Архивация документов

Архивный фонд Российской Федерации  делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части  архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Вот эти архивы:

1. Государственный архив РФ;

2. Российский государственный архив древних актов;

3. Российский государственный архив экономики;

4. Российский государственный исторический архив;

5. Российский государственный военно-исторический архив;

6. Российский государственный военный архив;

7. Российский государственный архив военно-морского флота;

8. Российский государственный архив научно-технической документации;

9. Российский государственный архив социально-политической истории;

10. Российский государственный архив новейшей истории;

11. Российский государственный архив литературы и искусства;

12. Российский государственный архив Дальнего Востока;

13. Российский государственный архив кинофотодокументов;

14. Российский государственный архив фонодокументов.

Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

— архив организации;

— центральный архив;

— центральный отраслевой архив;

— объединенный ведомственный архив;

— объединенный межведомственный архив.

Негосударственную часть Архивного  фонда РФ составляют архивные фонды  и архивные документы, находящиеся  в собственности:

1. государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

2. негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

3. физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

В соответствии с третьим признаком  организации документов Архивного  фонда РФ существуют три формы  хранения документов:

Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в  создаваемых ими архивах в  течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в  учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений. Временное хранение - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником  документов и архивом, музеем и библиотекой  с сохранением за собственником  права распоряжаться архивными  документами.

 

 

 Современное законодательство  в области архивного дела

 

Архивы в силу свойства аутентичности  сконцентрированных в них документов обязаны удовлетворять социальные запросы общества, отвечая на его  потребности в исторической памяти. При этом, к сожалению, общество слабо осознает значение архивов. Документ и архивы малопонятны обывателю и власть предержащим. У большинства граждан с советских времен сохранилось отношение к архивам как к воплощению гигантской бюрократической машины, отравлявшей жизнь на всех ее этапах. Это и неудивительно - ведь в советские времена даже не существовало законов, посвященных архивному делу. Эта ситуация изменилась только на переломе эпох: в июле 1993 года были приняты Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах №5341-I, а в 1994 году утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

Так исторически сложилось, что  почти сразу после этого изменилась вся система гражданского законодательства России. Осенью 1993 года произошли известные  события, за которыми в декабре последовало  принятие нового основного закона страны - Конституции. Вскоре был принят новый  Гражданский Кодекс. В 1995 году в рамках реализации новой Конституции появился Федеральный Закон № 154-ФЗ «Об  общих принципах организации  местного самоуправления в Российской Федерации». Согласно Конституции, муниципальная  власть не входит с систему органов  государственной власти.

Но архивное дело представляет собой  сферу совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов: муниципальные образования имеют свои архивы, и естественно возникла необходимость урегулирования вопросов хранения ими документов. В Основах законодательства такие вопросы не могли быть урегулированы по понятным причинам.

Государственная политика реализуется  через нормативные акты, и принятие федеральных законов является важнейшей  частью государственной политики в  соответствующих сферах. Принятие в 2004 году Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» ознаменовало собой новый этап развития российского  общества. Одной из особенностей нового Федерального Закона является форма  документа. В законе детально проработаны  вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три  самостоятельных раздела: «Хранение  и учет архивных документов», «Комплектование  архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и  их использование». Новый закон более  чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными  документами по сравнению с Основами законодательства.

Вторая отличительная особенность - сфера применения нового закона. Ранее  действовали Основы законодательства об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах, название нового Федерального закона - «Об архивном деле в Российской Федерации». В полном объеме новый  закон в части, касающейся муниципальных  архивов, вступит в силу с 1 января 2006 года.

Закон четко соответствует международным  договорным обязательствам России и ее федеральным законам, в частности в том, что касается вывоза и ввоза архивных документов за пределы государства. Новый закон приведен в строгое соответствие с Законом Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804 - I «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Во всем, что касается вопросов перемещенных культурных ценностей, в том числе перемещенных архивов, новый закон приведен в строгое соответствие с Федеральным законом от 15.04.1998 № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации», потому что ранее так называемые трофейные ценности, которых у нас немало в архивах, выпадали из правового регулирования в прежнем архивном законодательстве.

