МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА 

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Дисциплина  «Бухгалтерский учет» 

МУКАШЕВ ИГОРЬ СЕРГЕЕВИЧ 

УЧЕТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Выполнил  студент гр. 737

Учетно-финансового  факультета

Игорь Сергеевич Мукашев 

Проверил: 
 
 
 

Барнаул 2009

 

Содержание

 

Введение

 

      В деятельности предприятия часто  возникает необходимость оплачивать расходы наличными деньгами (производить  закуп ТМЦ, приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; производить оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; оплачивать расходы по служебным командировкам по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы).

     В таких случаях работнику предприятия выдаются под его ответственность (под отчет) наличные деньги для выполнения определенных операций по распоряжению руководителя. Такие работники называются подотчетными лицами. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

     На  первый взгляд учет командировочных  расходов не представляет особенных  трудностей. Правовое регулирование  таких операций достаточно обширно, однако и в настоящий момент остается множество вопросов, которые возникают у бухгалтера в ходе отражения расходов по служебным командировкам в учете. В частности вопросы, связанные с поездкой сотрудника возникают, начиная с момента оформления документов о его направлении в командировку.

     Поэтому в ходе написания данной курсовой работы необходимо будет изучить  организацию учета расчетов с  подотчетными лицами, выявить имеющиеся  недостатки и обосновать предложения  по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

     В соответствие с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

1. изучить теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами;
2. рассмотреть экономическое развитие СХПК «»;
3. изучить организацию учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Россия»;
4. выявить недостатки в организации учета расчетов с подотчетными лицами и обосновать предложения по совершенствованию их учета.

     Предметом моего исследования служат командировочные  удостоверения, авансовые отчеты и  иная документация, связанная с получением и расходованием подотчетных сумм, а объектом – уже упомянутое ООО «Россия» Новичихинского района.

     Основными используемыми методами стали балансовый, статистический, расчетный и табличный. При выполнении работы были использованы отчетные материалы, бухгалтерская  документация ООО «Россия», журнальные статьи, учебная и специальная литература. 
 
 

 

Глава 1. Теоретические  основы учета расчетов с подотчетными лицами

1. Экономическое содержание и задачи учета расчетов с  подотчетными лицами.

 

     Для выполнения различных хозяйственных и других поручений сельскохозяйственные предприятия  выдают денежные суммы под отчет отдельным лицам. Работники, получившие эти суммы, считаются  подотчетными лицами [18, c.236-240].

     Деньги  под отчет выдают на следующие  расходы: на командировки, на приобретение различных  материалов, на мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные  затраты. Деньги под отчет не могут получать лица, которые не работают в данном хозяйстве [14, c.156-157]. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель организации. Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. Средства на операционные и хозяйственные расходы могут быть выданы только ограниченному распоряжением (приказом) руководителя кругу лиц в установленных (разумных) для каждого работника размерах и на определенные в этом распоряжении сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходным кассовым ордером [26, c.105-107].

     Перед бухгалтерским учетом в области  учета расчетов с подотчетными лицами стоят следующие основные задачи:

• своевременное и правильное оформление первичных документов выдачи и расходования подотчетных сумм;
• соблюдение действующих правил использования денежных средств по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами;
• контроль за целенаправленным использованием подотчетных сумм;
• полное и оперативное отражение в учетных регистрах наличия и движения подотчетных сумм;
• контроль своевременности возмещения неиспользованных подотчетных сумм.

     Для выполнения вышеперечисленных задач  руководитель организации и главный  бухгалтер должны правильно организовывать учет расчетов, располагать соответствующей первичной и сводной документацией и налаженным документооборотом. Бухгалтерский учет должен быть организован так, чтобы постоянно можно было контролировать выдачу, целенаправленное использование и погашение задолженности по подотчетным суммам.

1.2 Порядок выдачи  авансов подотчет. Размеры командировочных  расходов

     Учреждения  производят расчеты по своим обязательствам с другими хозяйствующими субъектами в безналичном порядке через  лицевые счета в органах казначейства или расчетные счета в кредитных организациях. Тем не менее, отдельные расходы могут быть произведены наличными денежными средствами через подотчетных лиц. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы [31, c. 118-120].

     Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в том числе и для выдачи под отчет, а также их расходование, документальное оформление кассовых операций регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40, а также документами, действие которых распространяется исключительно на бюджетные учреждения:

• приказ Минфина России от 21.06.01 № 46н «О порядке открытия и ведения территориальными органами федерального казначейства лицевых счетов для учета операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов»;
• приказ Минфина России от 21.09.04 № 85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;
• Положение об особенностях расчетно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства, утвержденное ЦБ РФ № 257-П, Минфином РФ № 40н от 20.05.04 [23, c. 40-44].

     Для получения наличных денежных средств в кассу в целях выдачи аванса на хозяйственные нужды накануне дня получения необходимо представить в орган федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах. В заявке указывается:

• серия, номер и дата денежного чека;
• номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;
• данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа;
• показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы [25, c.14-17].

     Одновременно  с заявкой получатель средств  представляет в орган федерального казначейства денежный чек.

     Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам. Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру. На документе должны быть разрешительная подпись руководителя хозяйства и подпись главного бухгалтера. Подотчетные лица могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они выданы. Передача аванса (полностью или частями) одним подотчетным лицом другому запрещается [30, c. 375-380].

     После выполнения поручения подотчетное  лицо обязано представить в трехдневный  срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах — документ об использовании полученного аванса. Для признания перечисленных расходов в целях налогообложения прибыли необходимы их надлежащее документальное подтверждение и экономическая оправданность. В свою очередь для признания командировочных расходов документально подтвержденными бухгалтерии необходимо иметь следующий комплект документов:

• служебное задание (унифицированная ф. №10а);
• приказ (распоряжение о направлении работника в командировку (унифицированная ф. №9 или №9а);
• командировочное удостоверение (унифицированная ф. №10);
• проездные документы, билеты, платежные документы, счета, чеки, корешки приходных ордеров и прочие, оформленные в соответствии с законодательством РФ.

     Кроме того, согласно новой редакции статьи 252 НК РФ, действующей от 01.01.06, документально  подтвержденными расходами являются затраты,  подтвержденные не только документами, оформленными в соответствии с законодательством России, но и подтвержденные документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота иностранных государств, на территории которых были произведены соответствующие расходы. В качестве документального подтверждения могут выступать и иные документы, в том числе косвенно подтверждающие произведенные расходы: таможенные декларации, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором и др.

     На  практике нередко встречаются ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и (или) обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения могут выступить: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например командировочное удостоверение с отметками о при6ытии и убытии).

     Начиная с 01.01.06, благодаря поправкам, внесенным в Налоговый кодекс РФ Федеральным законом от 06.06.05 №58-ФЗ, расходы оформленные документами, подтверждающими их даже косвенно, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

     Однако  следует учитывать, что при отсутствии подтверждающих документов согласно Инструкции Минфина СССР, Государственного комитета по труду компенсация выплачивается лишь по минимальной стоимости (например, не полная стоимость железнодорожного билета, а лишь стоимость плацкарта).

     Деньги  под отчет могут получить только сотрудники данной организации, состоящие  с ней в трудовых отношениях, уполномоченные приказом руководителя на право совершать хозяйственные, административные, представительские и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки.

     Виды  хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров. Средства на операционные и хозяйственные расходы могут быть выданы только ограниченному распоряжением (приказом) руководителя кругу лиц в установленных (разумных) для каждого работника размерах и на определенные в этом распоряжении сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходным кассовым ордером.