Документационное обеспечение управления библиотекой

     Инструкция  по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.

     В целях сокращения количества применяемых  форм документов министерства и ведомства разрабатывают табели документов, необходимых для реализации функций и задач, организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

     Проект  управленческого документа должен быть согласован с 
исполнителями (автором текста), руководителями структурных подразделений или организаций.

     Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц (4, с. 17).

     Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

     Документы, составленные комиссией, подписывают  все члены комиссии. 

     Решения (постановления) коллегиальных органов  подписываются председателем и секретарем. Распоряжения (постановления), издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном порядке, имеют одну подпись.

     Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

     Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и  др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

     Протокол  подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

     Доклады, докладные записки, справки и  другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. 

     2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов

     Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

     Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники (4, с. 19).

     К основным принципам унификации относятся:

     - построение формуляра-образца для организационно-распорядительной документации (ОРД), а на его основе – установление состава реквизитов для данной системы документации, 
конкретного документа и т.д.;

     - единообразное оформление документов в пределах системы сопоставимости их отдельных элементов.

     Это достигается максимальной типизацией и трафаретизацией текстов, выработкой единых требований к системе ОРД  и унификацией расположения реквизитов на документе. Устанавливаются единые требования к оформлению ОРД.

     Стандартизация  документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:  государственные стандарты (ГОСТ);  отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ). 

           В стандартах установлены общие требования к документам, предусматривающие единый порядок построения, оформления и заполнения форм документов, сведя к минимуму их варианты, размеры и состав реквизитов. 
 
 
 
 

   2.3. Правила оформления управленческих документов

     Документы должны, как правило, оформляться  на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

     ГОСТом  установлены два основных вида служебных бланков в зависимости от состава реквизитов в них: бланк для писем и общий бланк (для всех остальных ОРД). При необходимости может использоваться бланк для конкретного вида документа. Бланки документов изготавливаются в основном на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются также бланки форматов A3 и А6 (4, с. 20).

     Особое  выделение письма как вида документа  и разработка спе циального бланка для писем связаны со спецификой письма, пред назначенного для отправки в другие учреждения и организации и содержащие в связи с этим адресные данные организации-отправителя. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют, адресной информации в составе бланка.

     В бланк для писем входят реквизиты: «Государственный герб РФ» или герб субъекта РФ (города РФ), «Эмблема организации» (при наличии), код по ОКПО (общегосударственный классификатор предприятий и организаций), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный налоговый номер (ИНН), «Наименование организации», «Справочные данные об организации» (индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (факса), номер телефона, номер счета в банке), «Дата», «Регистрационный номер», «Ссылка на номер и дату документа».

     В общий бланк входят реквизиты: «Государственный герб РФ» (субъекта РФ, города), «Эмблема организации», «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата», «Регистрационный номер».

     Наименование  организации (полное, сокращенное или  аббревиатурное), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

     Наименование  структурного подразделения допускается  наряду 
с типографским печатать машинописным способом, на бланках организации используется товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. 

     Бланки  каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. При этом бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяются в тех случаях, когда наименование организации и вышестоящего органа, которому она подчинена, содержит большое количество печатных знаков. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.       

     Бланки  документов должны иметь поля не менее (в мм): левое – 20, верхнее –20, правое – 10 и нижнее –20.

     Управленческие  документы, кроме писем, направляемых в вышестоящие организации, могут печататься на обороте листа. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге, светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать с помощью средств оперативной полиграфии . При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

     Требования  к документам, изготавливаемым с  помощью печатных устройств, касаются в основном расположения печатного мате 
риала. Текст документов на бланке формата А4 печатают через пол 
тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один 
межстрочный интервал. Текст документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных 
интервала.

     Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1, 5—2 межстрочными интервалами. Реквизиты документов отделяют друг от друга 2—3 межстрочными интервалами. Основной текст документов, адресованных в правительственные органы, может печататься через один межстрочный интервал.

     Название  вида документа печатают прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

     Максимальная  длина строки с многострочными реквизитами – 
28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), 
его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. 

     При оформлении документов на двух и более  страницах вторая 
и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера 
страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля арабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания. 
Допускается печатать документы на лицевой и оборотной сторонах 
документа. 

     Действующим ГОСТ Р6.30—2003 на организационно-распорядительную документацию предусмотрено 30 реквизитов. Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей регламентированы (4, с. 22).

   2.4. Требования к содержанию, структуре и стилю изложения управленческих документов

     Содержание  и структура текста управленческих документов в значительной мере зависят от его функционального назначения, но, тем не менее, являются в основном однородными, устоявшимися и регламентируются соответствующими разделами Методических указаний по унификации текстов. Так, типовая структура большинства управленческих документов определяется наличием следующих компонентов: обращение к адресату; вводная часть (или введение), которая в небольших по содержанию документах может отсутствовать либо объединяться со следующей частью текста; констатирующая часть; заключительная часть, или заключение; предложения и выводы.

     Тексты  сложных и объемных управленческих документов делятся на части, разделы, главы, пункты и подпункты.

     Каждый  раздел документа должен иметь заголовок, нумерация пункта должна быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты – арабскими цифрами, а подпункты – строчными буквами российского алфавита.

     Составление текста управленческого документа должно начинаться с изложения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях — и соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной переписки, уже имеющихся в распоряжении разработчика.

     При этом следует помнить, что служебные  документы составляются от имени юридического лица – организации (предприятия, учреждения). 

     При составлении текста управленческого  документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность их использования, способствующих последующему своевременному исполнению и эффективному воздействию документа на ситуацию (4, с. 24).

     Текст управленческого документа следует излагать в официально-деловом стиле.   

3.Документационное обеспечение управления библиотекой 

3.1. Организационно правовая  система документов

     Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов (ОПД), содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия. К ОПД относятся:  устав библиотеки;  положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах;  регламенты работы персонала;  штатное расписание;  инструкции по отдельным видам деятельности (3, с. 148).

     Основная  цель разработки ОПД – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки. С точки зрения срока действия ОПД относятся к бессрочным документам и действуют до их отмены или утверждения новых.