Экспертиза ценности документов

     ВВЕДЕНИЕ

      В деятельности государственных  и  негосударственных организаций  и предприятий, частных лиц создается  огромное число документов, которые  не одинаковы с точки зрения значения и ценности. Одни документы имеют  значение только для самой организации  и ее работников, другие представляют интерес для общества в целом, поскольку имеют научно-техническое, историческое, экономическое, социально-правовое, культурное или значение. Для определения значимости документов проводится  работа по экспертизе ценности документов.

      Экспертиза  ценности документов – отбор документов на государственное хранение или  установление сроков их хранения на основе принятых критериев.¹ В ходе ее проведения определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

      Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

      Целью контрольной работы  является рассмотреть основные принципы проведения экспертизы ценности документов.

      Задачами  является изучение нормативно-методической базы экспертизы ценности документов, ознакомиться с критериями проведения ЭЦД. 
 
 
 
 

      1. НОРМАТИВНО – МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

      При организации работы с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые  предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение  номенклатуры дел, создание архива организации  для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

      Основной  состав информационно – правовых норм закреплен в Конституции  Российской Федерации.

      Гражданский кодекс РФ (ч.1-2), регулируя гражданско-правовые отношения, устанавливает порядок документирования отдельных видов документов, виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских правоотношений. В частности ГК РФ определяет состав учредительных документов организаций различных организационно-правовых форм, устанавливает виды гражданско-правых договоров, договоров в сфере внешнеэкономической деятельности.²

      Трудовой  кодекс Российской Федерации³ является основным законодательным актом,  регламентирующим содержание документов сферы трудовых отношений, требования к оформлению персональных данных. Анализ материалов и документов предприятия при написании работы  проводился с учетом требований трудового законодательства.

      Кодекс  Российской Федерации  об административных правонарушениях устанавливает меры административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства. Так в Кодексе РФ об административных правонарушениях к числу правонарушений относиться несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. ⁴

      Федеральный закон РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает обязанности акционерных обществ по хранению целого ряда документов, а также определяет обязательность передачи документов на государственное хранение.⁵

      Федеральный закон РФ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском  учете РФ» не только обязывает  организации хранить первичные  учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, но и устанавливает сроки их хранения – не менее пяти лет.

      Распоряжение  Правительства Российской Федерации  № 358 – р⁶ обязало учредителей – юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, вести учет и сохранность документов по личному составу в установленном порядке.

      Нормативно  – методической основой работы архивов  являются разработки Росархива РФ и  др. учреждений государственной архивной службы РФ. В их числе наиболее важными  считаются:

      ФЗ  от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в  Российской Федерации». Данный федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.⁷ Закон устанавливает основные понятия, полномочия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований в области архивного дела, состав Архивного фонда РФ, управление архивным делом в РФ, хранение и учет архивных документов, комплектование архивов, использование архивных документов, ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.

      Основные  правила работы архивов организаций, 2000.

      "Основные  правила работы архивов организаций"  сохранили преемственность с Правилами 1987 года, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение. "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации", также недавно вышедшими в свет (М.: Росархив, 2002) учтен фактор широкого внедрения в делопроизводство и архивное дело современных информационных технологий, и в этой связи в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива. ⁸ Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

      Основные  положения Государственной системы  документационного обеспечения  управления, но этот документ носит  рекомендательный характер и в определенной части,  устарел. Тем не менее, некоторые положения ГСДОУ сохраняют силу и в настоящее время.⁹

      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти¹⁰ разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

      Типовая инструкция устанавливает общие  требования к функционированию служб  документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.

      Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Нормативным документом, определяющим эти сроки являются перечни. С декабря 2000 г. действует  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения¹¹.

        Главное назначение перечней  состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

      Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, требуется при составлении номенклатуры дел. При проведении экспертизы ценности документов особую роль играют сроки хранения документов, которые являются важнейшим критерием отбора документов на хранение и уничтожение.

      Перечень  содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при  документировании управленческой, научно-технической  и производственной деятельности, в  большинстве организаций.

      Существуют  два вида перечней документов: с  указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни  типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

      Примерное положение о постоянно действующей  экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

      Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации.

      Действующими  являются также ряд ведомственных  перечней, разработанных в 1970-1980 годах  большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней.

      Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

      В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        ПРИНЦИПЫ ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ И КРИТЕРИИ ИХ ОЦЕНКИ

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение¹². Другой нормативный документ дает нам следующее определение экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев¹³.  В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

     Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процесс их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

     Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

     На  основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.