Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій

      Технологія  діяльності керівника характеризується  такими особливостями:

   •  при централізації  прийняття рішень різко збільшуються  обсяги інформації, зменшується  час на обдумування і аналіз, зростає складність комплексного  врахування всіх даних;

   •  виникає значна частка поточних завдань, які не дозволяють зосередити увагу на стратегічних цілях;

   •  не враховується роль організаційної поведінки, вплив зовнішнього середовища і психологічних аспектів прийняття рішення;

   •  переважають проблеми, обумовлені звичками, досвідом, традиціями й іншими обставинами;

   •  при прийнятті рішень керівник не завжди у змозі описати і навіть уявити по можливості повну модель ситуації, а керується лише певними уявленнями про неї;

   • діяльність  керівника значною мірою залежить від стилю керівництва, від ступеня знань причин і наслідків, ясності уявлення взаємозв'язків обсягу наявної інформації.

      Другу групу становлять спеціалісти, які виконують завдання другого й третього класів і формують інтелектуальний базис установи. Для спеціалістів характерний такий розподіл часу протягом робочого дня: ділові контакти - 23%, робота з документами - 42%, телефонні переговори - 17%, аналітична робота - 12%, інше - 6%.

      Ефективність  функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість. Частка рутинної роботи різна і при раціональній технології повинна бути незначною[3].

      Третя група - технічні працівники, які виконують всю рутинну роботу (завдання першого класу). Робота цих працівників регламентована, але не потребує розуміння змісту опрацьовуваної інформації. До цієї ж групи належать працівники, які мають суто виробничі навички (друкарки, оператори). Основний критерій продуктивності їх роботи - оперативність і своєчасність опрацювання без збоїв і помилок. Найбільш полі функціональним працівниками є секретарі. Вони готують листи, накази, розпорядження та інші документи, копіюють і розсилають документи, ведуть файли документів, здійснюють телефонні контакти, планують зустрічі і поїздки, організовують "календарі" своїх керівників.Для цієї групи працівників характерний такий розподіл часу: робота з документами - 69%, телефонні переговори - 20%, ведення обліку - 6%, інше - 5%.

      Основний  клас завдань, притаманний офісу, - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

   •  опрацювання  вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи  (як електронні, так і звичайні), написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

   •  збирання  і подальший аналіз деяких  даних, наприклад звітності за  певні періоди часу за різними  підрозділами або організаціями,  яка задовольняє різні критерії  відбору;

   •  збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

      Діяльність  має бути чітко скоординована  між особами, які її виконують;  повинні бути забезпечені тісні  зв'язки, які дозволяють обмінюватись інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований. Специфіка інформаційного менеджменту в системі управління вимагає системного підходу не тільки до аналізу первинної інформації, а й до її узагальнення у відповідності з циклічністю фаз (етапів) управлінського рішення, структурою органів управління, попереднім досвідом розв'язання проблемних ситуацій та ін[11].

      Діяльність  у галузі інформаційного менеджменту  пов'язана з проведенням таких  видів робіт:

   1.  Виявлення кола управлінських завдань, які розв'язуються як на рівні всієї організації, так і в кожному з її підрозділів.

   2.   Оцінка  значущості окремих напрямів  діяльності організації на певних етапах її розвитку.

   3.   Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

      Інформаційну  складову управлінської праці  становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон'юнктурною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією. Визначення поняття "інформаційне забезпечення", наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові[14].

      Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки й надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їх розв'язування.

      Інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

      Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління .

      У загальному  обсязі інформації, яка циркулює  у складних суспільних системах, відрізняють інформацію безпосереднього управління й інформацію розвитку системи. Під інформацією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють по каналах конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності - об'єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності (document management) і діяльність у галузі інформаційно-аналітичного  забезпечення (information management), які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

      Очевидно, що організація інформаційної діяльності на підприємствах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підприємств, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як усередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища[15].

      Управлінську інформацію можна умовно поділити на три категорії:

   •    інформація стратегічного планування дозволяє вищому керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і формулювати політику їх досягнення (може містити перспективні оцінки середовища, економічні прогнози і демографічні тенденції);

   •    контрольна управлінська інформація використовується менеджерами середнього рівня для координації різних підконтрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

   •    оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції, розрахунок заробітної платні і фінансові розрахунки та ін.

Ефективність будь-якої інформаційної системи значною мірою залежить від якості інформації, яка до неї вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації.

      В сучасних  інформаційних системах відбір  інформації є обов'язковим етапом  перетворення інформаційного потоку і потребує формулювання загальних та окремих критеріїв відбору інформації на вході інформаційної системи й визначення принципів відбору документів і відомостей для різних цілей інформаційного забезпечення.

     Відбір інформації - це процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фактичних відомостей у відповідності з прийнятими критеріями.

      Критерій відбору інформації - ознака або набір ознак, на основі яких приймається рішення про включення документа або його складових до інформаційної системи.

      В цілому  на процес збирання інформації, її систематизації впливають  як індивідуальні особливості  менеджера з управління інформаційними  ресурсами, так і специфічні  організаційні вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною інформацією. Людина, яка здійснює відбір інформації, активно переробляє інформацію, виконує сортування у відповідності з певною оціночною шкалою, наприклад за значущістю, ступенем новизни та ін. При цьому процес відбору можна представити як процес послідовного прийняття рішення про можливість виділення з потоку груп документів, які відповідають певній сукупності ознак.

      Оскільки  від якості відібраної інформації  залежить результативність рішень, що приймаються, необхідно врахування психологічних критеріїв відбору інформації:

   •  критерій поліментності є основою для відбору такої інформації, яка викликає в людському мозку найбільшу кількість думок, призводить до виникнення декількох варіантів вирішення завдання і створює велику вірогідність правильного і швидкого вибору найкращого варіанту його розв'язання;

   •  критерій активності, за яким відбирають інформацію, що є значущою не з наукової або технічної точки зору, а з точки зору психології мислення, тобто таку, що обумовлює народження нових думок, активно впливає на творче мислення користувача інформації;

   •  критерій евристичності інформації пов'язаний з критерієм активності, але є вищий за якістю, спонукає людський мозок при осмисленні критерію створювати таку нову інформацію, що дозволяє знаходити найкоротші шляхи вирішення проблеми, яка стоїть перед користувачем інформації. За критерієм евристичності відбирають таку інформацію, яка спрямовує хід думок користувача інформації до вирішення заданої проблеми;

  • критерій прогресивності інформації, коли оцінюють і виділяють таку інформацію, яка веде до знань, що розкривають шляхи руху вперед у розвитку даної проблеми;

   •  оптимальний мінімум інформації як психологічний критерій відбору потребує такої кількості інформації, якої достатньо спеціалісту для оптимального вирішення завдання.

2.2. Види інформаційно-аналітичної діяльності

      У системі  управління існує значна кількість  проблем, що характеризуються  інформаційною відкритістю і  невизначеністю міжпроблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та суперечливості інформації і потребують інформаційно - аналітичного забезпечення.

      До аналітичної  діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення. Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.). Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, що відображає об'єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці.  Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все для політичних, економічних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а й виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.