Реинжиниринг бизнес процессов

Введение 

    В мире, где постоянны только перемены, существует необходимость в инструментах и методах, могущих помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. А для этого требуются механизмы, которые могут упростить слишком сложные вещи.

    Реинжиниринг  бизнеса  — несомненно, мощное средство, используемое для этих целей, поэтому несмотря на его младенческий возраст как метода управления интерес, проявляемый к нему, огромен.

    Невозможно  отрицать тот факт, что постоянное улучшение (в любом виде) — это  жизненная философия любой организации  сегодня, если она хочет выжить и  успешно функционировать в среднем, не говоря уже о долгосрочном периоде. В самом деле, это уже общеизвестная истина, трюизм. Важно отметить, что эту ситуацию породила изменяющаяся природа мира вокруг нас и что изменения происходят не как-то линейно с одной скоростью, а нарастают по экспоненте.

    Менеджеры, которые находятся в начале своей карьеры, должны помнить о том, что стоять на месте в меняющемся мире на самом деле означает отставать.

    Реинжиниринг  бизнеса — это инструмент, специально разработанный, чтобы помочь в обстоятельствах, требующих масштабных изменений, обеспечить которые используемые схемы улучшения процессов не в состоянии. Если вы провели реинжиниринг некоторого процесса, то далее потребуются методы непрерывного улучшения (continuous improvement), носящие технологический характер, которые нужно применять, дабы не проиграть в будущем.

1. Сущность и принципы реинжиниринга бизнес-процессов

 

    Современные  технологии  бизнеса  характеризуются  высокой динамичностью, связанной с постоянно изменяющимися потребностями рынка,  ориентацией  производства  товаров  и  услуг  на  индивидуальные потребности заказчиков и клиентов, непрерывным совершенствованием технических возможностей и сильной конкуренцией. В этих условиях в менеджменте предприятий происходит смещение акцентов с управления использованием  отдельных  ресурсов  на  организацию  динамических бизнес-процессов. 

    Под  бизнес-процессом (БП)  будем  понимать  совокупность взаимосвязанных операций (работ) по изготовлению готовой продукции или  выполнению  услуг  на  основе  потребления  ресурсов.  Управление бизнес-процессами  нацелено  на  выполнение  качественного обслуживания  потребителей (клиентов).  При  этом  в  ходе  управления бизнес-процессами  все  материальные,  финансовые  и  информационные потоки рассматриваются во взаимодействии (рисунок 1).

    Менеджмент  бизнес-процессов зародился еще  в рамках концепций всеобщего управления качеством и непрерывного  улучшения процессов,  согласно  которым предполагается  сквозное управление бизнес-процессом, как единым целым, который выполняется взаимосвязанными  подразделениями  предприятия, например,  от  момента поступления заказа  клиента до  момента его реализации.

    Управление  бизнес-процессами целесообразно рассматривать  и на уровне  взаимодействия  различных  предприятий,  когда  требуется  координация  деятельности предприятий-партнеров в потоках товародвижения  или в логистических процессах.   Логистика породила методы организации поставок по принципу «Точно в срок» (JIT –just in time),  реализация  которых немыслима без управления  бизнес-процессами, как единым целым.

    В  качестве  основных  бизнес-процессов  предприятия  чаще  всего выделяют следующие:

    •  Процессы  товародвижения (логистики),  связанные  с  основной деятельностью  предприятия -  выпуском  продукции  и  обслуживанием конечных потребителей: 

     •  Процессы  подготовки  производства,  нацеленные  на  планирование деятельности  предприятия  с  позиции  удовлетворения  потребностей потенциальных потребителей и выведение на рынок новых  продуктов и услуг -  исследование  рынка (маркетинг),  стратегическое  планирование производства,  конструкторская  и  технологическая  подготовка производства (проектирование и инжиниринг).

     •  Процессы  инфраструктуры,  ориентированные  на  поддержание ресурсов  в  работоспособном  состоянии (подготовка  и  переподготовка кадров,  закупка  и  ремонт  оборудования,  социально-культурное обслуживание работников предприятий).

      Революцию в управление бизнес-процессами  внесли достижения в области   современных  информационных  технологий,  которые  дают возможность  проведения  инжиниринга  и  реинжиниринга  бизнес-процессов.

      

      Согласно определению М. Хаммера и Д.Чемпи, реинжиниринг бизнес-процессов (BPR - Business process reengineering) определяется, как «фундаментальное  переосмысление  и радикальное перепроектирование  бизнес-процессов (БП)  для  достижения  коренных  улучшений  в основных показателях деятельности предприятия».

      Целью реинжиниринга бизнес-процессов  (РБП) является целостное и   системное  моделирование   и  реорганизация  материальных,  финансовых  и  информационных  потоков,  направленная  на  упрощение организационной  структуры,  перераспределение  и  минимизацию использования  различных  ресурсов,   сокращение  сроков  реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.

      Инжиниринг  бизнес-процессов  включает  в  себя  реинжиниринг бизнес-процессов,  проводимый  с  определенной  периодичностью, например,  один  раз  в 5-7  лет,  и  последующее  непрерывное  улучшение бизнес-процессов путем их адаптации к изменяющейся внешней среде.

      Для  компаний  с  высокой   степенью  диверсификации  бизнеса,  многообразием  партнерских   связей   реинжиниринг  бизнес-процессов  обеспечивает решение следующих  задач: 

    •  Определение  оптимальной  последовательности  выполняемых функций,  которое  приводит  к  сокращению  длительности  цикла изготовления  и  продажи  товаров  и  услуг,  обслуживания  клиентов, следствием  чего  служит  повышение  оборачиваемости  капитала  и  рост всех экономических показателей фирмы.

