бо від правильності її реалізації залежать результати всіх інших задач. Саме тут допускається найбільша кількість порушень і помилок [5, с.111]. В даній задачі відбувається перевірка ефективності та обґрунтованості системи оплати праці на підприємстві та реалізується перевірка:

- виконання робіт за  договорами підряду, укладеними  із сторонніми організаціями,  контрагентами; 

- правильності використання норм  виробітку і розцінок на готові  вироби;

- відповідності обсягів  продукції і незавершеного виробництва, оприбуткованих первинними документами;

- правильності ведення обліку  відрядних робіт;

- табелю обліку робочого часу;

- наявності та правильності  заповнення лікарняних листків;

- графіку відпусток і наказів  на відпустки та інш.;

3) аудит нарахування заробітної плати. Перевірка зводиться до повторного нарахування суми всіх видів заробітної плати та звірки результатів з даними, зафіксованими у відповідних документах підприємства. Як правило, аудитор обмежується певною вибіркою первинних документів, після перевірки яких робить висновок [5, с. 111]. Із використанням автоматизованої системи аудиту всі розрахунки можна проводити в повному обсязі і не обмежуватися вибірковими даними.

4) аудит податків та обов'язкових  відрахувань із заробітної плати.  Увага приділяється податкам нарахованим та сплаченим, пільгам, індексації та переплатам [5, с. 111]. Задача передбачає розрахунок аудитором всіх податків для вибіркових періодів та працівників. Автоматизація розрахунків дозволить повністю перевірити інформацію підприємства.

5) аудит розрахунків  та розрахункової документації  із заробітної плати. Особлива  увага приділяється документам, за якими виплачувалася заробітна  плата, частковим сумам по різним  обов'язковим відрахуванням і  повним сумам за кожним документом.

6) аудит особового  складу підприємства. Задача може  вирішуватися не як окрема  задача, а в сукупності із попередніми.  Її реалізація необхідна для  перевірки особового складу в  розрізі кількості працюючих  та звільнених працівників, зміни  їх податкового статусу, підвищення їх кваліфікаційного рівня та інших характеристик.

Процес аудиту розрахунків  з оплати праці з точки зору функціонального складу його задач  і з урахуванням визначених вище функцій можна представити наступним  чином (рисунок 1).

 

 

Рисунок 1. Функціональна структура автоматизованого аудиту розрахунків з оплати праці

 

Враховуючи задачі аудиту розрахунків з оплати праці, пропонуємо узагальнену схему інформаційного забезпечення модулю автоматизованого аудиту розрахунків з оплати праці, яка представлена на рисунку 2.

Рисунок 2. Узагальнена  схема інформаційного забезпечення модулю автоматизованого аудиту розрахунків  з оплати праці

 

Перевірка проводиться  на основі даних, що вводяться в програму з первинних документів чи імпортуються із бази даних автоматизованої інформаційної системи підприємства, яке перевіряється аудитом. Для розрахунку контрольних показників необхідна довідкова інформація – база фактів та база правил, яка формується на основі нормативних даних, законодавчих норм, статистичних та планових даних підприємства. Вся інформація буде зберігатися в базі даних і базі знань автоматизованої інформаційної системи аудиту і буде використовуватися в різних задачах аудиту.

Інформаційне забезпечення є технологічною основою автоматизованої  системи обробки економічної інформації. Основою для його формування є вхідна, вихідна, умовно-постійна інформація, архівна інформація та база знань.

До умовно-постійної  інформації для задачі автоматизованого аудиту розрахунків з оплати праці  слід віднести довідники: «Максимальний розмір заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески» – містить розміри максимальних заробітних плат у розрізі місяців та перелік нормативних документів, якими регламентується даний розмір; «Мінімальний розмір заробітної плати і прожиткового мінімуму» – містить мінімальні розміри заробітних плат та розміри прожиткового мінімуму (на 1 січня звітного року для розрахунку розміру податкової соціальної пільги) у розрізі місяців та перелік нормативних документів, якими регламентуються дані розміри; «Прожитковий мінімум» – містить розміри прожиткового мінімуму у розрізі місяців для розрахунку внесків на обов’язкове державне соціальне страхування; «Утримання з заробітної плати» – містить ставки утримань із заробітної плати у розрізі місяців та нормативно-правові акти, якими регламентуються дані ставки; «ПСП з ПДФО» – містить код категорії осіб, які мають право на податкову соціальну пільгу (ПСП) з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), та відсоток ПСП, на який може розраховувати фізична особа тієї чи іншої категорії [4].

До архівної інформації доцільно включити дані попередніх аудиторських перевірок підприємства, які зберігаються в базі даних.

Вхідна інформація складається  з інформації, яка імпортується з  бази даних автоматизованої інформаційної системи бухгалтерського обліку клієнта (розрахунково-платіжні відомості журналу «Зарплата»), та інформації, яка вноситься безпосередньо аудитором (наприклад, фактичний розмір заробітної плати за певний місяць, категорія осіб, до якої відноситься робітник, кількість неповнолітніх дітей, яких виховує працівник і т.д.).

Розрахункова інформація формується на основі вхідної та умовно-постійної  інформації в результаті розрахунків, які здійснюються у відповідності  із базою знань. Це масиви даних: розрахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески; розрахованої податкової соціальної пільги працівника за певний місяць; розмірів страхових внесків до фондів, які утримуються із заробітної плати працівника за певний місяць; розмірів страхових внесків до фондів, які нараховуються на фонд заробітної плати працівників за певний місяць; сума фонду оплати праці за певний місяць; сума податку на доходи фізичних осіб, який утримується з заробітної плати працівника за певний місяць; сума, яку співробітник отримує після вирахування всіх зборів та аліментів по виконавчих листах; різниця між сумою страхових внесків до фондів, що сплачує підприємство і яку нарахувала бухгалтерська програма, та сумою, розрахованою програмою аудитора; різниця між сумою податку на доходи фізичних осіб, що утримується з заробітної плати працівника, яку нарахувала бухгалтерська програма, та сумою, розрахованою програмою аудитора; різниця між сумою фактичної заробітної плати працівника, яку нарахувала бухгалтерська програма, та сумою, розрахованою програмою аудитора; інформація про наявність або відсутність помилки в нарахуваннях та інша інформація.