Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом (10) Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.

Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия.

Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

Проанализируем организационные функции службы ДОУ:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации никто на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.

Организацией хранения документов в структурных подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы - свой, у отдела кадров также свой архив.

Организацией работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива (7, 8, 9, 11) частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует.

Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь. Разработкой (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.

Проанализируем осуществление контрольных функций:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы) никто не осуществляет, так как нет лица, ответственного за это. Контроль за сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив также никто не осуществляет.

Организацией контроля за работой с документами в структурных подразделениях никто не занимается, нет ответственного лица.

Обобщением сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическим информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности ни на кого не возложены.

Обеспечением хранения дел и оперативного использования документной информации занимаются сотрудники подразделений в пределах документов, относящихся к их компетенции в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов (7), образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Документы хранятся по разным отделам, что затрудняет учет, обеспечение их сохранности, их своевременное использование в работе.

Проанализируем методические функции, выполняемые службой ДОУ:

Разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, юрист, бухгалтерия и отдел кадров. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (8). На предприятии не соблюдается унифицированная форма формуляра номенклатуры дел. На предприятии нет должностной инструкции секретаря, табеля форм документов.

Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.

Можно сделать выводы о том, что не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-200, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

 

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ СЕКРЕТАРИАТА В ЗАО «ПРОСПЕКТ»

 

По результатам проведенного анализа структуры и функций секретариата на предприятии можно сделать следующие выводы. Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, поэтому контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

Для исправления ситуации необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ, разработать должностную инструкцию в соответствии с Трудовым Кодексом РФ (1).

Должностные обязанности должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Многие формулировки можно взять из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.(4) Пример должностной инструкции секретаря приведен в ПРИЛОЖЕНИИ.

На предприятии необходимо создать перечень документов, подлежащих регистрации, согласно Примерному перечню документов, подлежащих обязательной регистрации.

При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления.

Помимо указанных выше проблем существует еще одна - отсутствие автоматизации операций делопроизводства, что снижает эффективность деятельности секретаря. Считаю, что все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. « Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда» (25)

Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данной работе были рассмотрены анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного предприятия.

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

Проанализировав структуру и функции службы делопроизводства ЗАО «Проспект» можно сделать следующие выводы.

Поскольку объем документооборота на предприятии небольшой, служба делопроизводства представлена секретарем.

Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретаря. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, и контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства.

Для усовершенствования работы службы делопроизводства (секретаря) необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ. Для этого должна быть разработана должностная инструкция секретаря.

Руководству предприятия необходимо устанавливать сроки исполнения документов. Должностные обязанности секретаря должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. А также назначить комиссию, ответственную за проведение экспертизы ценности документов.

При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления

Помимо этого, необходимо автоматизировать либо отдельные делопроизводственные операции, либо весь процесс документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия.

Таким образом, поставленная цель курсовой работы была достигнута, поставленные задачи выполнены.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. " Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ(принят ГД ФС РФ 21.12.2001)(ред. от 25.11.2009)(с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010)//CПС Консультант Плюс

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1.10.2004) (ред. От 13.05.2008) // СПС Консультант Плюс

3. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 25.04.2006) // СПС Консультант Плюс