Аналіз інформаційних потоків організації

     Якість  управління визначають такі фактори:

• правильний вибір мети і шляхів її досягнення;
• раціональний розподіл завдань між підсистемами об’єкту управління;
• повне і своєчасне інформаційне забезпечення управлінських рішень;
• своєчасне і повне вирішення задач обліку, звітності, оплати праці.

     Таким чином, немаловажним чинником успішної діяльності організації стає інформаційна система менеджменту, яка б взяла на себе інформаційну підтримку процесів управління. Інформаційну систему менеджменту (ІСМ - Management Information System) розглядають, як складову частину системи управління, яка включає збір, аналіз і обробку існуючої чи створення нової інформації з можливим використанням найсучасніших досягнень в галузі інформаційних технологій [9, c. 147].

     Основними задачами інформаційної системи  менеджменту є:

• відображення на інформаційній моделі об’єкта управління і його функціонування. З цією метою необхідно здійснювати збирання і обробку інформації про об’єкт, нормативно-довідкову інформацію;
• організація раціонального внутрішнього і зовнішнього документообігу;
• підвищення якості управління: повне і своєчасне інформаційне забезпечення, підготовка рішень, вирішення управлінських задач, зберігання проміжної і вихідної інформації;
• підвищення продуктивності праці осіб, які приймають рішення, та інших працівників управлінського апарату, звільнення їх від завантаження рутинною роботою;
• вдосконалення методів і засобів управління, розв’язок нових управлінських задач, особливо задач оптимізації, ускладнення алгоритмів прийняття рішень, вибіркове інформаційне забезпечення керівників;
• стабілізація чисельності управлінського персоналу при зростанні якості управління;
• виконання ролі первинної інформаційної ланки і джерела інформації, доступної для машинної обробки [6, c. 232].

     Зараз йде мова про впровадження нових  інформаційних технологій і інтелектуалізацію  інформаційної системи менеджменту, про комплексне вирішення задач управління і автоматизації роботи службовців, про безпаперову технологію руху інформаційних протоків в системі управління. Це обумовлює фундаментальну перебудову структури, інформаційних потоків і управлінських технологій в напрямку її оптимізації і підвищення рівня і масштабу автоматизації.

     Зростання продуктивності праці і зниження собівартості забезпечується не тільки обсягами капіталовкладень в розвиток інформаційної системи менеджменту, але і її структурою. Капіталовкладення потрібні не лише для технічного та програмного забезпечення, але й для перепідготовки кадрів, удосконалення організації управління.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ  2

Проектування  інформаційних систем в організації

     2.1. Етапи аналізу інформаційних потоків

 
 

       Перед початком проектування  інформаційної системи менеджменту  потрібно сформулювати етапи  формування інформаційного процесу,  який полягає в проведенні  наступних заходів:

