Отчет по практике в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА МЕТАЛУРГІЙНА АКАДЕМІЯ УКРАЇНИ

 

Кафедра документознавства  та інформаційної діяльності

 

 

ЗВІТ

про переддипломну практику

 

ДЕРЖАВНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ З ПОЛІГРАФІЇ ТА ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ»

(підприємство)

 

приймальна  директора

(підрозділі)

 

Початок практики 02.02.2013.

Закінчення  практики 28.02.2013.

 

Студентка гр.ДІ-07-2зС      Аніщенко І.В.

 

 

Керівники практики:

від Державного навчального закладу «Міжрегіональне

вище професійне училище з поліграфії та інформаційних 

технологій» заст. директора з навчально-методичної

роботи Юденкова О.П.        _____________

        (підпис)

від Національної металургійної академії України

кандидат філологічних наук, доцент

Ткач Л. М.         _____________

         (підпис)

 

Дніпропетровськ НМетАУ

2013

 

 

ЗМІСТ

 

 

ВСТУП…………………………………………………………………………………...3

1. Технологічна характеристика підприємства Державного навчального

закладу «Міжрегіональне  вище професійне училище з поліграфії

та інформаційних технологій»………………………………………………………..4

2. Мета, завдання практики……………………….......................................................6

3. Аналіз роботи організаційної структури

3.1. Опис технологічного процесу документаційного забезпечення

управління в ДНЗ  «МВПУ ПІТ»……………………………………………………..9

 

3.2. Класифікація документаційних матеріалів, що використовуються

в діловодстві ДНЗ  «МВПУ ПІТ»……………………………………………………12

 

3.3. Технологія бездокументаційного обслуговування системи

управління в ДНЗ «МВПУ ПІТ»…………………………………………………….14

 

3.4. Ведення спеціального діловодства в ДНЗ «МВПУ ПІТ»,

його особливості……………………………………………………………………...17

 

3.5. Оперативне регулювання діловодства в межах ДНЗ «МВПУ ПІТ».

Інформаційно-пошукові системи та їх особливості………………………………..19

 

3.6. Використання Інтернет-мережі у процесі документаційного

забезпечення управління в ДНЗ «МВПУ ПІТ»……………………………………..22

 

4. Охорона праці та  безпека життєдіяльності в ДНЗ «МВПУ ПІТ»……………….24

ВИСНОВОК…………………………………………………………………………...26

Додаток 1………………………………………………………………………………27

Додаток 2………………………………………………………………………………28

Додаток 3………………………………………………………………………………29

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Проходження виробничої практики в Державному навчальному закладі «Міжрегіональне вище професійне училище з поліграфії та інформаційних технологій» (ДНЗ «МВПУ ПІТ») сприяє освоєнню кваліфікації відповідно до вимог навчального плану, закріпленню й поглибленню знань, привчить працювати у сфері виробництва в умовах трудового колективу. Виробнича практика дозволить сформувати уяву про зміст й особливості своєї майбутньої професії не тільки через сукупність отриманих теоретичних знань, а й з точки зору практичної діяльності навчального закладу, набути елементів професійного уміння і практичних навичок.

Головна мета практики – ознайомитися з методами ведення діловодства в начальному закладі, дослідити тенологію руху документообігу, поглибити та закріпити теоретичні знання з технологічних процесів документаційного забезпечення управління, оволодіти навичками ведення докуметаційних процесів в умовах новітніх інноваційних технологій.

Для досягнення цієї мети необхідно було виконати такі завдання:

• ознайомитися зі структурою ДНЗ «МВПУ ПІТ» та особливостями його навчального процесу;
• ознайомитися з організаційною структурою документаційного забезпечення управління;
• зробити аналіз технологічного процесу вибору оформлення ведення діловодства;
• впровадити у використання електронної форми реєстрації документів на основі програми «Секретар» для сприяння автоматизації ведення діловодства.

