Этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов

     Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

     В связи с тем, что приказы о  предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

     Согласно  п. 3.5.5 Основных правил работы архивов  организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

     Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

     Приказ  об отмене ранее изданного  приказа (пункта, пунктов  приказа) по личному  составу.

     В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства  любой организации время от времени  возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов  приказов) по персоналу. Наиболее типичными  ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов  приказов), являются:

     - изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

     - изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

     - изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

     - изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

     - изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

     Под соответствующими обстоятельствами следует  понимать такие обстоятельства, наступление  которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности  выполнения либо вследствие отпадения  оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных  действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.

     Функциональное  назначение приказа об отмене ранее  изданного приказа (пункта, пунктов  приказа) по персоналу заключается  в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого  решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В  содержании приказа об отмене ранее  изданного приказа по персоналу  отражаются сведения:

     - о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, — его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

     - основании для отмены соответствующего приказа — с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

     - указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

     -мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

     Оформление  проекта приказа об отмене ранее  изданного приказа (пункта, пунктов  приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением  требований ГОСТ Р6.30—2003.

     Приказ  о внесении изменений  в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу.

     Необходимость в издании приказов о внесении каких – либо изменений обусловлена  возникновением соответствующих изменений  в обстоятельствах, ранее послуживших  причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее  изданный приказ (какой-либо его пункт  или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными  случаями наступления подобных обстоятельств  из практики работы кадровой службы считают:

     - изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

     - изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

     - изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции);

     - иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

     Таким образом, функциональное назначение приказа  о внесении изменений в ранее  изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:

     - документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

     - в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

     - вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

     - если требуется - мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа. 

     2.2 Распоряжения по  личному составу:  прием, перевод,  увольнение, предоставление  отпуска 

     Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым  он адресован.

     Их  издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

     Выделяют  следующие виды распоряжений: длительного  действия; касающиеся конкретного вопроса.

     Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть.

     Констатирующая  часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и  причины распоряжения. В ней целесообразно  использовать следующие формулировки: «В соответствии», «В связи», «В целях».

     Распорядительная  часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются  предписываемые действия.

     Формуляр  распоряжения состоит из реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок; текст; подпись; отметка  о согласовании.

     Текст оформляется на бланке формата А4.

     Проект  распоряжения согласовывается с  заинтересованными в этом документе  лицами.

     Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные  лица.

     Необходимо  отметить, что распоряжение, как  и приказ, относится к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

     Поручения и решения, содержащиеся в тексте распоряжения, могут быть направлены на:

     - совершенствование организационной структуры предприятия;

     - выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;

     - обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;

     - утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

     При этом нужно отметить, что поручения  и решения, содержащиеся в распоряжениях, обязательны для исполнения всеми  или определенными сотрудниками предприятия.

     Распоряжение, отличается от приказа тем, что – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

     В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться  приказы, а в каких – распоряжения.

     1. На небольших предприятиях, где  право подписи распорядительных  документов имеет только руководитель (или при его отсутствии –  исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным  задачам (например, по задачам  основной деятельности предприятия,  по задачам совершенствования  организационной структуры и  т.д.), а распоряжения – по оперативным  вопросам и вопросам информационно-методического  характера (например, по вопросам  привлечения к работе в выходные  и праздничные дни в связи  с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией  исполнения приказов, инструкций  и т.д.).

     2. Второй подход приемлем для  средних и крупных предприятий,  где правом подписи распорядительных  документов обладает не только  руководитель предприятия, но  и руководители структурных подразделений.  В этом случае руководитель  предприятия издает приказы, которые  распространяются на все предприятие  в целом, а руководители структурных  подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется  только на подчиненное данному  руководителю структурное подразделение.

     Распоряжения  и приказы в составе документации по персоналу образуют самостоятельную группу. Под письменным распоряжением следует понимать документированное решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу управления персоналом.

     Распоряжения по персоналу, как правило, издаются либо для регламентации отдельных вопросов управления персоналом, либо для регламентации порядка исполнения соответствующих (ранее изданных) приказов¹.

     Как правило, подготовка распоряжений по персоналу  производится службой персонала  предприятия и включает:

     - подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

     - редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

     - согласование уточненного варианта текста документа;

     - оформление окончательного варианта текста документа;

     - утверждение (подписание) документа;

     - регистрацию документа;

     - тиражирование документа;

     - передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

     - помещение контрольного экземпляра документа в дело.

     До  передачи на постоянное хранение в  ведомственный (государственный) архив  распоряжения предприятия состоят  на оперативном хранении. По истечении  сроков оперативного хранения распоряжений по персоналу они с учетом установленных  предельных сроков хранения и исходя из их практической (научно-исторической) ценности передаются в архив или  на уничтожение.

     Отметим, что при подготовке наиболее распространенных видов распоряжений по персоналу  следует руководствоваться Инструкцией  по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты. Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих  распоряжений, в том числе²:

     - распоряжение о приеме работников (работника) на работу (формы №Т-1а и Т-1);

     - распоряжение о переводе работников (работника) на другую работу (формы № Т-5а и Т-5);

     - распоряжение о предоставлении работникам (работнику) отпуска (формы № Т-6а и Т-6);

     - распоряжение о прекращении действия трудового договора (об увольнении) с работниками (работником) (формы № Т-8а и Т-8);

     - распоряжение о направлении работников (работника) в командировку (формы № Т-9а и Т-9);

     - распоряжение о поощрении работников (работника) (формы № Т-11а и Т-11).