Формуляр документа XVIII века

     ¹⁰ Емышева Е. М. Генеральный регламент - начало законодательного регулирования системы организации управления и делопроизводства // Делопроизводство № 1 2003, с. 68

     ¹¹ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. XX, № 14392 

     19

     В «Учреждении для управления губерний»  можно выделить три части, которые, в свою очередь, делятся на главы. Как и Генеральный регламент, «Учреждения для управления губерний» (далее «Учреждения») - документ, с  помощью которого проводилась реформа  учреждений, в данном случае - не центральных, а местных. Основная часть «Учреждений» посвящена описанию структуры местного аппарата управления, определению его  состава и распределению между  образовавшимися учреждениями функций. Данным законодательным актом была закреплена как иерархия местных  учреждений, так и иерархия документации, циркулирующей между ними. То есть, в данном документе были описаны  документопотоки и определены виды документов, посредством которых  реализовывались административные функции учреждений. «Власть» обменивалась с «местами» документами строго определенного вида. В этом выражалось стремление к единообразию в документировании данного периода. По «Учреждению» порядок  решения дел был преимущественно  коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения; рассматривалось  на заседании присутствия; после  чего издавалась распорядительная документация.

     До 1720 года (до издания Генерального регламента) был принят ряд законодательных  актов, которые имеют немалое  значение в становлении формуляра  управленческого документа. Именной  указ «О писании всяких судных дел  на гербовой бумаге в тетрадях только в поместном приказе, а в прочих приказах на столбцах; о цене гербовой бумаги продажной и к присылке вырученных за оную денег в оружейную  палату»¹² от 2 июля 1700 года, который был принят в развитие предшествующего указа 1699 года. Данный указ состоит из двух частей - доклада и распоряжения императора. В докладе даны предложения по применению на практике гербовой бумаги.

      ¹² ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 1803 

     20

     Причинами введения данного вида бумаги и для  документов, прежде всего, были доход  в казну и «укрепление крепостей»¹³. В зависимости от размера герба, размещающегося на листе бумаги, выделяли три вида бумаги для документов:

     Первый  вид - «важная и лавочная, дворовая на людей крепости и сделочные, записи, заемные кабалы в больших деньгах, которые в пятьдесят и более  рублей, под большим клеймом», то есть большой герб по размеру;

     Второй  вид - со средним размером герба, на которой оформлялись крепости (менее  пятидесяти рублей), челобитные мировые  на площади;

     Третий  вид - с нанесением малого размера  герба, на которой оформлялись челобитные, сказки.

     Дальнейшее  развитие внедрения тетрадных форм дел нашло отражение в Именном  указе Сибирскому Приказу «О писании  всяких дел в листы и в тетради, а не на столбцах, и о хранении приказных дел»¹⁴ от 11 декабря 1700 года, в соответствии с которым все дела (челобитные, доклады, приказанья, жалованные грамоты, сказки, допросы) предписывалось «писать в тетради десетевые, а не в столбцы, также и во всех Сибирских городах». Внедрение данной формы было обусловлено тем, что столбцовые дела порой достигали огромных размеров, при хранении которых возникали проблемы.

     Также предполагалось, что использование  тетрадей экономило бы затраты бумаги. В связи с тем, что на имя  императора подавалось огромное количество челобитных, в указе от 2 февраля 1700 года

     ¹³ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 1803

     ¹⁴ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 2034 

     21

     «О  неподаче просьб мимо присутствующих мест Государю, кроме важных государственных дел»¹⁵ законодательно закреплялся порядок рассмотрения челобитных, которые должны были рассматриваться судьями; если же дела были особой важности, то их посылали непосредственно на имя императора. В указе было закреплено, что несоблюдение данного предписания влекло за собой наказание.

     Регистрация документов была введена законодательно еще задолго до принятия Генерального регламента Именным указом от 25 января 1705 года, объявленным Ближней канцелярии «О заведении в Ближней канцелярии записной книги для внесения всех Высочайших указов, документов присутственным местам»¹⁶. В указе «Об учреждении Правительствующего Сената…» отсутствуют рекомендации по документированию деятельности данного органа, а перечисляются должности и рекомендованные лица на данные должности. В развитие данного законодательного акта 27 апреля 1722 года издается Именной указ «О должности сената», в котором четко определялась структура и должностной состав Сената, а также специфика его деятельности. Немаловажную роль сыграл принятый 20 апреля 1720 года «Наказ Земским Дьякам или Секретарям об исправлении им должности». В данном наказе определены должностные обязанности земских дьяков (секретарей), законодательно закреплено наличие данной штатной единицы в каждой земской канцелярии. Земские дьяки занимались работой с челобитными, то есть их приемом, предварительным рассмотрением, подготовкой докладов по челобитным руководству.

     ¹⁵ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 1748

     ¹⁶ ПЗС Российской империи. Собрание первое. Т. IV, № 2103 
 

     22

     3. Из истории профессии

     Документ  появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся  систем управления. Именно использование  письменности, как средства коммуникации в системе управления, характеризует  уровень культуры общества. И сразу  же составление и оформление документа  становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ нужно было, как минимум знать  грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность  была доступна лишь очень незначительному  проценту населения. Однако для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и, следовательно, должен быть официально оформлен по принятым в тот период правилам, что придавало  ему юридическую силу.