 

 

 

 

 

 

 

1. Технологічна характеристика ДНЗ «МВПУ ПІТ»

Державний навчальний заклад «Міжрегіональне вище професійне училище  з поліграфії та інформаційних технологій» є державний навчальний заклад і функціонує згідно зі Статутом, затвердженим конференцією трудового колективу і зареєстрованим Міністерством освіти і науки України.

Основною діяльністю Державного навчального закладу «Міжрегіональне вище професійне училище з поліграфії та інформаційних технологій» є професійно-технічна освіта, повна середня освіта, вища освіта, що відповідають ліцензії АВ № 328284 від 11.06.2007 р. та АВ № 328433 від 29.05.2007 р.

Матеріально-технічна та навчальна аудиторно-лабораторна  база ДНЗ «МВПУ ПІТ» розміщена у 2 корпусах із загальною площею приміщень 10813 м . Загальна кількість учнів денної форми навчання 562 осіб. Обсяг аудиторно-лабораторного фонду на 1 учня - 9,9 м , що відповідає типовим показникам щодо ліцензування спеціальності технічних вищих навчальних закладів МОН, затверджених ДАК України 23.11.1999 р. Кількість учнів денної форми навчання, яка припадає на одне місце в читальних залах училища - 18 осіб.

Усі аудиторії, лабораторії навчально-лабораторних корпусів училища повністю пристосовані до проведення навчального процесу, мають необхідне сучасне технічне забезпечення. У бібліотеці, яка налічує понад 17 000 томів навчальної літератури є необхідна кількість: підручників і навчальних посібників державною та російською мовами, навчально-методичної та технічної документації.

Навчальний заклад має розвинуту соціально-культурну інфраструктуру, що включає молодіжний готель, із загальною кількістю місць - 210, площа проживання на одного студента у гуртожитку - 7,86 м ; спортивний зал, медичний пункт, 2 їдальні. В гуртожитках передбачені місця для приготування їжі.

Медичне обслуговування учнів здійснюється в міській поліклініці № 1. Обсяг медичної допомоги: усі види спеціалізованої медичної допомоги, включаючи стаціонарне лікування.

У ДНЗ «МВПУ ПІТ» працює 5 творчих колективів художньої самодіяльності: колективи сучасного та спортивного танцю; ансамбль вокалістів; хоровий колектив та багато інших, які зайняли гідне місце у житті центру. Всі творчі колективи Центру клубу беруть участь у масових заходах училища, в районних і міських конкурсах, фестивалях та різноманітних святкових концертах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Завдання, очікувані  результати та значення практики

Для успішного проходження технологічної практики в ДНЗ «МВПУ ПІТ» були поставлені наступні завдання.

За період проходження виробничої практики необхідно опанувати технологічні процеси документаційного забезпечення управління; вдосконалити навички з обслуговування документаційних процесів в умовах новітніх інформаційних технологій та оволодіти новими інформаційними технологіями щодо виконання спеціальних функцій. З цією метою необхідно:

• ознайомитися із структурою підприємства (категорією в залежності від об’єму документообігу), характером організації форми документообігу, організацією управління підприємством, методикою створення автоматизованих інформаційних систем та інноваційних виробничих технологій;
• ознайомитися із практикою ведення загального діловодства в установі та окремих видів спеціального діловодства;
• взяти участь у розробці схеми документообігу підприємства, доцільності використання певного програмного забезпечення, зокрема, зробити власний внесок щодо впровадження автоматизованих форм ведення діловодства;
• здійснити аналіз порядку обробки документопотоків: внутрішніх, вхідних та вихідних документів;
• провести індивідуальну обробку та аналіз зібраної інформації, скомпонувати матеріали для звіту;
• розробити рекомендації та укласти звіт про технологічну практику, індивідуально оформивши його.

