Электронные архивы

К 1990-м годам архивов такого рода было  около  30 – помимо  США, Канады и  европейских  государств они появились в  Австралии, Израиле, Индии.  Из стран  Восточной Европы  первым стал архив социальных исследований TARKI  в Венгрии. В 1993 г. создан Центральный архив ДМН республики Беларусь, c 1996 г. – Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД).

В нашей стране до сих пор нет  федерального архива электронных документов. Однако вычислительные центры при некоторых  ведомствах ведут базы данных еще  с советских времен (МВД, МПС). В 1980е  годы Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ныне – Российский государственный архив экономики) в экспериментальном порядке принимал на хранение документы на магнитных носителях Министерства Приборостроения СССР и других организаций. Документы космической тематики на магнитных носителях хранились с 1980-з гг. в НИЦ ТД СССР. Другие организации начали накапливать базы данных в 1990е годы (Министерство налогов и сборов, Госкомстат, Пенсионный фонд РФ). Архивы электронных документов созданы в Министерстве налогов и сборов РФ, Государственном таможенном комитете, Министерстве по чрезвычайным ситуациям, Минкомимуществе.

В деятельности этих организаций создаются  информационные ресурсы федерального значения. Например, БД «Единый государственный реестр налогоплательщиков» (ЕГРН), Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) (МНС); Реестр федерального имущества (Министерство имущественных отношений РФ), Федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов ФР (Минюст РФ); Центральная статистическая БД Госкомстата России, БД «Цены», «Труд», «Дохлды и уровень жизни населения» и др.  Большие массивы данных в мультимедийных форматах накоплены в электронных СМИ и издательствах.

Учет информационных ресурсов России осуществляется  ФГУП НТЦ «Информрегистр»  с 1996 г. Развитию государственных и муниципальных информационных ресурсов способствуют федеральные целевые программы («Электронная Россия» и др.) и региональные программы.

Специализированные архивы по постоянному  хранению электронных документов на региональном уровне:

- Центр электронной документации  Чувашской республики, г.Чебоксары  (1996 г.)

Центральный архив документов на электронных  носителях г.Москвы, ныне – Центральный  архив аудиовизуальных и электронных  документов (2002 г.);

Центр электронной документации республики Калмыкия (2002) г.

В настоящее время любая крупная  или средняя организация затрачивает  значительные средства на развитие и  поддержание электронных ресурсов. Однако дело касается баз данных, необходимых  в повседневной работе. Те БД, которые  вышли из оперативного использования, как правило, погибают.

В  странах США и Европы еще  в 1970-е годы приступили к реализации программ по изучению проблем экспертизы ценности, отбору, описанию, учету и  классификации МЧД, анализу носителей  информации. Результатами этой работы стали несколько основополагающих рекомендаций по работе архивов с МЧД.

В области экспертизы ценности МЧД  ученые США пришли к выводу, что  экспертиза МЧД значительно отличается от отбора традиционных документов.  К дополнительным, «техническим» критериям экспертизы они относили проверку читабельности магнитного носителя (ленты), проверку наличия сопроводительной документации к файлам. При экспертизе   ценности МЧД в США имело значение  степень агрегированности информации. Зав. отделом машиночитаемых данных Национального архива США Ч. Доллар предложил следующую четкую формулу:  информационная ценность машиночитаемых документов обратно пропорциональна уровню их обобщения. Это значит, что данные переписи населения на уровне семьи более ценны, чем данные  на уровне района и округа. Объясняется это просто -  итоговые данные  невозможно разложить на составляющие, в то время как первичные данные (данные микроуровня) - всегда можно свести при помощи ЭВМ  до  желаемого итога.

В Англии процесс отбора МЧД был разработан более детально и проходил в два этапа: информационный и системный анализ. В ходе информационного анализа проводилась обычная оценка содержания документов. Интересно, что информационный анализ проводился еще на стадии проектирования системы, когда оценивалось ее назначение, состав массива данных, функции и др. В ходе системного анализа на основе изучения технической документации оценивался основной файл системы, порядок его ввода и обслуживания, и, что самое важное, возможность перевода  файла в единый отраслевой формат, принятый для МЧД государственным архивом Англии  (Public Recods Office). Единый формат был принят для унификации данных и должен был облегчить перевод данных в новые версии (миграцию) по мере устаревания программного обеспечения. Единый стандартный архивный формат был принят также в США, Англии, Швеции.

