Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности

Введение. 

     Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность  решения задачи определена тем, что  никто и никогда не создавал документы  для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

     Дифференцированный  подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных  документов. Основой для приоритетного  выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

     Комплекс  мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Основной  целью данной работы является исследование проблемы обеспечения сохранности  архивных документов как одного из главных направлений работы архивов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Общие требования к учету документов. 

       Учет документов в архиве организации  – это определение их количества  и состава в установленных  единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным  документом понимается документ установленной  формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

     Учет  документов в архиве организации  является одним из средств обеспечения  их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и  непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов. Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

     Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

     Архивный  шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью  обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного  фонда по списку фондов архива организации  и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

     Номер архивного фонда присваивается  государственным архивом после  оформления первого поступления  документов организации на постоянное хранение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Единицы учета. 

       Основными единицами учета документов  независимо от вида носителя, способа и техники закрепления  информации являются:

архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные  документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

       Единица хранения – физически  обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) – совокупность документов, отдельный  документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

     Учет  документов в архиве организации  строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении еди­ных единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

       В архиве организации ведется  централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным  сотрудником. При наличии нескольких  хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Система учетных  документов архива. 

       Система учетных документов архива  – комплекс взаимосвязанных учетных  документов и баз данных, отражающих  количество и состав документов  архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Учет  документов в архиве организации  ведется по основным и вспомогательным  учетным документам. Состав и формы  основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

     Основными учетными документами в архиве организации  являются:

книга учета поступления и выбытия  документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия  документов, а также количества и  состава документов, поступивших  на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния  их описания);

список  фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета  количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся  на хранении и выбывших);

лист  фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллек­ции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой опи­си и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр  описей – для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища  архива организации;

опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия  страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого  поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых  копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое  копирование особо ценных документов));

дело  фонда – комплекс документов по истории фондообразователя и  фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле.

     Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря ... г.;

паспорт организации, хранящей документы отраслевого  фонда на 1 декабря ... г.

     Вспомогательными  учетными документами являются: книги  и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному  составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.Учет ЭД осуществляется в соответствии с  требованиями и по учетным формам настоящих Правил.Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД. ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондооб­разователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт). Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива. За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу  хранения ЭД принимается физически  обособленный носитель (дискета, жесткий  диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией. Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Порядок ведения  основных учетных  документов. 

     Основанием  каждой записи в основных учетных  документах является:

 при  поступлении документов в архив  организации:

сдаточные описи структурных подразделений  на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

сводная номенклатура дел организации или  номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел

акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение;

при выбытии  документов из архива организации:

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в  государственный архив или архив  другой организации;

акт возврата документов собственнику;

акт о  выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

акт о  необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт о  неисправимых повреждениях документов;

по результатам  выполнения внутриархивных работ (составления  сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

сводная опись дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу

опись особо ценных дел;

опись страхового фонда;

акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции;

акт об образовании объединенного архивного  фонда;

акт о  технических ошибках в учетных  документах;

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

 Книга учета поступления и выбытия документов

       Книга учета поступления и  выбытия документов предназначена  для учета всех текущих и  итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.