Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

      Компанія DELPHI оцінює, що 15 % усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30 % свого часу на їх пошук. Компанія Сoopers&Lybrand оцінює, що компанії роблять 19 копій кожного документа і що 7,5% усіх документів губиться безповоротно. Лише у масштабах Сполучених Штатів дані втрати складають близько трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів якнайшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних. Існують оцінки, виграшу компанія в наслідок переходу до електронних документів. 

Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності співробітника на 25-50 %, зменшення часу  для обробки одного документа більше, ніж на 75 %  і зменшення витрат на оплату площі для зберігання документів на 80 %.  Приблизно такі ж оцінки дає відома компанії Ernst & Young.

      Узагальнюючи  викладене вище, визначимо переваги електронних документів, які полягають у можливості:

      1) обслуговувати клієнта краще: ціль будь-якої організації обслуговувати краще своїх клієнтів. Впровадження систем дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже час реакції на запит набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Отже, клієнт одержує відповідь, швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше. 

      2) управляти інформацією більш ефективно - керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується.  Ви можете:

-         одержувати доступ до документів швидше;

-         не губити документи;

-         перейти до засобів правильного зберігання документів;

-         збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і  приймати рішення швидше і точніше;

      3) захищати документи краще: Технологія дозволяє зберігати ключову інформація на оптичних або магнітних носіях інформації. Це відразу дає значні переваги, а саме:

-         захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. З папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох хвороб, а саме -   старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки.  Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяє робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу;

-         захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі.  Отже менший обсяг дешевше захищати.  Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше; 

      4) збільшити продуктивність праці: праця будь-якого співробітника має дві основні складові, продуктивну і забезпечувальну. У залежності від категорії робітника і виду діяльності співвідношення цих видів діяльності різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою. Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці.  Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль).  Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо організація в своїй діяльності використовує такі технології як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх підрозділів підприємства, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати;

      5) зменшувати витрати:

-         на обробку паперу. З електронними документами не має потреби  робити фотокопії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам підприємства одночасно.  Крім того, це зманшує необхідність наймати на роботу кур'єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками.

-         на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродуктивне копіювальне і факс устаткування;

-         на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких предметах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

-         на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхідних умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ДОДАТОК А 

Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів  

ДОДАТОК Б

Маршрутизація вихідних документів