Экспертиза ценности документов

                                                         Введение

     При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает  на государственное хранение. Процесс  изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х  гг. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего  Архивного фонда страны. Именно в  итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются  в государственных архивах.

          Сведения  итоговой записи о  количестве заведенных дел лежат  в основе проведения экспертизы  ценности документов. Работу по  организации и проведению экспертизы  ценности документов должна проводить  постоянно действующая экспертная  комиссия (ЭК) организации.

     Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор  документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным  просмотром дел. При полистном просмотре  подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии  документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых  не установлены государственным  или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное  решение.

          По  результатам экспертизы составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения  и акты о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения. В акт об уничтожении  включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается.

          Уничтожать  документы без составления  актов  о выделении документов  к уничтожению категорически  запрещается.

          Целью данной курсовой работы  является изучение проблем экспертизы  ценности документов.

          Для достижения поставленной  цели были определены следующие  задачи:

     1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов;

     2) Определить задачи экспертизы ценности документов;

     3) Выделить  критерии экспертизы ценности;

     4) Определить порядок проведения  экспертизы ценности документов  и проблемы, возникающие в нем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

          1. Понятие экспертизы ценности документов  

          Экспертиза  ценности документов  – это изучение документов  на основании критериев  их  ценности в целях определения   сроков хранения документов и  отбора их для включения в  состав Архивного фонда Российской  Федерации.

          Экспертизе  ценности документов  подлежат все документы  на  носителях любого вида, находящиеся   в федеральной собственности,  собственности  субъекта Российской  Федерации или  муниципальной  собственности. До проведения  в установленном порядке экспертизы  ценности документов уничтожение  документов запрещается[5].

          Основные  правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

          Право и обязанность создания  архивов  организаций для временного  хранения документов Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенных  к государственной  собственности,  установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

          Настоящие Правила распространяются  на архивы государственных организаций,  а также обязательны для всех  негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности,  описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской  Федерации, отнесенных к государственной  собственности. 

          Архивы  организаций, хранящие  кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются  настоящими Правилами в части  организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими  документами, хранящимися в архивах;  во всех остальных вопросах  работа с указанными документами  регламентируется соответствующими инструкциями и правилами[2].

          Правила не распространяются  на документы, работа с которыми  регламентируется Законом  Российской  Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

          Государственные организации, не  отнесенные к составу  источников  комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации  и обеспечении работы своих  архивов. 

          Закон РФ «Об архивном деле  в РФ» определяет понятие «экспертиза  ценности документов», как изучение  документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и  отбора их для включения в  состав Архивного фонда Российской  Федерации.

          Для того чтобы организовать  работу по экспертизе ценности  документов в учреждении должна  быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных  работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер  и возглавить ее должен один  из руководителей (председатель  комиссии). Комиссия создается приказом  руководителя и руководствуется  в своей деятельности нормативно-методическими  документами и Положением о  ней, утвержденным в установленном  порядке. Решения комиссии оформляются  в протоколах, подписываются председателем  и секретарем и обязательны  для исполнения всеми сотрудниками  учреждения. Основной задачей ЭК  является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

          Экспертиза  ценности в учреждении  должна быть организована правильно  и проводится ежегодно. Условно  можно определить следующие этапы  этой работы:

          1 этап. Первоначально экспертиза  ценности документов проводится  при составлении номенклатуры  дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности  документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

          2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно – I квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

          3 этап. На основном этапе экспертизы  ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Задачи экспертизы  ценности документов 

     Первая  задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     Вторая  задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

     1.         для долговременного хранения (например, документы по личному составу  со сроками хранения 75 лет на  момент заведения дела);

     2.         для временного хранения.

     Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

     Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Экспертиза  ценности документов проводится в три  этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах. В  делопроизводстве решается проблема определения  сроков хранения документов уже при  составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

     В ведомственном архиве происходит выделение  из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный  архив.

     Если  в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют  несколько архивных фондов.

     Кроме этого отбирают для уничтожения  документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено  документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все  эти важные задачи решаются совместно  с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

     В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов  ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную  экспертизу ценности документов или  разбор россыпи документов.

     Целевая комплексная экспертиза — это  экспертиза, которая проводится в  целях выявления дублетности  сразу по нескольким фондам:

     - вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

     - однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

     - лиц, связанных родственными или личными отношениями.

     Такой комплексный подход возможно осуществить  только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

     В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

     - дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

     - дела, предназначенные для уничтожения.

     На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного  хранения в дальнейшем заносятся  в описи.

     Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии ЦЭПК. 

     3. Критерии экспертизы  ценности 

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности, путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.