Теория и практика оценки стоимостных затрат на создание и внедрение информационных систем

·  покупка новых или усовершенствование старых рабочих станций пользователей

·  прочее вспомогательное компьютерное обеспечение, включая средства резервирования данных, принтеры, факс-модемы и т.п.

 
Системное ПО

·  Операционная система для серверов

·  Операционная система для рабочих станций

·  Система управления базами данных

Прикладное ПО

·  Лицензия на ERP систему

·  Лицензия на дополнительное ПО, если таковое требуется, но требуемой функциональности нет в закупаемой ERP системе: 
    - Система консолидации финансовой отчетности 
    - Система подготовки и контроля исполнения долго- и краткосрочных бюджетов 
    - Система управления документооборотом 
    - Система разработки и распространения произвольных отчетов, включая OLAP средства, и т.п. Цена системы может колебаться от 1500 до 5000 долларов за рабочее место. При этом у наиболее дорогих систем, например, у SAP R/3, присутствует явное превышение необходимого уровня функциональности, то есть приходится платить за функциональность, которая, скорее всего, и является полезной, но не будет востребована многими компаниями, относящимися к среднему рынку. Системы, средняя стоимость которых составляет 2000 долларов за рабочее место, например, Microsoft Navision Axapta, зачастую обладают оптимальным набором функциональности и полезная функциональность возрастает от версии к версии, притом, что цена на продукт практически остается неизменной.

 
Внешний консалтинг

·  Возможны затраты на привлечение 3-х фирм на анализ совместимости предложения производителей, если решение поставляется разными поставщиками.

 
Внутренняя работа -

·  Работа юридической службы компании

·  Работа отдела поставок

Внедрение системы

Оборудование Возможна дозакупка дополнительной техники - часто это связано с недооценкой требований ERP системы к серверам СУБД и приложений для достижения требуемого уровня производительности. 
Внешний консалтинг - весь комплекс работ по запуску системы в эксплуатацию, включая моделирование будущих процессов, дизайн системы, обучение пользователей, тестирование системы, подготовку и загрузку данных, поддержку пользователей в процессе перехода на работу в новой системе. 
Внутренняя работа - разработка и утверждение модели будущих процессов, время сотрудников на обучение работе в новой системе, участие в тестировании системы. 
 
Приблизительно цену внедрения системы можно оценить в соотношении 1: 1.5 по сравнению со стоимостью программного обеспечения для систем среднего рынка и в соотношении 1:3 для систем крупного рынка. При этом, цена на сам продукт у такой системы, как SAP R/3 гораздо выше, чем, например, у системы Axapta, удельная стоимость внедрения одного рабочего места у SAP в 5 раз выше. 
При выборе системы необходимо оценивать, насколько трудоемко вносить в нее изменения, которые, несомненно, будут необходимы в условиях быстроизменяющихся рыночных потребностей. В системе со сложными формализованными внутренними процессами такого рода изменения производить довольно трудоемко. Так же необходимо обратить внимание на наличие удобного встроенного языка программирования, который облегчит процесс адаптации. Microsoft Business Solutions, поставляет системы уже полностью соответствующие законодательству. Но чем сложнее система, тем труднее централизованно обеспечить данное соответствие. Таким образом, в сложных системах, как правило, задачи соответствия решаются внутренним персоналом или компанией, проводящей внедрение. В обоих случаях стоимость владения для клиента при использовании подобной системы возрастает.

Эксплуатация  системы

В процессе эксплуатации системы появляется необходимость  расширять организационные рамки  применения системы, что требует  дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение. 
 
Внешний консалтинг - потребуется для решения различного рода задач:

·  Обучение новых сотрудников

·  Выверка данных

·  Разработка новых форм отчетов

·  Внедрение изменений, связанных с изменением местного законодательства

·  Внедрение новых функций системы, связанных с появлением новых направлений, отделов и т.п.

 
 
Внутренняя работа

·  Поддержка работоспособности инфраструктуры, окружающей систему, включая оборудование, операционные системы, сервера СУБД

·  Поддержка средств интеграции ERP системы с другими приложениями

·  Регулярное резервирование данных

Улучшения системы

Со временем требуется расширять систему  не только территориально, то есть увеличивать  количество работающего в ней персонала, но и расширять функциональные области применения системы, что требует дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение. Поэтому, очень важно при планировании затрат по проекту предусмотреть все возможные перспективы развития системы. 
 
Внешний консалтинг

·  реинжениринг бизнес процессов

·  частичное или полное перевнедрение системы

 
Внутренняя работа - такая же как и в процессе внедрения системы, в большем или меньшем масштабе

Замена  системы на новую

Оборудование и системное программное обеспечение - насколько аппаратная платформа, используемые операционные системы и СУБД на которой работает система, являются индустриальными стандартами в своей области и распространенными среди производителей ERP систем. Если да, то закупка следующей системы с большой долей вероятности обойдется компании дешевле. Внешний консалтинг - насколько сложно и трудоемко организовать перенос и трансформацию данных в новую систему 
 
Вычисление плановой совокупной стоимости системы не будет полным, если не рассматривать риски компании, которые связаны с проектом внедрения системы, поскольку работы по их минимизации, или в идеале устранению, представляют для компании дополнительные затраты ресурсов. Основные из них:

1) неадекватность  функциональности ПО текущим или требующимся бизнес процессам:

(а) "переплата" - оплачивается функциональность, которая  не будет использоваться в  ближайшем будущем (~ 2 года), или

(б) "слабая  система" - ПО не обладает ожидаемой  функциональностью, необходимой для автоматизации требуемых процессов;

 
2) превышения сметы на внедрение  системы (консультационные услуги):

недооценка  масштабов проекта,

переоценка  собственных человеческих ресурсов: невозможность нанять требуемых  специалистов, невозможность выделения  времени на участие в проекте, и наконец недостаточная профессиональная подготовка,

неудовлетворительное  управление проектом внедрения

 
3) итеративный процесс внедрения:

в случае продолжительного процесса внедрения, приоритеты и методы ведения бизнеса  могут поменяться (в нестабильной обстановке), следовательно внедренная система на момент ее сдачи в эксплуатацию не будет удовлетворять текущим требованиям бизнеса,

система, требующая очень детальной проработки бизнес-процессов для последующего их переложения на ее (системы) функциональность, не позволит предприятию "на лету" перестраивать внутренние процессы для адекватной реакции на внешние условия рынка;

 
4) снижение эффективности работы  предприятия:

сопротивление персонала изменениям,

внутренние  информационные потоки в системе, будучи даже лучшими достижениями мирового опыта в своей области, не полностью применимы или вообще неприменимы в местных условиях,

длительный  процесс внедрения, требует постоянного, и также длительного, вовлечения в него внутренних экспертов предприятия,

сложная система требует очень долгого  обучения и много времени для  адаптации неопытных конечных пользователей.