Структура текста приказа по основной деятельности

заголовок,

дату,

подпись.

     Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

     Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

     Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

     При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи  должностных лиц.

     Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, "и.о.", "зам.") и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

     Подписание  документа является одним из способов удостоверения его. Официальное  письмо без подписи не имеет юридической  силы.

     Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Структура текста приказа по основной деятельности

 
 
 

   Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения

производственных задач.

     Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы

предприятия делятся на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

- приказы по личному составу (персоналу предприятия).

     К приказам по основной деятельности относятся приказы:

- по организации работы предприятия;

- финансированию;

- планированию;

- отчетности;

- снабжению;

- реализации продукции;

- другим производственным вопросам

     К приказам по личному составу относятся приказы:

- о приеме работников;

- увольнении работников; переводе работников.

     Правила составления приказа.

     Подготовка приказа включает стадии:

- изучения существа вопроса;

- сбор необходимых сведений;

- подготовка проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание руководителем.

     Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению

руководителя. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

     Приказ должен иметь:

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

     Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например: «О

реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д.

     Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

     В констатирующей части указывают основания издания приказа.

     Основанием для издания приказа являются:

- нормативные документы государственных или муниципальных органов;

- решения совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

     В распорядительной части указывают:

- «ПРИКАЗЫВАЮ»;

- «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

- «что сделать» (указывают конкретную работу);

- «до какого числа» (сроки ее окончания).

     Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы которые этим приказом отменяются.

     Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе

может отсутствовать.

     Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

Приложение 1. Состав информации и структура текста приказа

 
 
 
 
 

3. Практическое  задание.

Составить Лист-заместитель дела 
 

     Во время оперативного хранения документы могут выдаваться:

- сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного под-

разделения);

- сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).

     Выдача документов сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На документ, выданный сотрудникам своего предприятия, заводят лист – заместитель дела, в которой указывают:

- номер документа;

- дату выдачи;

- кому выдано (Ф. И. О.);

- по какому вопросу;

- подпись исполнителя;

- срок возврата;

- отметку о возврате; 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 
 

     Конечный  результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

     Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

     Аппарат управления реализует свои функции  главным образом посредством  универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

     Если  учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный  документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы. 
 
 
 

Литература 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документа-ции. Требования к оформлению документов. Введ. 2003-03-01.- М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.- 21 с.
2. Ляпунова, Л. П.  Современное деловое или служебное письмо: учебная лекция / Л. П. Ляпунова. – Чита, 2006. – 51 с.
3. Колтунова, М. В. Деловые письма / М. В. Колтунова   - М., 2004. – 200 с.
4. Колтунова, М. В. Как писать деловые письма: Учеб. пособие / М. В. Колтунова. - М.,1999.- 235 с.
5. Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления / Т. В.Кузнецова. – М. 2005.-150 с.
6. Архипов, В. А. Организационно-распорядительная документация /  В. А. Архипов.- М.: Сфера, 2004.-108 с.
7. Стенюков,  М. В. Образцы документов по делопроизводству / М. В. Стенюков. - М.: Приор, 2000. –  100 с.