Індивідуальна робота з «Організація виставкової діяльності»

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ТУРИЗМУ, ЕКОНОМІКИ  І ПРАВА

 

 

 

 

 

 

 

 

Індивідуальна робота

з дисципліни: «Організація виставкової діяльності»

 

 

 

 

 

 

 

Виконавці:

Карпенко  Світлана

Мирченко Надія

Денисенко Миланія

група 43-Тд

Перевірив:

Костюченко Денис Олександрович

 

 

Київ – 2012

 

План:

1 Розділ. Характеристика туристичної  компанії

2 Розділ. Вибір виставки та постановка  цілей участі в виставці

3 Розділ. Складання плану виставочного  стенду

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 1 Характеристика туристичної  фірми

 

Туристична  фірма «Подорож Мрії» була створена в березні 2011 році і являється туроператором на ринку.

«Подорож  Мрії» одна з небагатьох фірм, що пропонує відправитись на відпочинок до будь-якої країни Європи, включаючи  круїзні тури.

Центральний офіс туристичної фірми «Подорож Мрії» знаходиться за адресою  м. Київ вул. Богдана Хмельницького, 45, офіс 1.

Для здійснення своєї діяльності туристична фірма  має прямі договори з багатьма готелями в Європі, гарантовані місця  в готелях на курортах в Австрії, Італії, Швейцарії, Чехії, Німеччини, Іспанії, Португалії, Франції  та багатьох інших  країн Європи.

Види відпочинку: гірський, пляжний, молодіжний, оздоровчий, діловий,  морські круїзи, відпочинок на озерах Європи, екстремальні тури тощо.

Асортимент послуг, що надаються  туристичною фірмою:

• Бронювання номерів в готелях;
• Організація екскурсійних програм та морських круїзів;
• Обслуговування ділових туристів;
• Організація турів до відомих анімаційних парків.

Додаткові послуги: продаж та резервування квитків (авіа-, ж/д та автобусних), закордонні паспорта, страховки, продаж пакетів Тревел Сім, надання подарункових сертифікатів.

Країни,в які фірма «Подорож Мрії» пропонує відпочинок:

• Австрія, Албанія, Андорра, Білорусь, Бельгія, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Ватикан, Великобританія, Вірменія, Греція, Грузія, Данія, Естонія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Казахстан, Кіпр, Латвія, Литва, Ліхтенштейн, Люксембург, Мальта, Македонія, Молдова, Монако, Нідерланди, Німеччина, Норвегія, Польща, Португалія, Росія, Румунія, Сан-Марино, Сербія, Словаччина, Словенія, Туреччина, Угорщина, Україна, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чорногорія, Чехія, Швейцарія, Швеція.

 

Основні країни,на які  фірма направила свій бізнес:

• Австрія, Італія, Чехія, Іспанія, Франція

 

 

Розділ 2

 

Туристична  фірма «Подорож Мрії» в 2013 році планує прийняти участь в Міжнародні туристичні виставці UITT Україна «Подорожі та туризм».

UITT - це  традиційне щорічне місце зустрічі  туристичних операторів, авіакомпаній, турагентств, національних і регіональних туристичних комітетів, страхових компаній, готельних та курортних комплексів. Виставка розкриває весь спектр туристичних послуг, починаючи з організації туристичних поїздок у різні кінці світу, і закінчуючи послугами авіаперевезень, продажем залізничних квитків, розміщенням та бронюванням готелів, організацією конференцій, семінарів, інсентив-турів, наданням страхових послуг.  Виходячи з цього участь в даній виставці дасть нам можливість реалізації наших цілей.

Туристична  фірма «Подорож Мрії», використовуючи можливість участі в міжнародній  туристичній виставці, планує прорекламувати свою туристичну фірму, оскільки вона являється новою, а також представлення  на туристичному ринку нових унікальних турів до таких країн як: Австрія, Італія, Чехія, Іспанія та Франція.

 

Основними цілями туристичної  фірми «Подорож Мрії»  в участі у виставці є:

• Створення та підтримка іміджу фірми для споживачів,в першу чергу, та для нових конкурентів;
• Знайомство з цільовою аудиторією. Саме виставка дає змогу поспілкуватися з новими клієнтами, набути їх;
• Представлення та ознайомлення з новим товаром;
• Пошук готових клієнтів,агентів, партнерів;
• Розширення партнерських зв’язків (знайомство, переговори з партнерами, тур операторами).

 

Керівництво туристичної фірми «Подорож Мрії» запрошує партнерів та представників туристичного бізнесу відвідати виставкову експозицію та обговорити можливі питання для співпраці в сезонність майбутнього 2013 року.

Ознайомитись з виставковим стендом туристичної фірми «Подорож Мрії», а також провести переговори з представниками компаній можна буде наступною весною 2013 року з 21 по 23 березня.

 

Приблизний підрахунок ефективної участі компанії у виставці:

 

В звітному році Міжнародний тур салон 2012  відвідало 18500 чоловік. Можна приблизно сказати,що на наступній виставці така ж кількість людей відвідає виставку.

 З участю всіх розходів затрати на участь у виставці склали 285734 грн (35086 $).

Ціна одного потенційного клієнта зі спеціалістом по даній виставці складатиме 15грн (2$).

 

Заявка-контракт на участь у  виставці

Повна назва фірми:

ТОВ «Подорож Мрії»

Адреса:

м. Київ вул. Богдана Хмельницького, 45, офіс 1

Тел.:

(044) 461-33-03

Факс:

(044) 461-33-04

E-mail:

P_mrii@mail.ru

Відповідальна особа:

Луценко Марія Сергіївна

Посада:

Головний менеджер

Вид діяльності фірми:

Надання туристичних послуг

¨ Позначте необхідне (þ)

Мінімальна площа - 4м кв.

