Учетная кадровая документация

     В разделе «Дополнительные сведения»  свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя.

     Личные  карточки уволенных сотрудников  формируют в самостоятельное  дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет. 

3.2 Формы регистрации учетных сведений по составу и движению кадров

     Регистрационные формы ведутся для учета кадровой документации. Выделяют следующие виды регистрационных форм:

• регистрационно-контрольные карточки (РКК);
• регистрационные журналы (книги);
• экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

     Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма  книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем.

     В «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Росархивом от 6 октября 2000 года определил следующие основные учетные формы:

     Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

б) работников, направленных в командировки

в) военнообязанных

г) отпусков

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к  ним

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

з) выдачи командировочных удостоверений

     С учетом специфики организации труда  на локальном уровне могут быть созданы  также:

• журнал учета совместителей;
• журнал учета поощрений и взысканий;
• журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;
• журнал учета больничных листов и другое.

     В соответствии с Приказом Главного архивного  управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

     Основное  назначение учета документов – это  придание им юридической силы и дублирование информации. Дублирование информации в формах учета повышает уровень ее сохранности и облегчает поиск нужных документов.

     Учет  документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает  ему юридическую силу (силу доказательства), что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником. 

3.3 Документация по учету рабочего времени

     Группа  документации по учету рабочего времени  и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета  рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.

     Данная  группа документов состоит из унифицированных  форм, утвержденных Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», рассмотрим их подробнее.

     Законодатель  возлагает на работодателя обязанность  вести учет времени, фактически отработанного  каждым работником.

     Учет  использования рабочего времени  необходим в следующих целях:

• обеспечения контроля над трудовой дисциплиной, в части использования рабочего времени (своевременной явки на работу, выявления опоздавших и не явившихся; контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также фиксирования своевременного ухода работников с работы);
• учет фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени, который является основанием для расчета оплаты труда;
• составление статистической отчетности по труду.

     Для учета времени, фактически отработанного  и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

     Особенность оформления данных документов обусловлена  тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     При ведении Табеля учета использования  рабочего времени целесообразно  руководствоваться следующими правилами:      

• Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;      
• Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;   
• Табель составляется в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передаются в бухгалтерию.
•         Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.

     Если  ведется раздельный учет рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда, то в форме №Т-12 допускается применение раздела «Учет рабочего времени» в качестве самостоятельного документа и раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» не заполняется. Форма №Т-13 применяется только для учета рабочего времени.

     Затраты рабочего времени учитываются в  Табеле, либо методом сплошной регистрации  явок и неявок на работу, либо путем  регистрации только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного.  
 
 
 
 
 

     Задания для первой части  контрольной работы 

Найти ошибки в оформлении делового письма:

    

 

При составлении  указанного делового письма были допущены следующие ошибки: 

1. Аббревиатуру  ВНИИДАД следовало расшифровать, т. к. нужно было указать полное наименование организации;
2. Отсутствует герб (условие для государственных предприятий);
3. Ссылка на дату и индекс входящего письма должна быть расположена под датой и индексом настоящего документа;
4. Не указан адресат письма;
5. Неправильно расположена информация о приложениях: они должны указываться непосредственно под текстом, а здесь вынесены под подпись;
6. Отсутствует завершающая фраза после текста;
7. В тексте обращение «Вас» написано со строчной буквы, исправить на прописную;
8. Не указаны Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя.

 
 

2. Найти ошибки в  оформлении приказа: 
 

 

В приказе были допущены следующие ошибки: 

1). В номере  приказа помимо цифр, должен быть указан и буквенный индекс, здесь он не добавлен;

2). В ссылке  на документ, на основании которого издан приказ (в данном случае заявление работника) не указан присвоенный  ему номер;

3). Отсутствует дата увольнения работника ( она должна совпадать с датой приказа);

4). Пропущена графа об ознакомлении работника с приказом и место для подписи. 

3. Составить: 

а) общий бланк организации 

 

  б) бланк письма 

 

 
 

в). Бланк директора организации 
 

   

Закрытое акционерное 

              общество «Касмея»

                                                                                                           Адресат

    Генеральный директор 

    ул. Урожайная, д. 34, г. Зеленый, 123123

    тел. 33-33-33, факс 33-33-34                                        

    ОКПО, ОКУД, ОГРН, ИНН

     _________№_________

              

     На №_______от_______