Идея единого формата стала  результатом  «горького опыта» работы  архивов МЧД на Западе, которые  вступили в полосу кризиса во второй половине 1970-х - п.п.1980-х гг. Особенно обострила ситуацию «микрокомпьютерная революция» начала 1980-х г. (распространение ПЭВМ). В результате выяснилось, что революционная смена информационных технологий не влечет за собой их преемственности и документы, записанные ранее, не могут быть воспроизведены с помощью новых программных средств. Многие массивы данных были таким образом утрачены. Начались поиски выхода. Архивисты предлагали различные меры –  от  жесткого контроля архивной службы за системами делопроизводства в  учреждениях и форматами данных до полного отказа от какого бы то ни было контроля за форматами (принимать в архив все без обиняков, а как это прочитать – проблема  исследователя). Специалисты по информационным технологиям предложили свой выход – «программно независимый формат». Так, числовые данные записывались в так называемый «плоский файл» путем удаления любых иерархических или реляционных отношений, полей с переменной длиной, специальных кодов формата и т.п. Это позволяло впоследствии переводить данные в различные форматы. Все 1980-е годы архивисты обсуждали различные национальные и международные форматы.

Однако, единый формат не смог стать  панацеей от всех  бед, и в конце 1980-х годов архивы МЧД вступили в новый кризис. Сейчас электронный документ рассматривается как единство информации, реквизитов, носителя и метаданных. Без метаданных и реквизитов невозможно осуществить аутентификацию ЭД (установить подлинность, юридическую силу). При переводе в архивный (страховой формат) – т.н. «миграции», меняется структура документов, утрачиваются реквизиты. Поэтому этот способ сохранения ЭД подвергается сомнению.

Создание электронного архива является актуальной задачей  для любой организации. Электронные  архивы :

• обеспечивают надежность хранения информации;
• сводят к минимуму потери информации;
• сокращают время на поиск;
• позволяют организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
• позволяют организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
• обеспечивают достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
• позволяют знать о местонахождении оригинала документа;
• позволяют проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.

Любой электронный архив  состоит из следующих основных подсистем (см. рисунок):

• Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.
• Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.
• Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.
• Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.

Опыт реализации подобных проектов позволяет рекомендовать  объединение подсистем ввода и вывода данных. Современные многофункциональные устройства (МФУ) обеспечивают одновременное сканирование и печать необходимой документации различного формата. Данный подход позволяет существенно сократить издержки на создание электронного архива.

Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов:

• Подготовка. На данном этапе документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота. Этап включает в себя:
• получение, регистрацию и сортировку документов;
• удаление скрепок и др.;
• преобразование электронных документов в общепринятые форматы;
• разработку специальных маршрутов документа;
• проверку качества.
• Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.
• Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.
• Атрибутирование/индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.
• Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения (как правило, это подсоединенное к сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.
• Дополнительная проверка качества.

Значительную часть  всех этих работ можно поручить аутсорсеру.

Внедрение системы электронного архива позволяет:

• существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;
• повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами.
• повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;
• обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;
• повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;
• снизить риски потери или порчи важных документов.

Кроме того, электронные  архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или  сетевом хранилище значительно  легче, чем выделить новые площади  под архив и обеспечить необходимые  условия хранения.

Электронный архив может  также быть интегрирован с другими  информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.

Тема 7. Электронные  архивы как разновидность прикладного  программного обеспечения.

В информатике под электронными архивами  понимают разновидность прикладного программного обеспечения, предназначенную для хранения и поиска в больших массивах данных разных форматов и типов(символьная, информация, статистика, базы данных, мультимедийные форматы). Такого рода программное обеспечение внедряется в крупных организациях – холдингах, корпорациях, федеральных ведомствах и является достаточно дорогостоящим.   В условиях внедрения международных стандартов управления качеством (ИСО 9000) на предприятиях насущной необходимостью становится использование корпоративных информационных систем (КИС), составной частью которых и являются электронные архивы. Корпоративная комплексная информационная система – разновидность информационных систем, предназначенная для информатизации всего комплекса задач предприятия, сбора, анализа и обработки информации, планирования, организации и координации действий структурных подразделений и исполнителей, контроля над исполнением, внутренней и внешней коммуникации.  Ядром КИС является система управления документооборотом (СУД). СУД автоматизирую работу с докумнетами на всех этапах, начиная с создания и кончая помещением в архив. Так как КИС  создают единое информационное пространство предприятия, поддержание хранения и доступа к электронным документам является их важнейшей функцией.