Кадрове діловодство

ВСТУП 
 

     Як  відомо, кадри вирішують усе. Це гасло  і сьогодні не втрачає своєї актуальності. Адже тільки працівники можуть утілити  в життя місію компанії, щодня  вирішуючи поставлені перед ними завдання. Водночас робота з персоналом потребує певних навиків і спеціальних знань. Наприклад, потрібно мати уявлення про те, які документи вимагати у претендента при прийнятті на роботу, як вести облік робочого часу і правильно звільнити недбайливого працівника. Ці та інші питання чітко регламентовано чинним законодавством. І якщо підприємство не знає точних відповідей на них, воно може постраждати фінансово, оскільки працівник, права якого порушено, може звернутися до суду і зажадати відшкодування матеріальних та моральних збитків.

     Для того, щоб ефективно вирішити цю проблему необхідно чітко виокремити типи документів, які повинні використовуватися при роботі з кадрами. Тобто правильно виділити класифікацію кадрової документації, а також особливості роботи з цими документами. Саме для цього на всіх підприємствах існують кадрові служби, які займаються організацією роботи з такими документами. Від роботи цього підрозділу і залежить правильний рух кадрів та правильне оформлення кадрової документації.

     Також слід зауважити, що існують особливості  в роботі кадрової служби у вищому навчальному закладі, оскільки там вся кадрова документація поділяється на декілька груп: документація студентів, професорсько-викладацького складу.

     Проблема  організації кадрового діловодства  у вищому навчальному закладі  була висвітлена у працях таких вчених як Е. А. Вагина, яка вивчала ведення кадрової документації у ВНЗ, В. М. Данюк та Л. П. Кулаковська, Ю. Палеха, В. П. Козоріз, Г. В. Щекин, які розглядали види та особливості кадрової документації та роботи кадрової служби, Н. Осейко, Ю. Г. Кирюхин, О. М. Мельникова, які розробляли систему для автоматизації роботи з кадровою документацією.

     Об’єктом курсової роботи є кадрове діловодство.

     Предметом є організація кадрового діловодства у вищому навчальному закладі.

     Мета  дослідження: дослідити особливості організації кадрового діловодства у вищі та визначити особливості роботи.

     Відповідно  до об’єкта, предмета і мети курсової роботи визначено такі завдання:

• розглянути поняття і сутність кадрового діловодства;
• проаналізувати кадрову документацію;
• дослідити кадрове діловодство у ВНЗ;
• визначити особливості використання інформаційних технологій у КД.

     Методологічну основу даної курсової роботи складають:

історичний, структурний, термінологічний та функціональний підходи.

     У процесі дослідження використовувалася  низка методів:

• теоретичні: дедукція та індукція, аналіз та синтез;
• емпіричні: порівняння, вимірювання, порівняння, огляд літератури за темою.

     Курсова робота складається зі вступу, двох розділив, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 36 сторінок, бібліографія налічує 16 найменувань. 
 

      Розділ 1. ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ 
 

1. Кадрове діловодство: поняття  і сутність

     Однією  з основних частин спеціального діловодства  є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства [16].

     У перекладі з французької, термін «кадри» означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи інший системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

     Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб’єкта господарювання, а саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо.

     Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, фірми і від того, як у ній організоване документаційне управління, складається враження про організацію і її керівника [12, с. 5-6].

     Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами  та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД).

     С. Ю. Об’єдкова зазначила, що кадрове діловодство перш за все включає розробку штатного розкладу, посадових інструкцій, наказів по особовому складу та ведення особистих справ. Сюди ж відноситься інформація про розрахунок заробітної плати співробітників організації. Внутрішньо-організаційне кадрове планування включає роботу з аналізу, оцінки витрат і контролю. Так, при організації навчання персоналу необхідно проаналізувати потребу в навчанні і завантаження працівників, мати інформацію з планування їх використання, зробити оцінку витрат на передбачуване навчання, після чого можна переходити до складання власного плану підготовки, його реалізації і контролю [10, c. 36].

     Правильна організація кадрового діловодства  має вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення. В документації з особового складу зазначається діяльність суб’єкта господарювання з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів.

     Службові  документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою  для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення на підставі документації з особового складу видаються різного роду довідки за вимогою працівників.

