Документирование

Акты и описи  представляются на рассмотрение соответствующей  экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии ЦЭПК). 
 

Экспертиза ценности документов  

При упорядочении документов организации наиболее сложным  является комплекс работ по определению  состава документов, подлежащих приему в архив. Состав документов архивного фонда организации определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности. 

Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование архивного фонда организации. 

Задачами экспертизы ценности документов являются: 

-    определение  состава документов организаций,  которые содержат ценную информацию  и подлежат отбору и передаче  в архивы организации, а затем  государственные архивы на постоянное  хранение; 

-    определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода; 

-    выделение  к уничтожению документов организации  с истекшими сроками хранения. 

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики. 

Главным принципом  при отборе документов является всестороннее и полное отражение деятельности фондообразователя - источника комплектования государственных архивов 

При проведении экспертизы ценности документов и отборе их на постоянное хранение необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документа. 

Одним из  критерием  происхождения  является  функционально-целевое  значение организации, в результате деятельности которой созданы документы, ее статус (органы законодательной  и исполнительной власти, другие государственные  и негосударственные организации, общественные объединения и др.). Ценность документов определяется с учетом, как особой роли организации, так и ее типового характера в системе органов власти и управления, в промышленности, науке и культуре, значимостью выполняемых ею функций. 

При проведении экспертизы необходимо обратить особое внимание на документы, относящиеся  к начальному этапу развития организации, когда закладывались основы ее деятельности, и документирование было минимальным. Также тщательного отбора требуют  документы периода реорганизации (с изменением функций), ликвидации организации, так как в эти периоды часто происходит утрата документов. Следует внимательно подходить к отбору документов территориальных органов организации, если они включаются в единый фонд, которые позволяют всесторонне отразить деятельность организации. 

К критериям  содержания документа относится  значимость информации документа,  его уникальность, типичность документа. Наибольшую ценность среди документов, образующихся в деятельности организации, имеют документы, отражающие основную деятельность организации в целом и ее структурных подразделений (вопросы организации работы, планирование и отчетность, основные направления деятельности, контроль и др.). Другая группа документов имеет вспомогательный характер, большую часть которой составляет первичные бухгалтерские документы, документы по вопросам снабжения организации, бытовым и административно-хозяйственным вопросам. 

При проведении экспертизы необходимо также учитывать  значимость события, отраженного в документах организации. 

. На постоянное  хранение отбираются документы,  в которых информация представлена  в наиболее обобщенном виде, например, сводные доклады, отчеты, справки,  основанные на первичных документах. Однако при отсутствии подобных  материалов на хранение могут оставляться первичные документы, например, отчеты, справки, информации структурных подразделений. Кроме того, на хранение оставляются первичные (поглощенные) документы, если в них содержаться конкретные сведения, которые могут представлять интерес при изучении освещаемого вопроса и не находят достаточного отражения в сводных документах. Конкретный вид документа предполагает определенный уровень содержащейся в нем информации, так наибольший интерес представляют распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и др.), протоколы коллегиальных органов, перспективные планы и программы, сводные отчеты и аналитические справки и др. 

С целью всестороннего  и полного отражения деятельности организации при формировании ее архивного фонда необходимо комплексное применение критериев экспертизы ценности документов.