1. Встановлення потреби в інформації. Потреби в інформації випливають з необхідності вирішення проблем прийняття рішення. Точнішому плануванню і пов’язаному з ним кращому рішенню (яке відображається у вигляді більших прибутків) протистоять витрати на придбання інформації, тому що керівництво повинно використовувати для виявлення потреб в інформації різні персональні та речові засоби (наприклад, витрати на отримання інформації, витрати на утримання персоналу, витрати на утримання приміщень для архівів, телефонні витрати та інші). З позиції виникнення витрат будь-яке дослідження стає економічною проблемою. Щоб вирішити цю проблему потрібно визначити теоретично, яку точність планування завдяки додатковій інформації можна досягти при умові, що додаткові прибутки, отримані внаслідок покращення планування, були більшими, ніж додаткові витрати на отримання інформації. При визначенні оптимальних обсягів інформації органи планування повинні поступово збирати інформацію, покращувати інформаційну базу від одного етапу до іншого. Кінцеве рішення відносно інформації отримують на основі нагромаджених евристичних знань у вигляді досвіду та інтуїції [2, c. 190].
2. Отримання та введення інформації. Отримання інформації може опиратися на внутрішньоорганізаційні джерела інформації (наприклад, облік звітності, інформація отримана від співробітників), або ж на позаорганізаційні джерела інформації (наприклад, офіційна статистика, консультанти організації). Вибір між внутрішніми та зовнішніми джерелами інформації є не тільки питаннями витрат, так, як певні дані можна отримати лише з певних джерел. Поряд з цим потрібно розрізняти персональні (наприклад, співробітники) і об’єктивні (наприклад, статистичні дані) джерела інформації. Під час отримання інформації потрібно звернути увагу на те, щоб інформація була своєчасною і точною. Інформація, якою не володіють на момент прийняття рішення, нічого не варта. Інформацію, яку отримано задовго до прийняття рішення, може тим часом застаріти і тому повинна поповнюватися новими даними, що пов’язано з додатковими витратами. Крім того інформація може бути і неточною. Ця небезпека особливо велика при звертанні до персональних джерел інформації. Джерелом помилок під час передачі інформації можуть бути помилки, які допускаються людьми через безвідповідальність, а деколи і навмисно. Спокуса свідомої фальсифікації інформації особливо велика у випадку, коли власні інтереси особи, що займає штатну посаду в організації, відхиляється від інтересів організації [2, c. 190-191].
3. Нагромадження інформації. У випадку мінімізації витрат на інформацію рано чи пізно приходять до проблеми нагромадження інформації. Все це пояснюється громіздкістю початкових даних, які надходять від першоджерел. Якщо на момент надходження інформації не існує актуальної потреби в прийнятті рішення, тоді цілком не обов’язково затримувати цю інформацію. Якщо ж пізніше виникне ситуація, коли необхідно буде звернутися до старих даних, у такому випадку слід шукати дану інформацію серед первинного статистичного збору. Якщо ж відомості нагромаджуються до моменту їх надходження, тоді їх потрібно копіювати до факту прийняття рішення і для отримання інформації актуалізувати і обробити. Таке звертання деколи називають вторинним статистичним методом. Шляхом нагромадження інформації згладжуються відмінності в часі між отриманням інформації та її використанням – тому нагромадження інформації можна трактувати, як тимчасову трансформацію даних.
4. Обробка інформації. Дуже часто інформація потрібна не в тій формі, в якій вона була зібрана. У цьому випадку потрібно обробити цілий ряд окремих відомостей для того щоб сформувати її у зручному для використання вигляді.
5. Передача інформації. Отримання і обробка інформації коштують дорого. В процесі передачі інформації необхідно вжити організаційні заходи для оптимізації внутрішніх потоків інформації, як правило, інформація поступає не в ті відділи, яким вона вимагається для обґрунтування прийняття рішення. Завданням телекомунікаційних систем є безвідмовна та вчасна передача точної інформації з меншими затратами іншим службам, тобто проходить локальна трансформація інформації [2, c. 192].
6. Представлення інформації зацікавленим службам. Певна важлива інформація повинна бути надана особам, що відповідальні за прийняття рішення. Найкращими інструментами, що можуть використовуватися для здійснення цієї основної функції інформаційного господарства є ті, які можуть швидше, достовірніше і точніше проводити обробку інформації та даних. На сьогодні найкращу обробку забезпечують сучасні інформаційні технології.

     2.2. Проектування інформаційних потоків

 
 

     Оскільки  управління немислиме без прийняття  рішень, так і прийняття рішень немислиме без належного обміну інформацією між різними рівнями управління, без наявності інформаційної структури, яка визначається системою потоків інформації, як між джерелами і адресатами зверху-вниз (управління процесами) і знизу-вверх (контроль процесу), так і між паралельними підрозділами різного функціонального призначення (координація). Сучасна інформаційна система менеджменту повинна бути доступною для всіх, хто приймає участь в управлінні організацією. Від ефективності інформаційного обміну залежить можливість паралельного виконання різних етапів діяльності і у вирішальній мірі децентралізація управління. Ключові рішення при організації інформаційної мережі і потоків інформації приймаються при визначенні потреб і обсягів інформації в кожному конкретному випадку на кожному рівні управління, встановленні замкненої двосторонньої лінії між рівнями управління, і забезпеченні рівня обробки та інтеграції інформації.

     При проектуванні інформаційних потоків  потрібно:

• встановити склад та обсяг інформації (перелік показників, документів), її структуру та закономірності перетворення (схеми формування показників, документів);
• розробити систему класифікації та кодування даних, характеристики і маршрути їх руху (до побудови схем документообігу і моделей інформаційних зв’язків);
• вирішити питання, пов’язані з побудовою інформаційної мови спілкування з користувачем;
• забезпечити своєчасну обробку інформації та її представлення у найзручніших формах (необхідних відомостях) [6, c. 313].

 

     Таблиця 1

 

     Одним з найскладніших і найважливіших  питань для всякої інформаційної системи є вибір засобів фіксації і збору інформації. Розглянемо, наприклад, виробничу інформаційну систему. Складність полягає не в її технічній стороні, а у виборі деяких найважливіших за значенням для прийняття рішення параметрів і показників роботи і стану виробничого процесу. Вибір показників і параметрів повинен забезпечувати достатню кількість альтернатив для прийняття рішення на кожному рівні, як по вертикалі, так і в кожному функціональному підрозділі. Саме тут визначаються структура і зміст бази даних інформаційної виробничої системи.

     Вибір параметрів і даних для управління повинен підпорядковуватися певним принципам.

     Перш  за все потрібно підтримувати принцип універсальності інформації з метою раціоналізації потоків інформації. Він означає, що потрібно вибирати в першу чергу ті дані і параметри, таку їх форму і рівень точності, які потрібні і задовольняють більшість функціональних підрозділів і всі рівні управління.

