Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Наличные  денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

     Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

     Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете  и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения  финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

       Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах: в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; во втором — о возмещении организацией затрат своих работников. 

3. . Оформление результатов  аудиторской проверки

 
 

      Аудиторская проверка заканчивается оформлением  двух итоговых документов — акта аудиторской  проверки бухгалтерского учета и  достоверности отчетности и аудиторского заключения.

      В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

      Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием  которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих  лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

      После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

      Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

      Возможны  четыре вида аудиторских заключений: безусловно положительное аудиторское  заключение; условно положительное  аудиторское заключение, отрицательное  аудиторское заключение; аудиторское заключение с отказом выражения мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.

 

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет»

1.   Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «Приоритет»

 
 

      ООО «Приоритет» образовано в 1991 г., основная сфера деятельности оптовая торговля инструментами.

      ООО «Приоритет» реализует широкий  ассортимент инструментов по следующим  группам: инструмент ручной, металлорежущий, абразивные и электрические инструменты, метизная продукция, газо- и электросварочное оборудование, сантехнические изделия, рабочая одежда и средства индивидуальной защиты, строительные смеси, герметики и пены.

      Основными клиентами предприятия являются строительные и ремонтные организации  любой формы собственности.

      Штат  предприятия состоит из директора, главного бухгалтера, 2-х бухгалтеров, экономиста, маркетолог, 10 менеджеров, 4 кладовщиков, 4 операторов ПК и 6 продавцов.

      На  предприятии применяется повременно-премиальная  система оплата труда для аппарата управления и сдельно-премиальная  система для маркетолога,  менеджеров, кладовщиков, операторов и продавцов.

      Базой для расчета сдельно премиальной  заработной платы служит объем полученной выручки. Для макретолога, менеджера  и продавцов к заработной плате  установлены надбавки в зависимости  от числа новых привлеченных клиентов.

      Для всех сотрудников предприятия устанавливается  премия от полеченной прибыли в соответствии с коэффициентом трудового участи каждого работника предприятия.

      Ассортимент предприятия формируется исходя из потребительского спроса, практикуется доставка товара под конкретный заказ. Ценообразование осуществляется путем установления торговой наценки. Уровень торговой наценки определяется исходя из рыночных цен с учетом величины издержек обращения и планируемой прибыли. При расчете наценки учитываются цены конкурентов, сезонные колебания спроса, уникальность предлагаемого материала.

      Основными клиентами предприятия являются строительные организации г. Волгограда. Учитывая специфику спроса на реализуемый  товар к каждому клиенту осуществляется индивидуальный подход исходя из его требований к качеству и количеству товара и располагаемой суммой денежных средств.

      Расчеты с клиентами осуществляются как  в безналичной, так и в наличной форме. Для постоянных клиентов и  клиентов, работающих на договорной основе, допускается рассрочка платежа.

      Оценку  деловой активности и конкурентоспособности  предприятия на рынке можно осуществить  на основе расчета показателей деловой  активности ООО «Приоритет» за 2002 – 2004 гг.  в таблице 1

Таблица 1

      Анализ  деловой активности ООО «Приоритет»  за 2002-2004 гг.

 

      Анализ  деловой активности показал, что  за 2004 г., выручка от реализации продукции  выросла на 11,8%, прибыль до налогообложения - на 14,8%. Производительность труда - на 11,8%. Фонлоотдача на 6,6% Несмотря на некоторое  снижение показателей оборачиваемости из значения достаточно велики, т.е. на предприятие высокая скорость оборачиваемости активов. Расчет показателя устойчивого экономического роста показал, что за исследуемый период прибыль до налогообложения практически всегда превышала величину вложенного собственного капитала.

      Таким образом, можно сделать вывод  о высоком уровне деловой активности на исследуемом предприятии. 

2.   Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет»

 
 

      Предварительная оценка состояния расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» за 2004 год производилась на основании вопросника, приведенного в Приложении 1. Образцы некоторых документов, которые анализируются при аудиторской проверки приведены в Приложении 4.

      Вопрос 1. Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды.

      В ООО «Приоритет» выдача денежные средства из кассы по отчет предусмотрена  для следующих сотрудников: 2 менеджеров и бухгалтера.

      Менеджерам  денежные средства выдаются на командировочные  расходы. Сотрудники предприятия направляются в командировки для налаживания партнерских отношений с поставщиками, для изучения новинок поступающих на рынок, для формирования конкретных заказов клиентов, а также на приобретение ГСМ для поездок внутри города.

      Бухгалтер получает денежные средства под отчет  для приобретения канцелярских принадлежностей и бланочной продукции. Перечень работников, которым разрешено выдавать деньги под отчет оговаривается в Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет»

      Проверка  документов, предусмотренная процедурой 1.1.1. показала, что в 2004 г. при выдаче денежных средств под отчет список лиц, указанный в Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет» соблюдался.

      Вопрос 2. Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под  отчет суммам.

      В результате проверки журнала-ордера № 7 (процедура 1.1.2.) не было выявлено нарушений, связанных с выдачей новых авансов лицам, не отчитавшимся по ранее выданным суммам.

      Вопрос 3. Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлению  работников в командировки.

      В результате проведения процедуры 2.1.2. было сделано заключение о наличии  всех необходимых приказов о направлении  работников в командировку.

      Вопрос 4. Облагаются ли подоходным налогом  суточные сверх норм, возмещаемые  по решению руководителя предприятия.

      Размер  суточных по ООО «Приоритет» определяется приказом, величина установленных норм составляет 200 руб., что не противоречит действующему законодательству. За анализируемый  период не было выявлено превышения суточных сверх установленных норм.

      Вопрос 5. Организован ли аналитический  учет командировочных расходы в  пределах норм и сверх норм для  целей налогообложения

      В ООО «Приоритет» аналитический  учет командировочных расходов ведется  в пределах норм, расходы сверх  норм, установленных приказом осуществляются за собственный счет работника, что оговорено в трудовом договоре по данному сотруднику.

      Вопрос 6. Имеются ли утвержденные руководителем  предприятия сметы представительский  расходов.

      За  анализируемый период предприятием не выдавались средства на представительские расходы.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику можно  сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам.
2. Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы, не нарушается.
3. Приказы о направлении работников в командировку оформляются.

      Проверки  документов по расчетам с подотчетными лицами по форме, приведенной в Приложении 3,  не выявила нарушений.

      В вязи с небольшим объемом расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет»  в 2004 году: 2-3 авансовых отчета в месяц по средствам, выданным на хозяйственный нужды, 1-2 авансовых отчета по командировкам в месяц, проводилась сплошная аудиторская проверка предоставленных предприятием документов.