Электронный документооборот

· Для управления ключами  созданы специальные центры распространения  сертификатов, которые предоставляют  информацию о том, отозван тот  или иной открытый ключ, а также  пользователь может получить сертификат от другого пользователя.

· Уже сегодня многие внутренние документы организации  можно перевести в электронный  вид (например, служебные записки, заявки на выделение денежных средств, различные  внутренние отчеты, поручения и т. п.). Необходимо разработать нормативно-правовую базу организации, регламентирующую применение ЭЦП. Такой регламент обеспечит  электронным документам юридическую  силу - возможность представлять их в суде в качестве доказательства. Безусловно, небольшая правоприменительная  практика вносит некоторые ограничения  в применение ЭЦП, но не является принципиальным барьером для построения в отдельной  компании внутреннего юридически значимого  электронного документооборота.[6]

5. Инвестирование  электронного документооборота

Пик развития ЭД пришелся на 2005-2006 год. Российский рынок СЭД  и сейчас находится в стадии роста. Три года назад он рос на 20-25 % в  год, сейчас наступил период некоторого насыщения и темпы роста немного снизились.

В корпоративном секторе  растет как число проектов по внедрению  СЭД, так и их масштабы. Заказчики  усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, интеграционным возможностям. В наибольшей степени  заметен спрос на интеграцию СЭД  с ERP, CRM и HR-системами.

По данным исследования DSS Consulting, на сегодняшний день СЭД наиболее востребованы в российском финансовом секторе (24 % внедрений). На государственный сектор приходилось наибольшее количество внедрений. Значительное количество проектов было реализовано также в машиностроительной и телекоммуникационной отраслях.

Рис. 5.1 Внедрение систем электронного документооборота по отраслям

В том или ином виде системы электронного документооборота внедрены в 90 % крупных российских компаний. Правда, чаще всего эти решения  охватывают ограниченное число подразделений  и автоматизируют лишь несколько  процессов, например, документационное обеспечение управления и управление организационно-распорядительными  документами. Только 10-15 % заказчиков внедрили или внедряют централизованные системы  электронного документооборота, позволяющие  решать большую часть задач в  области управления документами.

Все чаще решения по автоматизации документооборота приобретают  территориально распределенные холдинги. Причем если раньше речь шла только о внедрении СЭД в головном офисе, то сегодня компании чаще решаются на создание систем, охватывающих региональные филиалы.

В контур электронного документооборота сегодня вовлекаются  не десятки а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении СЭД в первую очередь автоматизируются не только чисто делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В DSS Consulting отмечают, что большая часть компаний, внедривших СЭД за последнее время, располагаются в Центральном и Северо-Западном регионах, активность в Сибири и на Урале несколько снизилась.

Рис. 5.2 Внедрение СЭД  по федеральным округам

Значительный интерес  к автоматизации документооборота по-прежнему демонстрируют компании крупного и среднего бизнеса, работающие в различных отраслях экономики. В то же время, активность начинают проявлять и предприятия СМБ, «доросшие» до упорядочивания бизнес-процессов.

Рис. 5.3 Внедрение СЭД  в компаниях с различной численностью

Доля компаний и  организаций, внедривших промышленные СЭД, сравнительно не велика. При этом резервы роста рынка - это не только увеличение этой доли, но и расширение масштабов проектов в компаниях, уже внедривших СЭД.

В целом в России отмечают постепенный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной  форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций  к созданию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов.

Растет интерес  отечественных заказчиков в большей  степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость  значительно превосходит стоимость  отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые можно  только с помощью таких платформ. Аналитики DSS Consulting отмечают, что наибольшее число внедрений в России в сегменте систем делопроизводства наблюдалось у компаний, внедряющих систему «Дело». В сегменте систем управления электронным документооборотом доминировала система DocsVision, а среди продуктов группы «система-надстройка на платформе/конструктор» - решения на базе Documentum.

Рис. 5.4 Внедрение СЭД  разного класса в России

Если рассматривать  игроков с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Многие игроки рынка отмечают, что ситуация с организацией электронного документооборота в России достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

Пока далеко не все  заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения  систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей  стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение СЭД.

Традиционно эксперты связывали недостаточно быстрое  развитие российского рынка электронного документооборота с проблемами в  области применения электронной  цифровой подписи. Нельзя сказать, что  к сегодняшнему моменту ситуация с ЭЦП вышла из этого тупика. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в  той или иной степени, внедрять системы  электронного документооборота, государство  не спешит принять электронные формы  документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов.[5]

Заключение

Роль систем автоматизации  бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального  подтверждения всех шагов в любых  областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно  повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться  на 7 % ежегодно, а электронных - на 20 %. Эта тенденция обостряет необходимость  учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации  является ведение картотек, то ничто  не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные  бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные  архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость  архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в следствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование  корпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в  рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны  и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям  и корпоративной информации. Корпоративно-информационный портал является еще одной технологией  консолидации информационных систем: если система электронного управления документами консолидирует все  документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы  позволяют организовать доступ к  корпоративным ресурсам не только с  подключенных к интернету рабочих  станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные если бы крупная организация  начинала автоматизацию с нуля, обладая  солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной  платформы по управлению неструктурированной  информацией, способной удовлетворить  потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

автоматизация делопроизводство электронный документ

Список литературы

1. Практика работы  с документами в организации:  учебное пособие/ Т.В. Печникова, А.В.Печникова. М.: ЭМОС, 1999. 208с.

2. Чего нет в  документах, того нет на свете.

URL: http://www.documoborot.ru/ (дата  обращения 03.11.10).

3. Электронные системы  документооборота.

URL: http://doc-system.ru/index.php (дата  обращения 14.11.10).

4. А. Пахчанян, Д. Романов / Системы электронного документооборота.

URL: http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 14.11.10).

5. Корпоративный сектор  увеличивает инвестиции в электронный  документооборот.

URL: http://www.interface.ru (дата  обращения 19.11.10).

6. Электронно-цифровая  подпись и электронный документооборот.

URL: http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm (дата обращения 24.11.10).

7. Электронный документооборот  в деятельности учреждения.

URL: http://www.klerk.ru (дата  обращения 24.11.10).

8. Основные понятия  электронного документооборота.

URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата обращения 24.11.10).

Размещено на Allbest.ru