Деловая документация. Правила оформления

 

Контрольная работа

по делопроизводству по теме:

«Деловая документация. Правила  оформления»

 

Выполнила: студентка группы № 

Павлова Марина Сергеевна

Проверил: преподаватель

 

 

РАЗДЕЛ 1. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

 

Документ – это материальный носитель информации о событиях и  явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Требования к оформлению документа:

1. Каждый лист документа  должен иметь поля: левое –  30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

2. Текст документа печатается 14 шрифтом Times New Roman (включая заголовок текста), через одинарный межстрочный интервал, за исключением писем, которые адресованы в Министерства, они печатаются  только 15 шрифтом.

3. Реквизиты документа  отделяют друг от друга полуторным  межстрочным интервалом.

4. Элементы даты указываются  арабскими цифрами в одной  строке: 08.04.2012

В конце даты буква «г»  не ставится. При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа: 08 мая 2010 г.

5. Документы адресуют  организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным  лицам. В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Если документ направляется руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляется  в дательном падеже.

6. Реквизит «Гриф утверждения»  располагается в правом верхнем  углу документа, состоит из  слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования  должности, личной подписи, ее  расшифровки и даты.

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит  из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

7. Документы, оформленные  на бланках или стандартных  листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформленных на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

8. Если документ имеет  приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений  оформляют по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в документе, то их наименования необходимо перечислить с указанием  количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров:

Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

                     2. справка о подготовке детских лечебных учреждений к 

                        зимнему сезону на 7 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается  другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от

                        01.08.2009 № 1-25  и приложение к  нему, всего на 3 л. в 1 экз.

9. Реквизит «Подпись»  располагают после текста и  отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из  наименования должности лица, подписавшего  документ, личной подписи и ее  расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы  печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

При подписании документа  несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемым должностям.

Пример:

Директор завода                             Подпись              Г.Н.Петров

Главный бухгалтер                         Подпись              А.В.Сидоров

При подписании документа  несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются  на одном уровне.

Пример:

Министр образования                                                 Министр финансов

Республики Беларусь                                                   Республики Беларусь

Подпись А.К.Радьков                                                  Подпись А.З.Муравцев

10. Реквизит «Виза» включает  в себя наименование должности  лица, визирующего документ, его  собственноручную подпись, расшифровку  подписи и дату.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Федоров

24.03.2010

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой  стороне последнего листа первого  экземпляра документа слева. При  необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под  другой в порядке визирования!  Обязательно должна быть в документе  виза составителя и юрисконсульта, остальные визы проставляются непосредственно  должностными лицами, о которых идет речь в документе (приказе, распоряжении). Само слово «Виза» или «Визируют» не печатается!

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен         Подпись   О.Н.Петров

                                                                                          10.07.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности  работника.

Пример:

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров                     Подпись   В.И.Гришина

         20.07.2005 
Экономист планового отдела              Подпись   А.С.Маслова

         21.07.2005 
Менеджер отдела рекламы                  Подпись           С.Н.Рязанов

                                                                                                    22.07.2005

11. Отметка об исполнителе  располагаете на лицевой стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу, печатается  отметка 9 шрифтом Times New Roman и включает в себя фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Пример:

Зайцев 255 00 72

Фамилия и телефон исполнителя  должны присутствовать во всех документах.

 

 

Раздел 2. ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКА ДОКУМЕНТА

 

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа  и местом, отведенным для переменной информации.

Использование бланков снижает  затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных  ошибок при его составлении и  оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование  бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно  оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

На бланках изготавливается  только первая страница документа, для  изготовления последующих страниц  используются стандартные чистые листы  бумаги.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее  и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных  отметок на бланке (в виде уголков  и линий) не обязательно.

Стандартом установлены  следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

- бланк для письма;

- общий бланк для других  видов организационно-распорядительных документов.

Первый из указанных выше бланков используется исключительно  для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем  и др.).

На общих бланках оформляются  распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и  организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки  и др.).

Правила оформления реквизитов бланков.

Изображение Государственного герба РБ на бланке помещают в центре верхнего поля бланка. Согласно СТБ 6.38-2004 в диаметре изображение Государственного герба должно иметь не более 17 мм.

Право использования гербовых бланков организациями Республики Беларусь, а также образцы гербовых бланков установлены Указом № 357.

Реквизит «эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)»  представляет собой изображение  на бланке графического символа. Исходя из действующего законодательства страны под товарным знаком (знаком обслуживания) понимается изображение графического символа организации, учреждения или  предприятия, зарегистрированное в  установленном порядке (ст.1 Закона РБ от 05.02.1993 № 2181-XII «О товарных знаках и знаках обслуживания»). Под эмблемой понимается изображение графического символа общественного объединения, политической партии, также зарегистрированное в установленном порядке.

В организациях государственной  формы собственности, которые обязаны  помещать на бланки изображение Государственного герба, товарный знак (знак обслуживания) располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита «наименование организации». В негосударственных организациях, общественных объединениях этот реквизит располагается на верхнем поле документа, где на бланках государственных организаций помещается изображение Государственного герба.

Наименование вышестоящей  организации, наименование организации, а также наименование (при необходимости) ее структурного подразделения должны быть официально закреплены в соответствующих  правовых актах (уставе организации  или положении о ней). Вместе с  тем на бланке должно указываться  как полное (включая наименование организационно-правовой формы организации), так и сокращенное наименование организации. Сокращенное официальное  наименование организации допускается  заключать в скобки.

Реквизит «название вида документа» наносится только на специальных  бланках для конкретных видов  документов. В бланках для писем  этот реквизит отсутствует вовсе, а  при изготовлении общего бланка для  него оставляется свободное место, которое заполняется в зависимости  от того, какой документ готовится. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами), например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа  дублируется на каждом из государственных  языков (например, ЗАГАД - ПРИКАЗ).

Почтовый адрес отправителя  указывается на бланке для письма в соответствии с главой 13 действующих Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111: вначале указывается название улицы, номер дома, корпуса и т.д., затем - почтовый индекс и город.

Коммуникационные данные включают в себя телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты, код  автоматической междугородной телефонной связи и др. При оформлении коммуникационных данных на бланке следует указывать  справочный номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и  т.п.). Коммерческие данные должны отражать все сведения, необходимые для  выполнения расчетно-денежных операций (номер расчетного счета, наименование банка и др.), например: р/с № 3620223650031 в ОАО «Белинвестбанк», код 739.

Организация самостоятельно определяет, какие коммуникационные и коммерческие данные поместить  на бланк для письма.

Ограничительные отметки  для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков  или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки  для фальцовки и пробивки отверстий  дыроколами.

 

Раздел 3. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1 Оформление приказа

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Обязательно приказ должен иметь заголовок, который печатается сначала строки, без отступов, без  кавычек и подчеркиваний, таким  же шрифтом, что и текст. Точка  в конце заголовка не ставится.

Как правило, текст документа  состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие  основанием для издания документа. Текст констатирующей части документа  начинается, как правило, со слов: с  целью, для, в связи.