¨ НЕОБЛАДНАНА ПЛОЩА

270 у.о. x

20

м. кв. =

¨ ОБЛАДНАНА ПЛОЩА

290 у.о. x

20

м. кв. =

5800

Включає: виставкову площу, огороджену панелями, ковролін, фриз (напис до 20 знаків), стіл, 2 стільці.

Напис на фризі українською мовою:

П О Д О Р О Ж   М Р І Ї

þ РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ВНЕСОК

у.о.

290

Реєстрація учасника, внесення інформації про учасника в каталог виставки (текст до 50-и слів українською  мовою, логотип).

ТИПИ СТЕНДІВ 1. Стандартний  стенд (відкритий з одного боку) 2. Кутовий стенд  (відкритий із двох боків) 3. Напівострів  (відкритий із трьох боків) 4. Острів (відкритий  з усіх боків)

Без націнки 10% 15% 22%

у.о.

915

Сума у.о.

7005

 

 

Розділ 3. Складання плану виставкового стенду

 

Приймаючи рішення  про участь у виставці, кожен керівник повинен розуміти, що погано підготовлений стенд замість просування підприємства або товару може обернутися зіпсованим іміджем і фінансовими втратами. Тому важливо продумати оформлення виставкового стенду задовго до початку призначеного заходу. З точки зору технічного виконання, стенд повинен бути бездоганний і відповідати конкурентним стандартам. На першому плані стоїть завдання презентації експонатів, які орієнтовані на клієнта. Виставковий стенд повинен бути приємний зору і слуху.

Наша фірма  «Подорож мрій» скористалася послугами  професійної дизайнерської фірмою «Pug» для створення неповторної єдиної атмосфери на стенді яка буде виражати дух, стиль, імідж фірми, яка є символом впевненості, солідності, якості, спокою.

Ціль компанії на виставці : Зробитися впізнаваними серед туристичного ринку та потенційних клієнтів, а також просунити туристичний товар.

На стенді необхідно передбачити наявність  наступних зон:

1. Місце для  одягу ;

2. Місце для  відпочинку ;

3. Місце для  посуду, приготування напоїв ;

4. Склад (побутова  зона);

5. Місце для  переговорів ;

6. Місце для  рекламних та інформаційних матеріалів;

Оформлення  стенду - написи і плакати, розташовані  поряд з експонатами повинні  взаємно доповнювати один одного. Оформити стенд допоможуть плакати, діаграми, фотографії. Їх кількість не повинна бути надмірною.

Для оформлення стенду також будуть використані композиції із зелені та квітів.

Для отримання  додаткових послуг, фірма вибирає те, що вважає за необхідне, наприклад :

• оренда і монтаж виставкового обладнання

надання додаткових послуг або обладнання: вішалок, шаф, мийки, телефону, столів, стільців.

напис на фризі 

публікація відомостей в каталозі

інші послуги.

 

Підготовка стендистів та персоналу.

Персонал повинен володіти такими якостями:

• вмінням спілкуватися з людьми;
• знанням продукції фірми та її історії, напрямків діяльності;
• бажанням спілкуватися з людьми;
• витривалістю;
• мати охайний зовнішній вигляд.

 

Проведення на виставці буде супроводжуватись звуковим оформленням (музичний супровід або озвучення відеофільму) не дасть  залишитися непоміченими.

 

 

 

Робота після закінчення виставки

Робота після закінчення виставки включає:

• Реєстрація відвідувачів, що виявили інтерес до вашої продукції під час відвідування виставки та підтримання контакту з ними;
• Підведення підсумків виставки;
• Розбір допущених помилок, аналіз вдалих рішень (своїх, а також побачених на стендах інших фірм).

 

Складається фінальний огляд SUM-UP, в якому детально вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет. В аналітичному документі SUM-UP дані зазвичай робляться у вигляді таблиці.

 

Підведення  підсумків виставки (витрат, доходу)

Комерційні успіхи можна проаналізувати, підрахувавши кількість укладених  на продаж або постачання договорів.

По закінченні кожної виставки складається  записка, яка відображає коротко  всі проблеми, що виникли при підготовці і які уроки слід витягти в майбутньому. Узагальнюючи результати конкретної виставки можна по гарячих слідах зафіксувати всі "+" і "-", зрозуміти свої слабкі місця, швидко адаптуватися до нових умов.

 

 

 

Складання бюджету для участі у  виставці

 

1. Виставкова площа.

Площа стенду – 20m²

Вартість обладнаної виставкової  площі : 290 € х 20m² = 5800 €.

+ націнка за півострів  (відкритий з трьох сторін) –  15 % = 1160 €.

Разом : 6960 € (9083 $; 73971 грн.)  

 

2. Стенд

Вартість стенду – 20 €/ m² (20€ х 20m² = 400€)

Розробка баннера – 100 €

Печать баннера – 180 €

Доставка, монтаж і демонтаж виставкового стенду, оформлення документації  - 350 €.

Разом : 1030 € (1344 $; 10947 грн.).

 

3. Роздатковий матеріал.

 

Сувеніри (магніти) -20000 шт. – 1544 грн.

Календар (настінний перекидний) 15000 шт. –82817 грн.

Календар (кишеньковий) – 20000 шт. – 3200 грн.

Плакати (формат А2) – 10000 шт. – 7449 грн.

Каталоги з туристичною продукцією (120 стор.) – 15000 шт. – 93488 грн.

Візитки – 20000 шт. – 1940 грн.

Корпоративні візитки  – 5000 шт. – 658 грн.

Разом : 191096 грн. (23465 $; 17980 €).

 

4. Заробітна плата персоналу.

 

На стенді буде працювати 9 чоловік : 6 стендистів і 3 менеджера.