Теоретические аспекты документирования информации

Глава 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯИНФОРМАЦИИ

В соответствие с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином «документирование» непосредственно связано понятие «документ», определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её силу.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе являются строго регламентированными, что в свою очередь, обеспечивают юридическую силу документа. Юридическая  сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему  действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным  порядком оформления.

Средства документирования:

• Простые средства ( ручки, карандаши);
• Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видеотехника);
• Средства автоматизации (компьютерная техника)

 Способы документирования:

• Кино-, фото-, фонодокументирование;
• Электронное и текстовое.

1.2 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той  или иной системе документации начинается с разделения всех документов на официальные документы и документы личного происхождения. К документам личного происхождения относятся документы, которые были созданы человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальные документы в  зависимости от обслуживаемой ими  сферы человеческой деятельности делятся  на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и другие. Управленческие документы  обеспечивают управляемость объектов как в рамках отдельной организации, так и в рамках всего государства. Управленческие документы представлены несколькими системами документации, основными из которых являются:

- Организационно-правовая  документация;

- Плановая документация;

- Распорядительная документация;

- Информационно-справочная  и справочно-аналитическая;

- Отчетная документация;

- Документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- Финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

- Документация по материально-техническому обеспечению;

- Договорная документация;

- Документация по информационному обеспечению деятельности организации и другие системы документации, включая те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии – это производственная документация, в медицинских учреждениях – система медицинской документации и т.д.

Документы, входящие в одну систему документации, связаны схожим назначением и в совокупности обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. 

1.3 ХАРАКТЕРИСТИКА РЕКВИЗИТОВ