Аудит расчетов с подотчетными лицами в транспортной организации

1

                  План

1.   Основные законодательные и нормативные документы,

  регулирующие обьект проверки…...……………………………………… 2                               

2.      Источники информации для проверки …..………………………………. 3

3.      Вопросник аудитора для составления плана и программы аудиторской

     проверки раздела учета…...………… …………………………………… 5

4.      Перечень аудиторских процедур  ...………………………………………..8

5.      Список использованной литературы ……………………………………..10

1.              Основные законодательные и нормативные документы,

     регулирующие обьект проверки 

        К основным документам, регулирующим  расчеты  с подотчетными лицами, относятся :

1.      План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению

( Приказ МФ РФ №94н от 31 октября 2000 г)

2.      Налоговый кодекс Российской Федерации ( гл.21,23,24,25)

3.      Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов

4.      Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации

5.      Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

2.              Источники информации для проверки 

       Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие  административно-хозяйственные  расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

        Расчеты с подотчетными лицами есть  на каждом предприятии в том

числе и на автотранспортном предприятии:

   -приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров,

    топлива за наличный расчет;

  -оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

  -расходы на командировки;

   -представительские расходы.

        Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким, несмотря на то что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

      Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проверки  привлекают ассистентов.

      Первичные документы по расчету с подотчетными лицами :

     - авансовый отчет;

     - служебное задание;

     - путевой лист автомобиля;

     - заявки от сторонних предприятий на перевозку грузов;

     - приказ о направлении работника в командировку,

      Документов немного, но расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета: с операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей, расчеты с банком.

    Основными документами для аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами являются:

     - авансовые отчеты,

     - журнал регистрации авансовых отчетов,

     - приказы о направлении сотрудников в командировку,

     - приказы о назначении материально-ответственных лиц по

       предприятию, с установленным лимитом получения наличных  

      денежных средств,

    - сметы представительских расходов,

     - приказы об утверждении смет представительских расходов.

         Операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета  и отчетности:

       - бухгалтерский баланс ф.1( строка баланса 246-прочая дебиторская

         задолженность, платежи по которой ожидаются в течении 12

         месяцев);

       - отчет о движении денежных средств ф.4.

3.              Вопросник аудитора для составления плана и программы   

    аудиторской проверки раздела учета

        Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

        - отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя

          предприятия списка лиц, которым разрешено  получать в кассе

          наличные деньги под отчет;

       - несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих

          наличные деньги в кассе под отчет,

       - отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на

          выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости

          приобретения материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

        - несоблюдение установленных учетной политикой предприятия

          сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков

          неизрасходованных подотчетных сумм;

        - задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные

          сроки;

        - списание просроченной задолженности подотчетных лиц по

          истечении сроков исковой давности на финансовый результат

          предприятия;

        - отсутствие оправдательных документов или наличие документов

          неудовлетворительного  качества, приложенных к авансовым

          отчетам;

        - отсутствие визы руководителя предприятия на авансовом отчете;

        - выдача денег подотчет лицам, не являющимся работниками данного

          предприятия;

       Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

          Для сбора информации при составлении аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами удобно использовать вопросник:

1.      Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию, ( если- да, то запросить этот список).

2.      Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам, ( запросить ОСВ по счету 71)

3.      Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия ( приказы) при направлении работников в командировки, (запросить приказы руководителя о направлении работника в командировку).

4.      Облагаются ли НДФЛ суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.( приказ руководителя о возмещении).

5.      Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения.

6.      Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения.

         По результатам опроса работников  проверяемого предприятия по вопросам аудитор может сделать следующие выводы:

1.      Внутренний контроль за расходованием и целевым расходованием денежных средств из кассы ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя лиц, которым могут быть выданы деньги под отчет.

2.      В нарушение Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3.      Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4.      В нарушение НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются НДФЛ и ЕСН.

5.      В нарушение НК РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6.      В нарушение НК РФ для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

7.      В нарушение Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача денег под отчет на расходы, связанные с командировками, производиться в суммах, превышающие необходимые.

           По результатам у аудитора складываются выводы о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии, порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

           Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

         - если по результатам проверки предприятия расчеты с подотчетными

           лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе

           хоз.операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов  

           в обычном порядке.

        - если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик

         (например, приобретение производственных запасов на суммы,

          превышающие лимит расчетов наличными деньгами), то такие факты

          могут быть основанием для аудитора от выражения своего мнения о

          достоверности отчетности предприятия и соответствии

          бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском

          учете».

4.              Перечень аудиторских процедур

      Для выявления каждого нарушения разработан набор контрольных процедур.

          Лица, получившие наличные деньги под отчет. Обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах.

          Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по ком.расходам осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлены нарушения по срокам отчетов по ком.расходам, следует получить письменное обьяснение от подотчетного лица, затем принять решение об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

          При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл.23,24 НК РФ подлежат включению в облагаемый доход этих работников в том период, в котором суммы были ими получены, и подлежат обложению ЕСН.

          Основные контрольные процедуры:

          - Подотчет 1.1.1: проверка соответствия лиц, получающих наличные

             деньги из кассы на хоз.нужды списку лиц, имеющих на это право.

         - Подотчет 1.1.2: проверка получения под отчет сумм денежных

             средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам.

          - Подотчет 1.1.3: проверка соответствия фактического расхода

            подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

          - Подотчет 1.1.4: проверка наличия подотчетных лиц в штате

            предприятия.

          - Подотчет 1.1.5:проверка правильности списания подотчетных сумм

             в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей

             исчисления налога на прибыль предприятия.

           В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что решение о списании существует, что с суммы удержан НДФЛ и начислен ЕСН.

         - Подотчет 2.1.1:проверка полноты оправдательных документов по

           командировкам, приложенным к авансовым отчетам. Все

           приложения к авансовым отчетам во избежание повторного

           использования должны быть погашены.

         - Подотчет 2.1.2: проверка наличия приказов о направлении

           работников в командировку.

         - Подотчет 2.1.3: проверка наличия в командировочных

           удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке.

         - Подотчет 2.1.4: проверка правильности возмещения

           командировочных расходов.

         - Подотчет 2.1.5: проверка правильности ведения учета

           командировочных расходов в пределах и сверх норм.

         - Подотчет 2.2.1: проверка удержания НДФЛ и начисления ЕСН на

           суммы сверх норм.

         - Подотчет 3.1.1: проверка правильности выделения НДС в сумме

           ком.расходов.

         - Подотчет 4.1.1:проверка соответствия фактических расходов

           понятию представительских расходов.

        - Подотчет 4.1.2: проверка правильности ведения аналитического

           учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

        - Подотчет 5.1.1: проверка правильности выведения остатков на

           конец периода по расчетам с подотчетными лицами.

         - Подотчет 5.1.2: проверка соответствия записей в авансовых отчетах

           и карточке счета 71.

                   5.              Список использованной литературы

1.      НК РФ

2.      План счетов по бух.учету

3.      Учебник «Аудит» под редакцией  В.И.Подольского, 2007г