Управление документооборотом на предприятии

      Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов  служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

      Состав  наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых  сроков их исполнения указывается в  инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

      В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

      1. Постановка на контроль.

      2. Ведение контроля.

      3. Снятие с контроля.

      4. Анализ исполнительской дисциплины.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после реального и  окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и  в случаях сообщения результатов  заинтересованным учреждением или  наличием документального подтверждения  исполнения документа.

      При организации делопроизводства в  системе управления следует исходить из того, что документооборот –  одна из важнейших обслуживающих  функций, которая должна выполняться  специальной службой или специально выделенными сотрудниками. Функцией такой служит документационное обеспечение  деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и  размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел  к сдаче в архив.

      Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством  подразделения, техническое и программное  обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников  по ведению документов.

      Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  актами высших органов государственной  власти и управления, а также центральных  функциональных и отраслевых органов  управления.

      Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки - принятием  нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

      Перенесение срока исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции  руководителя и переносится из резолюции  в контрольную карточку.

      Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

      Службой контроля осуществляются следующие  операции:

      - формирование картотеки контролируемых  документов;

      - направление карточки контролируемого  документа (пункта задания) в  подразделение исполнитель;

      - выяснения в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и  телефона исполнителя;

      - напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

      - получение информации о ходе  и результатах исполнения;

      - запись хода и результатов  исполнения в карточке контролируемого  документа;

      - регулярное информирование руководителей  о состоянии и результатах  исполнения;

      - сообщение о ходе и результатах  исполнения документов на оперативных  совещаниях, заседаниях коллегиальных  органов;

      - снятие документов с контроля  по указанию руководителей;

      - формирование картотеки исполненных  документов.

      Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем  порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий  последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения  срока.

      Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе.

2. Организационно - экономическая  характеристика СПК  «Климушинский»

2.1 Деятельность хозяйства

      СПК «Климушинский» - это сельскохозяйственный  производственный кооператив, т.е.  организация созданная гражданами  на основе добровольного членства  для совместной деятельности  по производству, переработке, сбыту  сельскохозяйственной продукции,  основанный на объединении их  паевых взносов с целью удовлетворения материальных и других потребностей членов кооператива, а также получения прибыли.

      СПК «Климушинский» осуществляет деятельность по разведению крупного рогатого скота  черно-пестрой породы разных поколений  а, также по выращиванию зерновых культур и многолетних трав.

      Управление  кооперативом осуществляет общее собрание, Правление во главе с председателем.

     От  реализации молока и мясопродукции  в 2010 году в СПК ”Климушинский” было получено 60,6% и 25,35 выручки соответственно. К тому же молоко и мясопродукция являются основной продукцией, позволяющей ежедневно иметь денежные поступления. Поэтому система ведения молочного и мясного скотоводства должна обеспечить стабилизацию поголовья коров, повышение продуктивности. Для улучшения этих показателей в хозяйстве необходимо разработать мероприятия по увеличению производства молока и мясопродукции.

      Кооператив  является юридическим лицом, имеет  расчетный, валютный и другие счета  в учреждениях банков, самостоятельный  баланс, печать со своим наименованием. В своей деятельности кооператив руководствуется настоящим Уставом  и действующим законодательством. Имущество кооператива составляют его основные фонды и оборотные  средства, также акции, ценные и приравненные к ним бумаги. Уставный фонд кооператива  составляет 1000 млн. рублей.

      Для занятия данной деятельностью лицензий или другого разрешения государственных  органов не требуется. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место - сезонный характер производства и сбыта продукции. Реализовывается продукция по установленным государственным закупочным ценам.

      Производственную  деятельность кооператив осуществляет через имеющиеся структурные  подразделения:

      - 4 производственных участка;

      - 3 фермы по выращиванию и откорму  крупного рогатого скота 

Производственно-финансовая деятельность СПК  «Климушинский».

       Результаты  производственной и финансовой деятельности СПК 

       « Климушинский»

       Таблица 1.

 
 

       Анализируя  хозяйственно-финансовую деятельность предприятия, можно сделать следующие  выводы: хозяйство работает с прибылью (в отчетном году она равна 3683 тыс. руб.), рентабельна как в отрасли  растениеводства, так и животноводства, несмотря на высокие цены на удобрения, горюче-смазочные материалы, среднюю урожайность (24,9ц/га) и другие факторы.

2.2 Экономическая характеристика  объекта исследования

      Отрасль сельскохозяйственного производства является стратегически важной и  социально значимой, так как здесь  производятся продукты питания и  сырье для многих отраслей промышленности.

      На  техническом вооружении кооператива  имеется 70 тракторов, 11 зерноуборочных комбайнов (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Лида-1300 - 4, Лексион, Джон-Дир), 2 кормоуборочных комплекса (КСК-I00А, Ягуар).В СПК «Климушинский» применяются передовые технологии земледелия.

      Что касается отрасли растениеводства  хозяйства, то среди зерновых культур  наибольшее количество площади отведено под пшеницу, ячмень. Это обусловлено как потребностью в кормах, так и тем, что это наиболее урожайные культуры в условиях хозяйства.

      Специалистами и работниками цеха растениеводства  постоянно проводится работа по повышению  культуры земледелия. На l га сельхозугодий планируется в 2011 году внести 2,6 ц минеральных удобрений в действующем веществе, на 1 га пашни - 3,3 ц. Проводится известкование кислых почв, внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур. Данные мероприятия способствуют получению стабильных урожаев.

      Из  экономической оценки сельскохозяйственных культур видно, что наиболее продуктивными  кормовыми культурами по урожайности  являются многолетние травы на сено, а также овес, рожь, пшеница.

      Удой  на 1 корову за 2007 год составил 5125 кг, план на 2008 год - 5280 кг; среднесуточный привес КРС - 620 грамм, план - 650 грамм.

      Крупный рогатый скот СПК «Климушинский» содержится в типовых коровниках. Организована работа на ферме односменная двух цикличная. Кормление животных двухразовое. Обычно суточный объем кормов делится на две части.

      Основная  часть рациона распределяется в  настоящее время по кормушкам  тракторными раздатчиками «Хозяин». Поят животных из автопоилок ПА -1, одна поилка на двоих животных.

      Содержание  животных в зимний период - стойловое, в летний стойлово-пастбищное. В  зимний период в хозяйстве организованы длительные прогулки коров с целью  укрепления здоровья, повышения продуктивности и воспроизводительной способности. Интенсивное ведение скотоводства возможно только при наличии в  хозяйстве прочной кормовой базы, которая способна обеспечить животных необходимым количеством полноценных  кормов. Рациональное полноценное кормление  способствует увеличению продуктивности скота и повышению качества продукции. В скотоводстве применяют разнообразные  виды кормов, отличающиеся как вкусовыми, так и физическими свойствами, химическим составом, содержанием аминокислот, витаминов.