Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение

    Существует 3 вида номенклатуры дел:

1. Конкретная или индивидуальная – создается для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.
2. Типовая – составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
3. Примерная – составляется для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций, с указанием индекса и носит регламентирующий характер.

    Типовые и примерны номенклатуры дел разрабатываются  соответствующими министерствами и  ведомствами. Ежегодно номенклатура дел  уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года 

    Оперативное хранение документов проводится в службах  ДОУ и структурных подразделениях до сдачи их в ведомственный архив.

    Операции  хранения подразделяются на:

1. Хранение документов в процессе их исполнения;
2. Хранение исполненных документов - осуществляется в специальных папках. Для документов краткосрочного хранения используются папки типа «скоросшиватель» (обратная хронологическая последовательность). Для документов более длительного срока хранения целесообразно использовать папки  с мягкой системой крепления (прямая хронологическая последовательность). Организация хранения дел должна обеспечить их сохранность и удобство использования.

    Сроки хранения документов  устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных перечней документальных материалов с указанием срока  хранения различных категорий документов. Архивными учреждениями разрабатываются  типовые перечни, которые устанавливают  сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений. Но они  не могут полно охватить всю  документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней разрабатываются  ведомственные перечни.

    Срок  хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт.

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного (долговременного) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1. Переплет дела;
2. Нумерацию листов в деле;
3. Составление листа-заверителя дела;
4. Составление в необходимых случаях внутренней описи документа;
5. Оформление реквизитов обложки дела.

    Дела  временного хранения не подшиваются, листы  не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях.

На  завершенные дела постоянного, долговременного  сроков хранения по личному составу  ежегодно составляется описи. Описи  для них составляются по установленным  формам в двух или трех экземплярах.

Заключение

    Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

    Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

    Организация документооборота, системы регистрации  документов и системы их текущего хранения – это тот минимум, который  позволяет говорить о наличии  в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система  делопроизводства. Вот некоторые  не менее важные ее составляющие:

1. инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);  
2. бланки документов (разработка бланков, их учет – задачи службы делопроизводства);
3. система контроля исполнения документов;
4. регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др.

    В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный  документ, утверждаемый руководителем  организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации  нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей  условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила  и приемы работы с документами.

Список  литературы

1. Андреева  В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.
2. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации.-М., 1998.
3. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.
4. Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.
5. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.
6. Организация работы с документами. Инфра  М.,1998 г.