Правила оформления реквизитов документов

Содержание. 
 

1. Правила оформления реквизитов документов ………………………... 3
2. Речевой этикет в документе…………………………………………….14
3. Литература……………………………………………………………….17

 
 
 

          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

   С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

     Вводимый стандарт устанавливает  единые требования и правила  оформления документов управления  независимо от того:

· государственное  это или негосударственное предприятие;

· каким  видом деятельности занимается предприятие;

    Число реквизитов документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены  два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный  номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

    Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

    Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

    В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж - утверждено приказ).

    Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.  

    Изменилось  расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

    Выполнение  единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление  и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия. 

При подготовке документов используются следующие  реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 

02 - герб  субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации; 

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа; 

08 - наименование  организации; 

09 - справочные  данные об организации; 

10 - наименование  вида документа; 

11 - дата  документа; 

12 - регистрационный  номер документа; 

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 - место  составления или издания документа; 

15 - адресат; 

16 - гриф  утверждения документа; 

17 - резолюция; 

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа; 

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись; 

23 - гриф  согласования документа;

24 - визы  согласования документа; 

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверке копии; 

27 - отметка  об исполнителе; 

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа. 
 

Документ  состоит из отдельных информационных элементов, которые называются  реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. 

          ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы  документации. Унифицированные системы  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. 

ГОСТ  Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

          Всего государственным стандартом  установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый  реквизит – текст документа.

          Текст – основной реквизит  документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным  тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть  безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

          Документы составляются на русском  или национальном языке в соответствии  с законодательством Российской  Федерации о государственных  языках.

          Текст документа может быть  представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. 

          Тексты документов большого объема  подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами: 

1.   Раздел; 

1.1.     Подраздел; 

1.1.1.  Пункт; 

1.1.1.1.Подпункт. 

3.   Правила оформления реквизитов документов. 

1.   Государственный герб. 

В соответствии с Положением о Государственном  гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный  герб изображается на бланках: 

-     Президента РФ; 

-     палат Федерального Собрания; 

-     Правительства РФ; 

-     Конституционного Суда РФ; 

-     Верховного Суда РФ; 

-     Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных  официальных представительств РФ  за границей. 

2. Герб  субъекта РФ.

Герб  субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как  правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 

Эмблема предприятия – это символическое  графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы  облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба. 

4.   Код организации.

Согласно  Общероссийскому классификатору предприятий  и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. 

5. Код  формы документа.

Согласно  Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа. 

6. Наименование  организации.

Реквизит  называет автора документа, которым  может быть организация, структурное  подразделение, должностное или  физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже, например: 

Министерство  образования Российской федерации

Государственный университет управления

Институт  информационных систем управления

          В бланках организаций двойного  подчинения (федеральному органу  исполнительной власти и местному  органу власти) указывается только  наименование местного органа власти.

          Наименование организации, указанное  в бланке, должно точно соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных  документах (уставе или положении  об организации).

          Если организация имеет официально  закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

            Всероссийский научно-исследовательский  институт

            сельскохозяйственного машиностроения