Хранение документов кадровой службы

     Затем проставляется начальная и последняя  дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск.

     Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных  ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в  унифицированной форме Т-6. Поскольку  ст.15 ТК РФ установлено, что продолжительность  ежегодного основного оплачиваемого  отпуска составляет 28 календарных  дней, заполнение пункта А не вызывает у менеджер по персоналу вопросов.

     Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных  дней (ст.125 ТК РФ).

     Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие  праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных  дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Несмотря на то, что при  составлении графика отпусков учитываются  не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и положения работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении  отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность  перенесения отпуска предусмотрена  самой унифицированной формой графика  отпусков.

     Информация  о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа – основания для  изменения отпускного периода. Как  правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояния здоровья, положение в семье).

     Принятое  работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении  работника. При этом оговаривается  дата предполагаемого отпуска, которая  вносится в графу 9 графика отпусков.

     Таким образом, график, составляемый не позднее  чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости  в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение  года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном  ежегодном оплачиваемом отпуске.

     Необходимо  отметить, что перенесение отпуска  может быть вызвано не только личными  обстоятельствами работника. Как указано  в ст.124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится  на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время  этого отпуска, либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска  работнику в текущем рабочем  году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника  перенесение отпуска на следующий  рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев  после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Задачи  отдела кадров при  оформлении документов по воинскому учету  и бронированию граждан:

     1. Внесение в личные карточки  граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву  на военную службу данных об  изменении семейного положения,  состава семьи, адреса места  жительства, образования, специальности  и должности. Контроль за сообщением  гражданами этих изменений в  учетный орган по месту состояния  на воинском учете. 

     2. Представление сведений в военный  комиссариат о гражданах, пребывающих  в запасе, и гражданах, подлежащих  призыву на военную службу, заявивших  об изменении состояния здоровья.

     3. Сверка данных учета личных  карточек с данными военных  билетов (удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу и отметка об этом на лицевой стороне карточки.

     4. Представление в военный комиссариат  личных карточек на граждан,  пребывающих в запасе, и граждан,  подлежащих призыву на военную  службу для сверки их с учетными  данными военного комиссариата.

     6. Представление в военные комиссариаты  именных списков на юношей, подлежащих  приписке к призывным участкам. Производить соответствующие отметки  в личных карточках (раздел 2, воинский  учет) лиц, достигших предельного  возраста пребывания в запасе.

     7. Представлять в военные комиссариаты  сведения о принятых и уволенных  гражданах, пребывающих в запасе, и гражданах подлежащих призыву  на военную службу и происшедших  изменениях в учетных данных.

     8. Оформление удостоверений и извещений  об отсрочках от призыва по  мобилизации и в военное время  на граждан, пребывающих в запасе  и подлежащих бронированию.

     9. Высылка извещений о зачислении  граждан на специальный воинский  учет в военные комиссариаты, где эти граждане состоят на  воинском учете. 

     10. Сообщение в военный комиссариаты  по месту состояния на воинском  учете граждан, о всех внесенных  изменениях и исправления в  удостоверениях об отсрочке от  призыва по мобилизации и в  военное время. 

     11. Сообщения в военкоматы по  месту состояния на воинском  учете граждан, в случае аннулирования  отсрочек от призыва по мобилизации  и в военное время. 

     12. Представление в военкомат по  месту нахождения предприятия  удостоверений об отсрочках от  призыва по мобилизации и в  военное время для внесения  исправлений при перемещении  граждан внутри предприятия на  другие должности при изменении  раздела и пункта перечня (изменения  производственной квалификации, военно-учетных  признаков, дающих право на  бронирование)

     13. Представление в военный комиссариат  для уничтожения и списания  с лицевого счета испорченных  бланков специального учета и  удостоверений об отсрочке от  призыва на граждан, утративших  право на отсрочку.

     14. Представление отчет о наличии  работающих и забронированных  граждан.