Від технологічної практики в ДНЗ «МВПУ ПІТ» очікуються такі результати:

необхідно знати:

- правову та нормативну базу діловодства; ДЕСТи з діловодства;

- структуру служби  документаційного забезпечення  управління ДНЗ «МВПУ ПІТ»;

- технологічні процеси  реєстрації документів та їх переадресації, які застосовуються в ДНЗ «МВПУ ПІТ»;

- технологічні процеси  формування та оформлення справ  для зберігання;

- технологічні процеси організації конфіденційного діловодства, його правові засади;

- технологічні процеси  діловодства за зверненнями громадян  до ДНЗ «МВПУ ПІТ»;

- класифікацію документної  інформації;

- технологію складання  та оформлення номенклатури справ  структурних відділів ДНЗ «МВПУ ПІТ»;

- вимоги Державного  комітету архівів України щодо  зберігання документів та формування  Національного архівного фонду  України;

- правила організації  та роботи експертних комісій  на підприємствах і технологію  проведення експертизи цінності документів;

- принципи раціональної  організації діловодства в ДНЗ «МВПУ ПІТ».

необхідно вміти:

- дотримуватися вимог  і стандартів щодо організації  праці, галузевих нормативних  актів;

- складати інформаційно-пошукові, реєстраційні та статистичні документи;

- проводити своєчасне  оформлення та передавання документів, керуючись вимогами чинного законодавства,  Інструкцією про організацію  діловодства на підприємствах,  установах, організаціях, Державними  стандартами;

- опановувати прийоми  раціональної обробки документної інформації.

набути компетенцій:

- кваліфікованого та  професійно грамотного виконання  посадових обов’язків щодо організації роботи з документами будь-якої сфери управління;

- виконання роботи  у трудовому колективі або  в команді;

- самоосвіти та самовдосконалення у бездокументаційному обслуговуванні системи управління та менеджменту;

- аналізу організації  системи діловодства;

- організації технологічних  процесів функціонування управлінської  інформації в документній сфері.

 

 

3. Аналіз роботи організаційної структури

3.1. Опис технологічного процесу документаційного

забезпечення  управління в ДНЗ «МВПУ ПІТ»

 

Технологічний процес в ДНЗ «МВПУ ПІТ» має такі документопотоки як:

• вхідні (ті що надійшли від інших підприємств);
• вихідні (створюються в центрі та надсилаються в інші підприємства);
• внутрішні (створенні закладом і залишаються в внутрішньому документообігу).

Виокремлюються ті документи, які підлягають передаванню конкретним виконавцям та документи, які передаються  на розгляд керівникові задля визначення точної кількості виконавців, строків і характеру їх виконання.

Зовнішні потоки документів під час надходження концентруються в секретаря , звідки згодом розповсюджуються по виконавцях.

Внутрішня документація, а саме: розпорядча, довідки, розпорядження, заяви і т д. зливаються з іншою документацією підприємства і утворюють потоки вихідних документів певного суб’єкта управління.

Документація у навчальному закладі рухається за визначеними напрямами, і дотримуючись усталеного порядку, їх доведення до виконавців, відбувається без участі керівництва. Якщо в документообігу з’являються документи змінної інформації, ті що мають специфікацію руху за адресою документів, то частина вхідних документів спрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, що фіксує виконавців, порядок та строки виконання.

Для спостереження циклу  документа, від створення або  одержання до виконання або відправлення - в центрі розроблено графік документообігу. У ньому фіксуються всі дії, що здійснюються в процесі роботи (зазначають виконавців, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій).

Графік документообігу навчального закладу – це зведений графік, окремими складовими якого є графіки документообігу структурних підрозділів. Вона дає змогу враховувати особливості складу документації і технологію роботи з документами окремого структурного підрозділу.

 

Графік розроблений  різними структурними підрозділами училища під керівництвом служби діловодства й затверджений керівником. Відповідальність за своєчасне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази учбового закладу, інформаційну достовірність покладено на авторів документа та осіб, що його підписали.

У системі документообігу навчального закладу існує поняття «маршрут документа», що розуміє перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких характеризуватися такими параметрами:

- дата надходження  документа;