Контрольная работа по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

  Министерство образования и науки Российской Федерации

Костромской государственный технологический университет

Кафедра экономики и управления

Контрольная работа №1

по дисциплине  «Документирование управленческой

деятельности»

Выполнила: студентка

Кузнецова Ю.В.

шифр 11-збв-097

                                                                  Проверила: Кузнецова Н.В.              

г. Кострома, 2011

Контрольная работа № 1

1.      Системы справочно-информационной, справочно-аналитической и отчетной документации: назначение, состав,  процедуры составления и оформления.

2.      Составьте письмо администрации Костромской области в ассоциацию русско-итальянской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

      Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, по персоналу, деятельности коллегиальных органов, делового общения, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские, предпринимательской деятельности.

По наименованию существует множество разновидностей документов: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируются на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается множество вопросов.

По грифу или степени гласности различают документы открытого пользования (доступа) (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования - конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяются подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные, второстепенные, итоговые, периодические. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

По происхождению документы классифицируются на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ или услуг, договоры аренды и др.

Информационно-справочные, информационно-аналитические,

отчетные документы

Информационно-справочные документы

Письма

Деловые письма оформляются на специальных бланках («бланках строгой отчетности»), отпечатанных типографским способом. Формат бланка - А4, значительно реже А5 или А3. А3 - для отработки обширных приложений к деловым письмам, или в качестве основы письма презентации. А5 - для оформления сопроводительных писем, справок по запросам и т.п.

В зависимости от специфики вопроса письма делятся на:

1) официальные деловые письма,

2) частные деловые письма,

3) рекомендательные письма,

4) письма-запросы,

5) письма-жалобы,

        6) сопроводительные письма.

Общая структура делового письма:

1) заголовок,

2) дата написания,

3) наименование и адрес получателя,

4) вступительное обращение,

5) указание на общее содержание письма,

6) основной текст,

7)заключительная форма вежливости,

8) подпись отправителя,

9) ссылка на приложение (приложения),

10) приложения,

11) сведения об исполнителе,

12) постскриптум.

Оперативные информационно-справочные документы

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.

Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках. Телеграммы - передаются по телеграфу. Категории телеграмм: простая, срочная, правительственная и международная. Виды телеграмм: фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.,

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

          Телетайпограмма (телекс) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

         Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

         Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

4) факсограммы - передача любого оригинального текста со всеми особенностями его оформления,

5) E-mail - сообщения - передача текста посредствам электронной почты через локальную сеть.

Информационно-аналитические документы

Служебные записки

Виды служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки, записки о состоянии дел за период времени.

Характерные особенности, отличающие служебную записку от доклада:

1) малые сроки подготовки,

2) ограниченный контингент составителей документа,

3) относительно небольшой объем текста записки, сочетающийся с высокой степенью его информативности,

4) особую ценность для содержания записки представляет ее актуальность,

5) записка почти всегда адресована конкретному лицу.

Типовая служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате (адресатах, если рассылаются копии) и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Дайджесты. Обзоры (ревю)

Дайджест - краткое содержание, «выжимка» из документа. Ревю - краткий обзор группы документов, объединенных какими-либо общими признаками. Как правило, обзоры, помимо информационной части, содержат также и аналитическую.

Описание создания:

1) получение и уяснение задания: тема дайджеста, объем документа, привлекаемые источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления (наличие приложений, иллюстраций и т.п.), количество экземпляров;

2) составление общего плана: чему уделить в документе главное внимание, какие вопросы осветить дополнительно и в каком объеме, какие материалы запросить дополнительно, кто может оказать помощь или выступить в качестве рецензента, предусмотреть резерв времени на непредвиденные обстоятельства;

3) подбор материала;

4) систематизация и детальное изучение материала;

5) выбор фрагментов, отдельных материалов (статей, таблиц и т.п.);

6) взаимоувязка фрагментов содержания и окончательное их расположение;

7) предварительный просмотр;

8) составление оглавления;

9) окончательный просмотр;

10) репродуцирование (набор, сканирование и печать в едином формате);

11) контрольный просмотр;

12) представление на доклад.

Отчетные документы

Отчеты

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартный период времени и представляемый в орган административного управления в установленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по месту обращения, по срокам представления, по характеру содержащихся в них сведений. Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках.

Обязательные реквизиты:

1) название вида документа,

2) заголовок к тексту,

3)сведения об адресате,

4) текст,

5) отметка о наличии приложений,

6) подпись.

Докладные

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.