Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

на тему:

Анализ  структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

 

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Организационное  построение службы делопроизводства

1.2 Типовые  задачи и функции службы делопроизводства

1.3 Типовая  структура и численный состав

делопроизводственной  службы

2. Анализ структуры и функций службы делопроизводства на примере ЗАО «Проспект»

2.1 Характеристика ЗАО «Проспект»

2.2 Анализ  структуры и функций службы делопроизводства

3. Предложения  по совершенствованию службы делопроизводства в ЗАО «Проспект»

Заключение

Список  литературы 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Анализ  структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

     Актуальность  данной темы обосновывается тем, что  анализ структуры и функций службы делопроизводства является частью анализа  эффективности работы службы ДОУ. А от того, насколько эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями и учреждениями.

     Объект  данной курсовой работы – процессы организации службы делопроизводства.

     Цель  данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия.

     Для достижения цели поставлены следующие  задачи:

• описать организационное построение службы делопроизводства;
• раскрыть типовые задачи и функции службы делопроизводства;
• описать типовую структуру и численный состав службы делопроизводства;
• проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере конкретного предприятия;
• внести предложения по совершенствованию службы делопроизводства на предприятии.

 

 

      1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     1.1 Организационное  построение службы  делопроизводства 

     Управленческие  решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). (20, с.144)

     В пятом разделе Государственной  системы документационного обеспечения управления (5), одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

     Говоря  о наименовании службы документационного  обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ  может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

     •структуру  подразделения (имеет или не имеет  внутреннюю структуру, если имеет, то сложная  она или нет);

     •требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

     •существующие делопроизводственные традиции.(14, с.156)

     В небольших организациях служба документационного  обеспечения управления, как самостоятельное  структурное подразделение, может  и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. (15, с.138)

     Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.(24)

     Организационный аспект включает разработку оптимальной  для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

     Среди организационных проблем можно  выделить:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;
• повышение квалификации сотрудников службы.

     Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе.(20, с. 166)

     На  сегодня в практике выработалось три формы организационного производства: централизованная; децентрализованная; смешанная.

     Централизованная  форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

     Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форм организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизовано (например, в канцелярии), а для других – децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т. д. (16, с.221))

     Говоря  о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. 

     1.2 Задачи и функции службы делопроизводства 

     Хорошо  организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.(18, с.233)

     Независимо  от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

     Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

• организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.(15, с.241)

     В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

     К технологическим функциям следует  отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

     Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

     К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.