Аудит денежных средств в кассе, на расчетных счетах и других счетах в банках

Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть подписан после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя и при условии заключения с ним договора.

Необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги и порядок составления отчетов кассира. Кассовая книга должна быть типовой формы, прошита, отпечатана с указанием количества листов. При ручном учете нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.

Руководство экономического субъекта несет ответственность за разработку системы внутреннего контроля. Аудитору надо убедиться, что в проверяемой  им организации применяются процедуры  внутреннего контроля.

Для реализации общего плана аудита составляется программа аудита, в которой можно предусмотреть более детальные направления контроля и анализа за движением наличных денежных средств в организации. В соответствии с ФПСАД № 3 «Планирование аудита», она может быть составлена в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу. Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению его процесса и результатов.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета экономическим субъектом. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать следующие факты:

- отсутствие в организации приказа  руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

- отсутствие в организации постоянно  действующей системы проведения  внезапных инвентаризаций кассы;

- наличие признаков формального  проведения инвентаризаций кассы  (предупреждение кассира);

- возложение функций кассира при отсутствии его в штате на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

- отсутствие договора с кассиром  о его полной материальной  ответственности;

- предоставление права подписи  приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего  контроля требует увеличения объемов  аудита и усиления внимания к данному  участку проверки.

Программа тестов средств контроля - это перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего  контроля и учета.

При планировании аудита конкретного  предприятия перечень вопросов с  целью определения эффективности внутреннего контроля и обеспечения сохранности денежных средств, а также достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете может видоизменяться. В табл. 1 (см. приложение А) представлен примерный перечень вопросов, по ответам на которые аудитор должен выявить положительные и отрицательные факты, чтобы сформировать свое мнение.

1.4 Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе

В кассе организаций могут храниться  наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций. Лимит остатка наличных денег в кассе определяется учреждениями банков ежегодно для всех организаций независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющих кассу и осуществляющих налично-денежные расчеты.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях  банков организация по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом для определения лимита остатка  наличных денег в кассе. После установления такого лимита в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном ей лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых ей открыты соответствующие счета.

Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. При проверке таких организаций учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а вся не сданная в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

К началу аудиторской проверки должна быть представлена справка банка  об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе  допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера - пять дней).

Для проверки соблюдения лимита остатка  денежных средств в кассе организации, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку ассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы.

Если отсутствует справка банка  об установлении лимита остатка кассы  или выявлены случаи его превышения, аудитор предупреждает клиента  о возможных штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ от 23.05.1994 № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».

Проверка правильности, своевременности  и полноты оприходования наличных денежных средств

Денежные средства могут поступать  в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.

Аудитор проверяет полноту и  своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг. При этом следует сверить записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции, товаров, работ, услуг, а также актами сверки расчетов.

Грубейшим нарушением расчетов наличными  деньгами являются неоприходование  или неполное оприходование и  присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и банку, а также встречные проверки контрагентов. Однако аудиторы не в состоянии проверить и получить доказательства от всех связанных сторон, он может косвенно проконтролировать расчеты, исходя из сопутствующих документов. Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки).

Проверка правильности и своевременности  оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку », сверяются суммы, указанные в кассовой книге, на корешке чековой книжки и в выписке банка. Кроме того, сличаются номера чеков, проставленные в приходном ордере и на корешке чека.

В соответствии с п. 21 Порядка ведения  кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации  приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Проверка расходования наличных денег  из кассы

Расход  средств из кассы производится:

- на выдачу средств в подотчет; - выплату заработной платы;

- выплату депонированной заработной  платы;

- оплату контрагентам по договорам.

Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с  денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных для этих целей. Получение денег подотчетным лицом возможно только при условии его полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 разд. I Порядка ведения кассовых операций). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 9 разд. I Порядка ведения кассовых операций). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п. 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций).

Документами для проведения проверки служат приходные  кассовые ордера и журнал регистрации  приходных кассовых ордеров, журнал-ордер  № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если  в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Устанавливая, является ли дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки) рабочим днем для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета с номером приходного ордера, указанным в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, и с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если  задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работник должен погашать свою задолженность. В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимся сотрудником, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в  организации закрываются подотчетные  суммы. Если во время проверки будет  выявлено, что подотчетные суммы  числятся за получившими их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным  ведомостям, которые подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

Если  в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счетов 70 и 50), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.