     В. М. Данюк та Л. П. Кулаковська визначили наступні основні напрямки організації кадрового діловодства:

• складання розпорядчих документів за особовим складом (по кадрах);
• організація документообігу, що забезпечує оперативний контроль за рухом документів та виконанням доручень керівництва в роботі з кадрами;
• організація контролю за виконанням документів, перш за все наказів по кадрах;
• розробка, виготовлення та придбання необхідних для роботи бланків документів (бланки наказів, документів особової справи, атестаційного листа тощо);
• облік особового складу при прийнятті, переведенні та звільнені працівників;
• облік і реєстрація документів по кадрах;
• облік заохочень та дисциплінарних стягнень;
• облік надання відпусток;
• облік змін, що стосуються особи працівника;
• облік стану підготовки, перепідготовки та атестації кадрів;
• оформлення, ведення та облік трудових книжок;
• складання номенклатури справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення;
• оформлення документів для призначення пенсій;
• підготовка документів для державної статистичної звітності;
• підготовка документів для звітності, яка подається в державну службу зайнятості;
• підготовка документів до архівного зберігання.

     Суб’єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи та за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб’єкта господарювання [4, c. 57-58].

     Збільшення  обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість  службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

     Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:

• чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
• правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;
• визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
• підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;
• раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ [16].

           Основні функції  і обов’язки кадрових служб регламентуються  Положенням про кадрову службу, яка  розробляється відповідно до «Типових положень по кадровій службі органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. №912 і затверджується керівником підприємства. Положення повинне передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

     Ю. Палеха зазначив, що перелік конкретних функції та обов’язків кадрової служби з основних напрямів роботи повинен вміщувати:

• організацію ведення кадрового діловодства;
• виконання вимог Кодексу законів про працю України з питань прийому на роботу, переведення та звільнення працівників, забезпечення умов праці та соціального захисту працюючих;
• підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовку;
• формування кадрового резерву та роботу з ним;
• підготовку документів для призначення працівникам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами та присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток тощо. Для цього розробляються та впроваджуються нормативні документи, посадові інструкції [12, c. 6].

     Основне завдання кадрової служби, на думку С. Ю. Об’єдкової – це організація та здійснення ефективної кадрової політики, прийнятої керівними органами даної організації і спрямована на укомплектування трудового колективу фахівцями високої кваліфікації і високих моральних якостей, створення умов для підвищення їх працездатності, відповідальності за доручену справу, виховання почуття фірмової гордості. Іншою не менш важливою задачею можна назвати підбір співробітників, здатних глибоко усвідомити необхідність виконання вимог інформаційної безпеки на фірмі і неухильно дотримувати встановлених правил захисту інформації. У кадровій службі ведеться велика кількість реєстраційних масивів в основному в журнальній формі. Це обумовлено соціальною значимістю кадрової документації та тривалим терміном їх зберігання [10, c. 36].

     Особливу  увагу необхідно звернути на розроблення  посадової інструкції інспектора по роботі з персоналом. Зокрема, визначення критеріїв оцінювання праці, навантаження; підвищення рівня кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби; раціональну організацію робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ, новітніми технологіями тощо [12, c. 6].

     На  думку В. Г. Воронкової, кадрова служба державного органу — це підрозділ  державного органу, що виконує такі функції:

• забезпечення проведення конкурсів на заміщення вакантних державних посад державної служби, атестацій; проходження державними службовцями іспиту при заміщенні державних посад державної служби;
• оформлення рішень державних органів, пов 'язаних із проходженням державними службовцями державної служби; ведення особистих справ державних службовців; внесення необхідних записів у трудові книжки державних службовців;
• консультування державних службовців з питань їхнього правового положення, дотримання обмежень, пов'язаних із державною службою;
• аналіз рівня професійної підготовки державних службовців, організація перепідготовки і підвищення кваліфікації державних службовців.

     Кадрознавство — наука, що входить у систему  управлінських наук і досліджує персонал і роботу з ним у державних органах, суспільних, науково-дослідних, навчальних, виробничих та інших організаціях. Головне завдання кадрознавства — розробка принципів, форм і методів пошуку, підготовки, використання і руху керівників і фахівців для досягнення стратегічних цілей держави й окремих організацій [3, c. 65].