Часть 3 ст. 26 Федерального закона «Об  архивном деле в Российской Федерации» гласит: «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Это все, что связано с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями жертвам репрессий, узникам нацистских лагерей и т.п. Когда эти люди ищут защиты своих прав, такие справки им выдаются бесплатно.

В контексте раскрытия темы реферата целесообразным является рассмотрение вопросов управления архивным делом  в соответствии с принятым законом.

Вопросы управления архивным делом  в Российской Федерации регламентируются третьей главой структура, которой  выглядит следующим образом:

1. Создание архивов.

2. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

3. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела.

4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Однако данный закон не решил  всех проблем, которые имеют место  в архивном деле. Основные из данных проблем представлены на рисунке 2. Охарактеризуем каждую из них.

Сегодня совершенно необходима кропотливая  работа приведения существующей нормативно-правовой базы субъектов Российской Федерации  в соответствие с Федеральным  Законом «Об архивном деле». Проблема заключается в том, что некоторые  субъекты федерации имеют собственные  законы, которые до сих пор не приведены в строгое соответствие с нормами Федерального законодательства. К ним относятся законы таких  регионов как Татарстан, Башкортостан, Удмуртия, Новосибирская и Московская области, город Москва.

 

Архивирование документов

 

Архивирование документов сводится для  любого юридического лица к выполнению следующих основных задач, стоящих  перед любым архивом:

 

1.Обеспечение сохранности и  режима хранения документов.

 

2.Комплектование архива документами. 

 

3.Создание научно-справочного и  учетного аппарата к документам  архива.

 

4.Создание условий, обеспечивающих  оперативное использование документов  архива.

 

Эти задачи подразделяются на ряд  функций, которые должны найти отражение  в любом Положении об архиве. В  разделе 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.  В небольших организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей сотрудника, отвечающего за архивирование документов организации. Существуют расчеты, проведенные на основе анализа затрат времени на все виды архивирование документов и существующих норм. Они показывают, что имеется «критическая масса» документов, по достижении которой необходимо вводить штатную должность архивиста отвечающего за архивирование документов. Она составляет пять тысяч дел.

 

Раздел 2 Положения об архиве –  «Состав документов архива». Архив  любого юридического лица обязан хранить  только делопроизводственные документы, образовавшиеся в деятельности организации, а именно – документы постоянного  хранения, документы по личному составу,  документы временного срока хранения. В ряде случаев помещение архива  используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков  и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

 

Раздел 3 Положения – «Задачи  и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение  сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что  архив и его работники несут  ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных  подразделениях, архив ответственности  не несет.

 

Существуют совершенно четкие и  нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы  по  архивированию документов организации.

 

1.Каждая учетная единица (дело, документ) должна поступать в  архив только в соответствии  с описью или другим учетным  документом, фиксирующим ее поступление  в архив. 

 

2.Каждая учетная единица (как  правило, дело) должна по своему  составу и оформлению соответствовать  требованиям основных нормативно-методических  документов, регламентирующих архивирование  документов организации – утвержденных руководством инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

 

3.Каждое структурное подразделение  обязано в установленном порядке  передавать в архив комплекс  документов, определяемых номенклатурой  дел на данный год. В случае  отсутствия тех или иных документов, структурное подразделение должно  дать исчерпывающие объяснения  об отсутствии или незаведении соответствующих дел.

 

4.В случае непередачи на хранение структурным подразделением дел, обозначенных в номенклатуре, архив обязан подать необходимые сведения руководству организации.

 

Архивация документов

 

Архивация (или архивирование) документов - процесс, который современные руководители и бухгалтеры понимают крайне неоднозначно. Сталкиваясь с проблемами, связанными с хранением, обработкой и систематизацией  своих материалов, организации зачастую слабо представляют те услуги, которые  они намереваются заказать. Так что  же такое архивация и в каких случаях она нужна?