     Истоки  профессии документоведа можно  отнести к древнему Египту, где  зарождается профессия писца - составителя  и переписчика документа. Она  была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало  много труда. Чтобы стать писцом надо было прилежно и долго учиться. До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки с изображением писцов древнего Египта. В каждой стране есть свои особенности формирования этой специальности. От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные  документы. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы  от их имени. Это были дети привилегированных  сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились на должности печатника - хранителя  княжеской печати, так как оформление важнейших документов сопровождалось накладыванием печати. Кроме того, документы часто составляли церковные  дьяки и псаломники. Дьяками назывались лица,  

     23

     занимавшиеся  составлением, оформлением и хранением  документов. Складывались и укреплялись  определенные традиции составления  различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части  документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры  отдельных видов документов и  формы их засвидетельствования - «приписи», «скрепы», печати. Все это дьяки  должны хорошо знать.

     Делопроизводство, как технология управления, появляется с момента оформления управления в специальный государственный  аппарат. Фактически делопроизводство - зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок решения вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского централизованного  государства складывалась система  органов управления: боярская дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соответствующие документационные потоки: от вышестоящих к нижестоящим  и наоборот, переписка между равными. Вся деятельность этих органов требует  постоянного документирования и  обмена информацией. Для ведения  документации нужен специальный  штат «приказных людей» - дьяков и подьячих, основным занятием которых становится ведение делопроизводства. Таким  образом, можно сделать вывод, что  к концу XVII века работа с документами  в аппарате управления сосредоточилась  в руках особы группы служилых людей - дьяков и подьячих. Кардинальные изменения в развитие специальности  внес XVIII век, и связаны они с  изменением государственного управления. В начале XVIII века проводятся реформы  Петра I. Важнейшей из них была реформа  государственного учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Нужно  было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный  аппарат работать по-новому, значительно  более оперативно и с большими

     24

результатами. Основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной  России и штат работников канцелярий, стал «Генеральный регламент, или Устав, по которому Государственные коллегии також и всех оных принадлежащие  к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении  своего чина, подданейше поступать  имеют» от 28 февраля 1720 года. В Генеральном  регламенте перечислены созданные  к этому году коллегии, служба в  которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно  расписан весь порядок работы, должностной  состав. Еще один документ XVIII века важен  для понимания профессии и  места службы делопроизводства и  ее работников в системе государственных  учреждений. 24 января 1722 года был введен «Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в  каком классе чины…» - законодательный  акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность  службы делилась на четырнадцать ступеней - классов. «Чины давались за службу в порядке постепенности и  как бы обозначали степень деловой  подготовки служащих и пригодность  к занятию определенных должностей». Начиная с XVIII века эволюция «Табеля» шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии.

     25

     4. Заключение

     XVIII век приносит крупные перемены  в сферу управления. Этот век  активизирует подъем экономики  и развитие общества. Для процветания  нужно устанавливать и поддерживать  связи, ведя активную переписку.  Государство растет, расширяется.  Петр I, побывав за границей, внедряет  зарубежный опыт построения и  работы госаппарата в России. Новые органы власти и управления  должны работать более оперативно, и, следовательно, увеличивается  поток документов, фиксирующих и  отражающих их деятельность. Выделяются  специальные структурные подразделения,  регулирующие документопотоки - канцелярии. Процесс документирования  и работы с документами начинает  законодательно регулироваться, и  первым таким документом считается  Генеральный регламент 1720 года, который  определил структуру, принципы  деятельности коллегий и форму  составления протокола; упорядочил  документный поток. До появления  Генерального регламента следует  отметить, что сборники образцов  документов (письмовники) представляют  собой обширную и разнообразную  совокупность источников по истории  русского делопроизводства, содержащих  сведения не только о видах  и разновидностях документов, их  форме, особенностях составления  и оформления, но и гораздо  более широкий круг сведений  о законодательной регламентации  деятельности различных учреждений, процедуре рассмотрения и исполнения  дел, системе документооборота  учреждений. Еще одним типом документов, регламентирующих деятельность  учреждений и делопроизводства  в них, являлись наказы (или  инструкции) воеводам и губернаторам, камерирерам, рентмейстерам и  казначеям, которые установили  порядок административной деятельности  новых должностей. В наказах были  определены виды документов, связанные  с учетом податей, и порядок  их оформления.  

     26

     Фактически  можно говорить о разработке системы  учетной документации по сбору податей.

     В процессе становления и укрепления централизованного государства  складывается единая система центральных  и местных учреждений, выполнявших  административные, военные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы были связаны с высшим государственным  органом и между собой. Они  постоянно обменивались документами. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению, но и работе с ними. Таким образом, с развитием общества постоянно  усложняется процесс управления, и приходиться решать все более  сложные комплексы взаимоувязанных  задач. Их решение основывается на информации, носителем которой выступает  документ. С усложнением процесса управления усложняются и задачи служб, работающих с документами, и  все большие требования предъявляются  к лицам, занимающимися этим трудом.