Экспертиза ценности документов (На примере Управления федеральной регистрационной службы по Орловской области)

Персональный  состав ЭК назначается приказом руководителя из числа квалифицированных сотрудников  структурных подразделений. Председателем  назначается один из заместетилей руководителя УФРС. В состав ЭК обязателно включается руководитель архива и начальник  организационного-контрольного отдела.

Функции ЭК:

1. ЭК организует и проводит совместно с организационно-контрольным отделом ежегодный отбор документов УФРС для дальнейшего хранения и к уничтожению.
2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свое решение об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решением об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
3. Рассматиривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
4. Рассматривает и выносит решение об утверждении:

- сводных  описей дел на документы постоянного  срока хранения;

- актов  об утрате или повреждении  документов документов постоянного  срока хранения, документов по  личному составу;

- актов  о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками  хранения;

- описей  документов по личному составу;

- графиков  подготовки и передачи документов  на хранения;

- нормативно-методических  пособий по работе с документами.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания  ЭК протоколируются. Протоколы подписываются  председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после  утверждения руководителем УФРС.

Протоколы ЭК содержащие решения об одобрении  проектов примерных и индивидуальных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных  типовыми и ведомственными перечнями  документов с указанием сроков их хранения, описей документов по личному  составу, актов на списание документов с истекшими сроками хранения, утверждаются руководителем организации  только после их рассмотрения ЭПМК управления по делам архивов Орловской  области.

Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками отдела организационного обеспечения, планирования и контроля  совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

Экспертиза  ценности документов проводится на основе критериев ценности документов, которые представляют собой систему обоснованных признаков, на основе которых определяется степень ценности. Экспертиза ценности проводится для оптимального отбора ценных документов с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение  к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

 Отбор  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится  путем полистного просмотра дел.  Не допускается отбор документов  для хранения и уничтожения  только на основании заголовков  дел. В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам  экспертизы ценности документов в УФРС составляются описи дел постоянного (Приложение 2), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

При составлении  описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.п.

В конце  описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами  и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (литерные номера и пропущенные  номера).

В актах на уничтожение включены только те дела, срок хранения которых уже истек. Акты составлены, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПМК архивного учреждения Орловской области. В актах обычно указаны дела нескольких структурных подразделений, и название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Дела постоянного срока  хранения передаются в архивный фонд Орловской области после 3 летнего  хранения в организации. При передачи дел оформляется акт приема-передачи сформированных для архивного хранения дел (Приложение 3). Дела временного срока хранения хранятся в отделе организационного обеспечения, планирования и контроля до истечения срока хранения.

После проведения анализа законодательной и нормативной базы (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,  положение о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Орловской области), на основе которой проводится экспертиза ценности, и сопоставления с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено. 

Так же были изучены документы, созданные по результатам проведения экспертизы ценности в УФРС - это описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению и акты прием-передачи сформированных дел для архивного хранения. Оформление и содежан6ие данных документов  соответствуют поставленным требованиям.

Заключение

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством  их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, которая фиксируется  в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование  информации.

Документы как источники информации неравноценны.

И именно поэтому для отбора важной и необходимой  информации для организации и  страны в целом проводят экспертизу ценности документов.

В данной работе рассмотрели проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы. И после проведения анализа законодательной и нормативной базы (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,  положение о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Орловской области), на основе которой проводится экспертиза ценности и сопоставления с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено. 

Источники и литература

Источники:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ  // СЗ РФ. 2002. № 1. 359 с.
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации» //  ИПС «Консультант Плюс».
3. Федеральный закон от 21 июля 1997 года «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» // ИПС «Консультант Плюс».
4. Положение «Об архивном фонде Российской Федерации» (утв. Указом Президента РФ от 17 мая 1994 г. №552) // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. 1994. № 12. 878 с.
5. Закон Орловской области от 18 июля 1999 года «Об архивном фонде Орловской области» // ИПС «Консультант Плюс».
6. ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). М.: Изд-во стандартов, 1998. 7с.
7. Основные правила работы архивов организаций (утв. решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). М: Росинформагротех, 2002. 152 с.
8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 6 октября 2000 г.) М: СМАРТ-Проект, 2004. 107 с.

Литература:

7. Цаплин В.В. Теоретические и практические вопросы экспертизы документов// Советские архивы. 1966. №3. С.16.
8. Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. 2000. № 4. С.8.
9. Митяев К.Г. О принципах и критериях научной экспертизы ценности документальных материалов и их применении // Исторический архив. 1958. № 3. С.5.
10. Акиньшина А.Е. Критерии и методы комплексной экспертизы ценности документов учреждений сельского хозяйства: Автореф. дис. канд. ист. наук. М., 1975. С. 4-6.
11. Теоретические исследования некоторых проблем современного архивоведения. М., 1982. Деп. в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 8. С. 197-198.
12. Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить их сроки хранения //Жилищное право. 2006. №2. С.12.
13. Философский энциклопедический словарь. М., 1989. С. 232, 730
14. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. М., 1988. С.115.
15. Экспертиза ценности документов //www.archivespro.ru/service.htm.