     15. Представлять сведения в военкомат  о ходе реализации нужд и  запросов воинов-интернационалистов. Чернобыльцев, работающих на данном  предприятии. Менеджер по персоналу  является ответственным за ведение  военного учета и бронирования  работников организации, и поэтому  на него составляется должностная  инструкция.

     Под воинским учетом понимается государственная  система учета и анализа имеющихся  в стране призывных и мобилизационных  ресурсов. Функционирование системы  воинского учета обеспечивается Министерством обороны РФ, Министерством  внутренних дел РФ и органами местного самоуправления.

     Воинский  учет должен осуществляться постоянно  и охватывать все категории граждан, подлежащих воинскому учету.

1.2 Оформление пенсии

     Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

     Данная  статья предусматривает два условия, при выполнении которых возникает  право на трудовую пенсию по старости. Первое условия – достижение определенного  возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет  для женщин. Второе условие –  наличие определенной продолжительности  страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется  по нормам ст.10-13 Закона о трудовых пенсиях.

     Следует отметить, что названные условия  должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая  продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает. Размер страховой  части трудовой пенсии по старости определяется по формуле:

     где СЧ – страховая часть трудовой пенсии по старости;

     ПК  – сумма расчетного пенсионного  капитала застрахованного лица, учтенного  по состоянию на день, с которого указанному лицу назначается страховая  часть трудовой пенсии по старости;

     Т – количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии по старости, применяемого для расчета  страховой части указанной пенсии, составляющего 19 лет (228 месяцев). Для  лиц, которые не имеют требуемой  ст.7 Закона о трудовых пенсиях продолжительности  страхового стажа, а также для  лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством  предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным  законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном  пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

     Однако  социальная пенсия таким лицам назначается  только по достижении возраста 65 лет  мужчинами и 60 лет женщинами.

     Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные Законом о трудовых пенсиях, несколько отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных  пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г. В начале каждого года на всех рабочих, которые в следующем году достигают пенсионного возраста, составляется специальный список по форме. Список составляется менеджером по персоналу. В список должны быть включены все работники организации, приобретающие право на пенсию на общих основаниях. Государственные пенсии назначаются: по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, за выслугу лет, работу в районах Крайнего Севера.

     Для оформления трудовой пенсии по старости, отделу кадров нужны следующие документы  работника: заявление об установлении пенсии, копия трудовой книжки, паспорт, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, копия свидетельства о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о з/п, копия военного билета, пенсионное удостоверение, фото 3х4.

     В отдел назначения пенсии вышеперечисленные  документы можно предоставить не раньше, чем за месяц до дня рождения, т.е. исполнения 55 лет – женщинам, 60 лет – мужчинам. После того, как все документы собраны, менеджер по персоналу передает их в отдел назначения пенсии.

     Если  работник выведен на группу инвалидности, он обязательно должен явиться в  отдел кадров со справкой ВТЭК для  оформления пенсии. Родственники умершего кормильца должны явиться в отдел  кадров со свидетельством о смерти умершего, для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Работник отдела кадров обязан в течение 10 дней со дня  поступления заявления о назначении пенсии подготовить необходимые  документы: предоставление к назначению пенсии, где указывается трудовой стаж (копия трудовой книжки), справка о заработной плате.

     К заявлению о назначении пенсии по случаю потери кормильца должны быть приложены документы: свидетельство  о смерти или документ, удостоверяющий безвестное отсутствие кормильца, свидетельство о рождении лица, которому назначается пенсия, справка из домоуправления, подтверждающая родственные отношения члена семьи с умершим или пропавшим без вести кормильцем, документы, подтверждающие трудовой стаж кормильца, справка о заработной плате кормильца.

     Основным  документом, подтверждающим трудовой саж работника, является трудовая книжка. Помимо трудовой книжки подтверждение  о стаже принимаются справки  о стаже работы.

1.3 Оформление документов при увольнении

     Заявление об увольнение работник пишет за две  недели до предполагаемого срока  увольнения с работы. В заявлении  указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (Приложение №13). В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

     На  основании оформляемого приказа  делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

     На  основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и  причина увольнения, дата и номер  приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.