Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

23

Министерство образования

ГОУ СПО «Усинский политехнический техникум»

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина: «Документационное обеспечение управления»

Тема: «Ведения делопроизводства. Регистрация и учёт поступающих в организацию документов»

                                                                                          Белова Анастасия Васильевна

                                                                                          Специальность 032002-

                                                                                          Документационное обеспечение

                                                                                          управления и архивоведения

                                                                                          Курс III, группа ДОУ-02

                                                                                          Форма обучения: очная

                                                                                          Научный руководитель:

                                                                                          Лыжова Ольга Евгеньевна

УСИНСК 2011

Оглавление

Введение...............................................................................................................................3

              Глава 1

Ведения делопроизводства

1.1    Понятие делопроизводства и функции документа...........................................4

1.2    Структура и формы службы ДОУ......................................................................7

1.3    Основные функции структурных подразделений службы ДОУ.....................8

1.4    Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.....................................................................................................11

              Глава 2

Регистрация и учёт поступающих в организацию документов

2.1 Общее положение..............................................................................................16

2.2 Прием и первичная обработка поступающих в организацию

                     документов………………………………………………………………...….18

2.3 Регистрация и учёт поступивших документов…………………………...….21

Заключение…………………………………… ……………………………………........25

Список литературы………………………………………………………….....………...26

Приложения……………………………………………………………………………....27

ВВЕДЕНИЕ

              Цель моей курсовой работы заключается в рассмотрении и изучение ведения делопроизводства и регистрации входящих в организацию документов.

              Цель работы предопределяет её задачи:

1.      рассмотрение понятие  «Делопроизводство»

2.      проанализировать структуру и формы службы ДОУ

3.      функции структурных подразделений службы ДОУ

4.      унификация и стандартизация документов

5.      регистрация и учёт поступивших документов.

              Как известно документы появились одновременно с появлением письменности. По сохранившимся древним документам мы можем увидеть, что тогда уже были правила их написания. Грамоты – так назывались первые деловые документы К ним относились письма официального и частного характера, а также акты. Появление документации сделало необходимым систематизировать обработку документов (регистрация, написание, отправка). Ведение документации, а также заполнение, оформление, учет входящих и исходящих документов, их отправка вот, что такое делопроизводство. Делопроизводство входит в обязанности секретаря. Секретарь со стажем должен знать, как правильно оформляются все официальные документы (приказы, акты, официальные письма). Без документов делопроизводство невозможно. Можно по-другому сказать, что такое делопроизводство – ведение документооборота, а также документирование управленческой деятельности

ГЛАВА 1

ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

              Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].

              Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

              Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

              Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

              Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов"[2].

              В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности. Этим обусловлена полифункциональность документа[3].

              Функции документа подразделяются на общие, свойственные любому документу, и специфические, присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:

              - информационная; любой документ является носителем информации, его цель - сохранить эту информацию во времени и пространстве;

              - социальная; всякий документ является выражением той или иной социальной потребности;

              - коммуникативная; документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами;

              - культурная; документ - это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

              Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций, которыми наделяются лишь некоторые группы документов.

              Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, - функция организации системы и процессов управления - находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положение, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.

              Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.

              Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условия принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.

              Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).

              Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчётной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.

              Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14%.  

1.2 СТРУКТУРА И ФОРМЫ СЛУЖБЫ ДОУ

              Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы - централизованная, децентрализованная или смешанная.

              При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии или у секретаря-референта (в небольших организациях). Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

              Форму организации документационного обеспечения выбирают с учётом масштабов организации, объёма документооборота, состава структурных подразделений (имеются ли в них соответствующие работники и необходимые технические средства), расположения их и т.д.[*]  Централизованную организацию, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную - в территориально разобщённых организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях (последний вариант характерен для западной системы делопроизводства).

              В большинстве учреждений используют смешанную форму.

              Что касается внутреннего пространства (помещений) службы ДОУ (офис), то сложились два типа его организации - кабинетный и открытый. Кабинетный тип характерен для отечественного делопроизводства, открытый - для зарубежной практики.

              Структура, функции и ответственность службы ДОУ видны из примерного положения о службе, которое может быть использовано в качестве основы для разработки Положения о службе ДОУ конкретной организации.

              Положение о службе ДОУ составляется отделом управления персоналом, руководителем службы, секретарём-референтом в зависимости от масштаба организации, визируется юрисконсультом и руководителем заинтересованных подразделений, утверждается генеральным директором (директором) организации.

              Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации.

1.3 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СТРУКТКРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБЫ ДОУ

              Вторыми по важности организационными документами после Положения о службе ДОУ являются положения о конкретных структурных подразделениях службы.

              Секретариат - подразделение службы ДОУ, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняют следующие основные функции:

              - рассматривает и подготавливает к докладу руководства организации поступающую корреспонденцию;

              - подготавливает по указанию руководителя организации проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

              - осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и даёт заключения и предложения по ним;

              - следит за правильностью оформления и составления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;