    •  Оптимизация использования ресурсов в различных бизнес-процессах, в  результате  которой  минимизируются  издержки  производства  и обращения  и  обеспечивается  оптимальное  сочетание  различных  видов деятельности.

    •  Построение  адаптивных  бизнес-процессов,  нацеленных  на быструю адаптацию к изменениям  потребностей  конечных  потребителей продукции,  производственных  технологий,  поведения конкурентов на рынке и, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов в условиях динамичности внешней среды.

    •  Определение  рациональных  схем  взаимодействия  с  партнерами  и клиентами,  и  как  следствие,  рост  прибыли,  оптимизация  финансовых потоков. 

    Особенности  бизнес-процессов,  для  которых  проводится  реинжиниринг: 

    •  Диверсификация товаров и услуг (ориентация на различные сегменты рынка), вызывающая многообразие бизнес-процессов.

    •  Работа  по  индивидуальным  заказам,  требующая  высокую  степень адаптации  базового бизнес-процесса к потребностям клиента.

    •  Внедрение  новых  технологий (инновационных  проектов), затрагивающих все основные бизнес-процессы предприятия.

    •  Многообразие  кооперативных  связей  с  партнерами  предприятия  и поставщиками  материалов,  обусловливающих  альтернативность построения бизнес-процесса.

    •  Нерациональность  организационной  структуры,  запутанность документооборота,  вызывающая  дублирование  операций  бизнес-процесса.

      Реинжиниринг  бизнес-процессов   выполняется  на  основе применения   инженерных  методов  и  современных   программных инструментальных  средств   моделирования  бизнес-процессов совместными  командами  специалистов  компании  и  консалтинговой фирмы.

    В  соответствии  с  определением  Е.Г.  Ойхмана  и  Э.В.  Попова: «Реинжиниринг  бизнеса  предусматривает  новый  способ  мышления - взгляд  на  построение  компании  как  на  инженерную  деятельность. Компания  или  бизнес  рассматривается  как  нечто,  что  может  быть построено,  спроектировано  или  перепроектировано  в  соответствии инженерными принципами» .

      Вместе  с  тем,  нельзя  отождествлять  реинжиниринг  бизнес-процессов с решением локальных задач, хотя решение этих задач могут быть следствиями реинжиниринга. 

    Важнейшими  принципами  реинжиниринга  бизнес-процессов  являются:

    •  Несколько рабочих процедур объединяются в одну - "горизонтальное сжатие процесса". Следствие – многофункциональность рабочих мест.

    •  Исполнители  принимают  самостоятельные  решения - "вертикальное сжатие  процесса".  Следствие –  повышение  ответственности, заинтересованности в результатах  своего труда работника.

    •  Шаги  процесса  выполняются  в  естественном  порядке - "распараллеленность процесса". Работа выполняется в  том месте, где это целесообразно.

    •  Многовариантность  исполнения  процесса,  повышение  адаптивности процесса к изменению внешней  среды.

    •  Уменьшается  количество  проверок,  минимизируется  количество согласований.

    •  «Уполномоченный менеджер» обеспечивает единую точку контакта с клиентом.

    •  Преобладает  смешанный  централизованно-децентрализованный подход. Следствие – делегирование  полномочий по принципу «сверху – вниз».

    Основными  условиями  успеха  реинжиниринга  бизнес-процессов являются:

    •  Точность понимания задачи руководством компании. Приверженность руководства  компании  целям  реинжиниринга -  контроль  со  стороны высших руководителей.

    •  Мотивация сотрудников компании, нацеленность на рост, расширение деятельности  фирмы,  усиление  полномочий  и  творческого  характера труда  персонала.

    •  Хорошо  поставленное  управление  деятельностью  компаний, способность  собственными  силами  при  привлечении  консультантов выполнить РБП.

    •  Твердая  методологическая  основа  при  проведении  РБП, использование  опыта  реорганизации  предприятий,  накопленного консалтинговыми  организациями  и  использование  современных  информационных технологий.  

     2. Организационная структура предприятия на основе управления бизнес-процессами 

      Традиционная   структура  управления  предприятием  является иерархической   и  включает  в  себя  множество   функциональных (ресурсных)  подразделений  (отдел  сбыта,  отдел  материально-технического обеспечения, производственный отдел, финансовый отдел и  т.д.),  которые  занимаются  ресурсным  обеспечением  хозяйственной деятельности (рисунок 2). 

    

     Рисунок 2 – Структура управления предприятием

    Суть  изменений в организационной структуре заключается в том, что в дополнение к функциональным подразделениям для реализации и управления  бизнес-процессами  создаются специальные процессные подразделения,  которые соответствуют определенным  видам деятельности,  существенно  отличающимся  друг  от  друга.  Например, могут  быть  выделены  процессные  подразделения,  соответствующие производству  по  индивидуальным  заказам  и  массовому  производству, выпуску  продукции  широкого  потребления  и  промышленного назначения, производству готовых изделий и сервисному обслуживанию и  т.д.  Таким  образом,  организационная  структура  становится «двухплечевой»  или  матричной,  согласно  которой ресурсные подразделения ответственны  за  поддержание ресурсов  в работоспособном состоянии (закупка и ремонт оборудования, подбор и подготовка кадров), а процессные подразделение за  выполнение работ, связанных с реализацией потребностей клиентов. 

    3. Использование информационных технологий в реинжиниринге 

    Возникновение  технологии  реинжиниринга  бизнес-процессов стало  возможным  благодаря  современным  достижениям информационных  технологий,  которые  связывают  участников  бизнес-процессов  в  единые  технологические  цепочки  быстрее  и  надежнее  по сравнению  с  традиционными  организационными  методами  контроля  и координации.  Характер  изменения  правил  организации   управления  с использованием  новейших  информационных  технологий  представлен  в таблице .