     Наступним принципом повинна бути оптимальна деталізація інформації, що збирається. Цей принцип важливий з одного боку тому, що повинні забезпечуватися детальні відомості про об’єкти чи процеси, а з іншого боку - велика кількість інформації перевантажує інформаційну систему менеджменту і значно сповільнює її роботу.

     Принципи  універсальності і оптимальної  деталізації підпорядковуються  основному принципу мінімально-необхідної кількості інформації.

       Не менш важливим є принцип  надійності інформації, що збирається. На це впливає висока динаміка  змін, як всередині організації, так і в зовнішньому середовищі, а також неточності, одержані від імовірнісного характеру спостережень.

     Динамічність  зміни ситуації та можливість випадкових впливів підтверджує важливість принципу постійності збору інформації. Цьому може сприяти автоматизація фіксації і реєстрації інформації в реальному часі.

     Ще  один важливий принцип – стислість повідомлень, особливо там, де вони передаються текстом. Це відноситься і до текстів різних інструкцій чи правил, які передаються по інформаційній мережі і є джерелами інформації. Короткі повідомлення не тільки розвантажують інформаційну мережу, а й забезпечують швидке сприйняття адресатом.

     Інформаційна  система менеджменту повинна  забезпечувати представлення фактичних  і планових показників та їх комбінації в наочній формі. Форма представлення інформації на різних рівнях управління різна. На найнижчому рівні це первинні або інтегровані місцевими локальними обчислювальними пристроями дані. На наступних рівнях інформація представляється, як правило, у вигляді графіків змін показників, діаграм, таблиць сумарних показників. Велика різноманітність і обсяг даних, що збираються, вимагає системного підходу до їх обробки. Висока швидкість обробки первинної інформації і наявність розподілених баз даних дозволяє організувати максимально ефективне зберігання інформації [4, c. 146-147].

     Ефективне використання інформації забезпечується організацією потоків різної інформації між рівнями управління (вертикальні  потоки) і функціональними підрозділами (горизонтальні потоки). В інтегрованій діяльності автоматично створюються умови обміну даними по горизонтальних потоках для своєчасної координації і узгодження, а також для прийняття рішення на кожному рівні. При прийнятті рішення по вертикалі, тобто при обміні інформацією по вертикальних потоках, забезпечення швидшого і випереджуючого обміну інформацією по горизонтальних потоках створює умови більшої визначеності в динамічних умовах. Інтеграція горизонтальних і вертикальних потоків інформації в єдину систему через розподілені бази даних забезпечує кращу координацію і надійніший контроль діяльності організації.

     Інтеграція  горизонтальних і вертикальних потоків  інформації забезпечує такі принципи, як диференціація управління і паралельність  виконання різних процесів. Ефективність такого управління підвищується за рахунок того, що дані, отримані один раз, не вимагають повторного вводу і можуть використовуватися для прийняття рішень на різних етапах і на різних рівнях управління. Це дозволяє проводити роботу, яка раніше виконувалася на послідовних етапах, майже паралельно, практично тільки з деяким періодом відтермінування початку роботи на наступному етапі.

     Як правило, збирається, обробляється і передається на наступний вертикальний рівень надлишкова кількість інформації. Це ускладнює подальшу її обробку, вимагає значного часу на кожному рівні, щоб розрізнити і вибрати з великої кількості інформації найважливішу і не витрачати час на аналіз менш важливої інформації. Необхідно керуватися ссуворим правилом пропорційності у визначенні обсягів інформації для кожного рівня [4, c. 147-148].

     Після аналізу і оцінки інформації на нижньому рівні кількість показників для  передачі наступному рівню повинна  зменшуватися, оскільки слід мати на увазі, що наступний рівень буде отримувати інформацію від декількох джерел попереднього рівня, а загальна кількість інформації на кожному рівні повинна бути приблизно однаковою. З точки зору можливостей людини, час, необхідний для обробки, аналізу і прийняття рішень, приблизно однаковий для всіх працівників одного рівня. Причому потрібно створювати всі умови для швидшого прийняття рішень на кожному вищому рівні, оскільки це позначається і впливає на діяльність великої кількості людей на нижньому рівні. Цьому сприяє великий досвід і знання спеціалістів та керівників кожного рівня, а також агрегування інформації за термінами (наприклад, на планований період, на день, тиждень, декаду, місяць, квартал, рік). Зменшення терміну планування спрямовується зверху вниз по рівнях управління, оскільки чим коротший період планування, тим вимагаються точніші і детальніші дані, чим довший термін планування, тим меншим є число параметрів, але варіантів їх зміни більше і, значить, більше можливостей для оптимізації рішень.