Бюрократическая теория организации

Бюрократическая теория организации 

Огромный вклад  в развитие управленческой мысли  внес Вебер М., разработавший теорию бюрократического построения орга¬низации и системы управления, в частности. Если Тейлор пытался найти ответ  на вопрос, как сделать так, чтобы рабочий работал как машина, то Вебер искал ответ на вопрос, что нужно сделать, чтобы вся организация работала как машина. Ответ на данный вопрос Ве¬бер видел в разработке правил и процедур поведения в любой ситуа¬ции, а также правил и обязанностей каждого работника. Личность отсутствовала в веберовской концепции организации. Процедуры и правила определяли все основные виды деятельности, карьеру работ¬ников и конкретные решения и деятельность руководства. 
Вебер считал, что бюрократическая система организации должна обеспечить скорость, точность, порядок, определенность, непрерывность и предсказуемость. Однако бюрократия имеет различные значения. В одних случаях это понятие характеризует правления с жестко отработанными правилами и процедурами. В других — бюрократией обозначаются негативные последствия деятельности больших организаций. В исследовании Вебера бюрократия относится к социологическим представлениям о рационализации коллективной деятельности. Он описывает форму или схему организации, которая гарантирует предсказуемость поведения наемных работников. Назовем основные эле¬менты построения организации по Веберу: 
• Положения законной власти 
• Скорость 
• Точность 
• Порядок 
• Построение организации 
• Характеристика организации 
• Тезисы структуры законной власти 
• Определенность 
• Непрерывность 
• Предсказуемость

Положения законной власти в организации: 
• могут быть установлены такие легитимные законы, которые мо¬гут действовать с согласия части членов организации; 
• закон есть система абстрактных правил, применяющихся в ча¬стном случае. Администрация соблюдает интересы организации в рамках закона; 
• исполнительная власть также подчиняется этим правилам; 
• член организации подчиняется правилам только в этом качестве; 
• подчинение касается не лица, осуществляющего власть, а без¬личного порядка.

Тезисы структуры  законной власти в организации: 
• служебные обязанности установлены на постоянной упорядо¬ченной основе; 
• обязанности подразделяются по различным функциональным сферам, каждая из которых обеспечивается необходимой властью и санкциями; 
• должности учреждаются по иерархической шкале, где их взаим¬ные полномочия на контроль и обжалование тщательно обозначены; 
• правила, согласно которым должна выполняться работа, могут быть либо техническими, либо юридическими. В обоих случаях тре¬буется квалифицированный персонал; 
• ресурсы организации четко отделены от ресурсов, которыми располагают индивиды; 
• должностное лицо не может присвоить должность; 
• администрация основывается на письменных документах, что превращает контору (бюро) в центр современной организации; 
• система законной власти может принимать многочисленные формы, но в наиболее чистом виде — это бюрократическая админист¬ративная группа служащих.

Характеристика  бюрократической организации: 
• работники наслаждаются личной свободой и выполняют только те обязанности, которые предписывает их должность; 
• существует четкая служебная иерархия; 
• обязанности каждого уровня четко обозначены; 
• служащие назначаются на основании контракта; 
• они выбираются исходя из профессиональной квалификации, предпочтительно подкрепленной дипломом; 
• заработанная плата (в денежной форме) определяется согласно по¬ложению в иерархии; служащий всегда может оставить свою должность, но в определенных обстоятельствах он может быть также уволен; 
• должность служащего — его единственная или основная работа; 
• существуют определенные ступени карьеры, и продвижение вверх по служебной лестнице зависит либо от срока службы, либо от заслуг, но всегда по усмотрению начальства; 
• служащий не может присвоить свою должность или ресурсы, которыми он распоряжается; 
• служащий подчинен единой системе контроля и дисциплине.

Ориеитационное  развитие бюрократии жизненно важно  для наведе¬ния порядка в организации. Однако преимущества бюрократии —  точ¬ность, постоянство, дисциплина, аккуратность и достоверность — отвле¬кают внимание от ее ориентации на саму себя. С ее стороны был полностью утрачен контакт с потребителями, поскольку последние су¬ществовали для бюрократии, а не наоборот. Предприимчивость, гиб¬кость и творчество рассматриваются ею как помехи для системы. Сле¬дует заметить, что стремление к власти привело к тому, что в центре внимания оказались отношения между людьми внутри организации, а не взаимодействие с окружающим миром или рынком. Власть убивает динамизм, и предпосылки для рыночных сделок исчезают. 
В настоящее время происходит переход от административного развития и управления к компьютеризации с соответствующими по¬следствиями. Помимо заметного роста эффективности обмена ин¬формацией и компетенции в принятии управленческих решений как одного из результатов этого процесса люди совершенно не отвечают за эффективность деятельности организации, так как они должны выполнять решения, которые приняты другими, отвечающими за ре¬шения лишь теоретически. 
Исходя из того, что концепция Вебера не ведет к созданию эф¬фективной организации в динамичной окружающей среде, некото¬рые исследователи пытались модифицировать концепцию Вебера. Здесь рассмотрим вкратце модифицированные концепции бюрократиче¬ской теории организации.

Организационная модель бюрократии Мертона. Мертон уделял большое внимание негативным последствиям ор¬ганизационного обучения или  организационного опыта. Он считает, что  восприятие участников организации  определенных ситуаций обобщается на другие ситуации, которые возникают в других усло¬виях. Данная модель основывается на предположении, согласно ко¬торому существует у высшего уровня управления стремление кон¬тролировать поведение и деятельность работников нижестоящих уровней, что, в свою очередь, ведет: 
• к доминированию функциональных отношений между работ¬никами вместо человеческих; 
• к регламентированию поведения работников правилами и про¬цедурами; 
• к рутинности процесса принятия управленческих решений, что снижает потребность в поиске новых альтернатив. 
Все это ведет к следующим последствиям : 
• затруднению в контакте с переменными окружающей среды организации; 
• потребности в защите себя или функционального поведения; 
• потребности опираться на правила и процедуры для защиты.

Организационная модель бюрократии Гоулднера. Основной тезис модели Гоулднера состоит в том, что контроль, выполняя функции сохранения стабильности и равновесия части ор¬ганизации, ведет в самом деле к нарушению равновесия организа¬ции в целом. Для подтверждения данного тезиса Гоулднер исполь¬зует следующую логику: 
1. Желание контролировать поведение организации подталкивает высший менеджмент к принятию и утверждению общих правил и ин¬струкций, регламентирующих способ функционирования организации. 
2. Общие правила и инструкции прекращают наличие личност¬ных позиций, тем самым затрудняются различия между центрами силы. Это способствует наглядному проявлению отношений силы в организации (снижение чувственности отношений силы). 
3. Группы в организации воспринимают власть и влияние управ¬ляющих исходя из должностей последних в организационной иерар¬хии, что снижает остроту напряженности и сопротивления между членами группы и тем самым у них увеличивается тенденция к поддержке общих правил. 
4. Роли членов организации, основанные на наличии общих пра¬вил и процедур, становятся рамкой удовлетворенного предела для выполнения своей деятельности, в то же время этот предел являет¬ся минимальным для функционирования, что снижает их фактиче¬ские достижения. 
5. В таком случае высший менеджмент осознает, что деятель¬ность организации происходит согласно критериям минимального предела, и считает, что это провал, а это, в свою очередь, требует больше контроля, т. е. больше правил и процедур, что ведет вновь к снижению эффективности функционирования организации. 
6. Ужесточение функции контроля увеличивает чувствительность соотношения сил у индивидуумов. Это ведет к внутренней борьбе, которая заканчивается нарушением организационного баланса, что, в свою очередь, требует новых правил и процедур контроля. 
Однако исследование Лайкерта, одного из представителей пове¬денческого направления, привело его к утверждению, что эффектив¬ные организации значительно отличаются от неэффективных по ряду структурных измерений. Лайкерт утверждал, что организации, по¬строенные на основе положений классической теории, являются не¬эффективными, так как они стремятся к консерватизму и не учиты¬вают изменяющийся характер окружающих условий. Он предложил модифицированную теорию организации, или теорию «Система 4», которая основывается на следующих положениях: 
1. Уделять внимание на все организационные функции (напри¬мер, контроль, обучение, оплату труда, принятие решений) на осно¬ве поддержки мотивации к труду. 
2. Мотивационный процесс охватывает широкий круг мотивов посредством методов участия. 
3. Осуществление координации и гармонии деятельности членов организации путем обеспечения постоянного взаимодействия и взаи¬мовлияния. 
4. Постоянное измерение достигнутых материальных и человече¬ских результатов. 
Гоулдпер предложил две модели организации, адекватно, но вме¬сте с тем односторонне списывающих ее двойственную природу: 
• естественную — акцепт делается на стихийных, незапланирован¬ных процессах; 
• рационально-инструментальную — внимание сосредоточивается на спланированных и спроектированных процессах. 
В той или иной части обе модели присутствуют практически во всех современных моделях организации. С позиций этих моделей Гоулднер попытался проанализировать природу позиционных соци¬альных конфликтов, социальной напряженности, противоречий в ло¬гике карьеры управленца. 
Гоулднер выдвинул тезис о том, что организация продолжает стре¬миться к существованию даже после достижения поставленных целей и к асимметричной взаимной зависимости ее частей. Он отмечал в ка¬честве позитивной черты бюрократической модели организации то, что бюрократические правила существенно снижают напряженность в ра¬бочих группах и повышают способность системы к обеспечению рав¬новесия и интеграции, но в то же время в логике ее функционирова¬ния (возрастания самоценности формальных правил и норм) видел ос¬новной источник возникновения напряженности и конфликта. Поэтому большое внимание уделял позиционному конфликту и его проявлени¬ям, в частности в центростремительных и центробежных тенденциях. 
Однако Лайкертом было доказано, что организации можно опи¬сывать с помощью определенных измерений, каждое из которых по¬казывает соотношение характеристик по классической теории орга¬низации. 
Изменение окружающих условий хозяйствования организации оказывает влияние на руководителей, что вызывает необходимость разработки мер по приспособлениям организации к новым ситуаци¬ям. Согласно Лайкерту «Система 4» — это направление, по которому должны двигаться более производительные и прибыльные организа¬ции. Во всех случаях руководители должны лучше исполь¬зовать человеческие ресурсы, полный спектр человеческих мотиваций: принятие решений, контроль, процесс постановки целей, децентрали¬зацию. Чтобы способствовать реализации этих процессов, план разви¬тия организации должен включать три подхода: 1) принцип взаимо¬отношений поддержки; 2) групповое принятие решений и групповые руководства и 3) постановку высоких производственных целей. В структурном плане организация рассматривается как ряд групп, кото¬рые соединяют руководители. Этот подход может быть противопос¬тавлен бюрократической организации, которая выделяет одно единст¬венное отношение — «руководитель-подчиненный». 
В настоящее время слово «бюрократия» используется в нарица¬тельном значении. Это совсем не входило в намерения Вебера, пи¬савшего о бюрократии в 40-х годах прошлого столетия; он исполь¬зовал это слово в его точном значении — «правление государствен¬ных служащих». 
Тем не менее бюрократические организации руководствуются в своей деятельности скорее рациональностью, чем харизмой или тра¬дициями. Типичными чертами бюрократии являются: 
• четко определенная цепь управления, в которой права и обязан¬ности, а также промежуточные позиции определены и осознаются; 
• система процедур и правил устанавливает трудовые отношения между людьми, а также рабочими заданиями. Они разрабатываются, чтобы обеспечивать постоянные нормы поведения и обслуживать внезапно возникающие. Они предотвращают использование организа¬ции в своих собственных целях; 
• разделение труда основывается на специализации и компетент¬ности; 
• отбор, назначение на должность и повышение по службу осно¬вываются на заслугах и достижениях, а не па традиции и капризе; 
• беспристрастность в социальных отношениях. Бюрократизм ка¬сается взаимоотношений между должностями, а не людьми. И каж¬дая должность или пост реагирует на поведение других должностей, а не на человека, занимающего эту должность. 
Бюрократические организации иногда критикуют за определен¬ные ограничения, которые типичны для таких организаций: 
• их медленную адаптацию к меняющимся обстоятельствам; 
• их озабоченность своей ролью и обычаями; 
• чрезмерное требование к соблюдению формальных процедур. 
Следует отметить, что любая бюрократия построена на серии ро¬лей, которые четко установлены и которым обучают людей. Из это¬го вытекают определенные типы поведения: 
• обучение очень важно, потому что оно помогает работающим в организации войти в свою роль. Этим бюрократия резко отличается от организаций, основанных на монопольной власти, где «хозяин и босс» полагают, что все должны просто брать пример с него; 
• методика проведения работы и правила священны; 
• иерархия и статус четко определены; 
• отношения устанавливаются правилами и инструкциями. 
Это дает определенное чувство справедливости, но и создает чувство обезличенное, потому что обстоятельства отдельного чело¬века не принимаются в расчет. Таким образом, в такой организации: 
• стабильность ценится, а изменения и непредвиденные события вызывают вялую реакцию; 
• управленческие решения основываются на определенных пол¬номочиях. К инициативе, выходящей за рамки этих полномочий, от¬носятся неодобрительно. 
Следует заметить, что бюрократическая организация имеет все черты классической структуры — пирамидальную и функциональную. Контакты с подчиненными хорошие, но всесторонний обмен инфор¬мацией между всеми структурными единицами организации затруд¬нен.