Автоматизированные системы управления турфирмой

В таком случае, оптимальным IT-решением для сотрудников турагентства может послужить «универсальный» программный продукт, который объединит в себе большинство функциональных возможностей и инструментов, используемых каждый день. Некоторые внутриофисные системы включают в себя такие элементы, как CRM, встроенные системы поиска и бронирования туров, интеграция с формами поиска туров на сайте и платежными системами, органайзеры, системы напоминаний, планировщики задач, имеются встроенные шаблоны разных документов и отчетов.

Программный комплекс «САМО-ТурАгент» может совместно работать с бухгалтерским комплексом «1С-Рарус: Турагентство» и единой системой поиска и бронирования туров Bronni.ru[2] САМО-ТурАгент (автоматизация турагентств).

«1С-Рарус: Турагентство» – комплекс, предназначенный для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в турагентствах. Данную программу могут использовать в своей работе менеджеры и бухгалтеры турагентства. «1С-Рарус: Турагентство» позволяет:

1) оформлять туристические документы: договоры, заявки, путевки, отчеты;

2) проводить полный бухгалтерский налоговый учет и отчетность;

3) осуществлять управление предприятием, что удобно для руководителей[3].

Программа Turwin MultiPro является приложением к системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Этот программный комплекс обладает широчайшими возможностями, которые предоставляются пользователю при работе с данными. При этом разработчикам удалось достичь компромисса между доступностью программы для простого пользователя и максимальным использованием возможностей данного приложения.

Turwin MultiPro является адаптивной программой – она обеспечивает легкое, быстрое и эффективное управление туристической компанией, а также своевременное реагирование на изменение конъюнктуры рынка, спроса и предложения на туристические продукты и услуги. Кроме того, в данном программном комплексе осуществлена интеграция с офисным пакетом программ MS Office, что в несколько раз повышает эффективность использования ПК в локальной сети турфирмы.

К основным функциональным характеристикам Turwin MultiPro относятся[4]:

• осуществление разнообразных операций для работы с данными;

• оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;

• формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;

• определение порядка расчета тура;

• оперативное оформление заказов;

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов в формате MS Excel;

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

• контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;

• строгий учет движения денежных средств;

• печать основных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных кассовых ордеров, кассовых отчетов и др.[5]
С Turwin MultiPro 7.0 можно работать не только отдельным пользователям, но и пользователям в корпоративной локальной сети. Кроме того, данный программный комплекс разработан в двух модификациях – файл–сервер и клиент–сервер. Разница заключается в том, что в первом случае работа с системой осуществляется в пределах одного офиса, во втором – на базе удаленного доступа к информации.

Из дополнительных возможностей Turwin MultiPro 7.0 перечислим:

• возможность работы с ним как туроператорам, так и турагентам;

• возможность работы не только с отелями, но и с пансионатами и санаториями;

• быстрый подбор тура и оперативное оформление за каза;

• полный спектр документов по финансовой и туристской отчетности;

• отображение отелей на «плане-шахматке» при за грузке;

• формирование «черного» и VIP-списка туристов;

• контроль взаиморасчетов с постоянными партнерами и клиентами;

• факсимильная и e-mail-рассылки благодаря встроенным программам VentaFax и Advanced Mass.

Сегодня в Turwin MultiPro 7.0 существует разграничение доступа на четыре группы пользователей: «Администратор», «Бухгалтер», «Менеджер», «Продавец», что позволяет оптимизировать деятельность и дает пользователю возможность сконцентрироваться на профильных для него направлениях работы.

«Jack» – это программный комплекс немецкой ИТ-компании Bewotec. Наибольшее число пользователей программы находится в Европе.

Программа «Jack» – back-office-программа для турагентства, т.е. программа по обработке заказов.

Данная программа имеет главное преимущество – она совместима со всеми главными глобальными компьютерными системами бронирования и резервирования. Это Amadeus, Worldspan, Galileo, Sabre и другие. Резервирование или бронирование, произведенное в одной из указанных глобальных систем, автоматически импортируется в программу «Jack», после чего происходит формирование необходимой документации по туру (авиабилеты, счета и счета-фактуры, отчеты и другие документы). Следовательно, совместимость программного комплекса «Jack» с глобальными компьютерными системами бронирования и резервирования позволяет пользователю беспрепятственно получать доступ к данным о необходимых ему отелях, маршрутах, рейсах и т.д.

Программа «Jack» в полной мере является агентской программой и поддерживает все главные функции, характерные для агентских программ, – формирование и ведение справочников, поиск данных по параметрам, подготовка отчетов (всего более 50 различных видов) и т.д. Следует отметить, что в плане статистики и учета программный комплекс «Jack» позволяет вести план счетов, журнал операций, кассовую книгу, выполнять проводки (в том числе и ручные), контролировать задолженность туристского предприятия (дебиторскую и кредиторскую). Программа может корреспондировать с известными европейскими бухгалтерскими программами Abacus, BMD, Taylorix и др.

Главное меню программы включает следующие блоки[6]: клиенты, бронирование, бухучет, статистика, справочные данные.

Специфика применения программы «Jack» напрямую связана с использованием (или неиспользованием) агентствами в своей деятельности компьютерных систем бронирования и резервирования.

Программный комплекс «Тур1» может быть использован для автоматизации деятельности турагентства («Tur1agent»), бронирования туров (Tur1online и PROFI.TURY.ru), авиабилетов, железнодорожных билетов и отелей.

«Тур1» поддерживает: телефонию (Tur1phone), SMS-сервис (Tur1sms) и туристическую ICQ (Tur1messenger). Данный продукт ориентирован на повышение скорости обслуживания клиентов при помощи автоматизации деятельности. Так, все заявки формируются в электронном виде, что позволяет при помощи сервиса СМС отправить клиенту уведомление о подготовке его турпакета. Программный комплекс также позволяет осуществлять звонки в разные регионы мира, автоматически вносить информацию в различные документы и базы, распечатывать фирменные бланки и другие документы, а также вести учет платежей по заявкам.

Программный комплекс «Тур1» включает в себя следующие технологии:

1) поисковые системы по турам;

2) системы бронирования отелей в разных странах мира;

3) система бронирования билетов на авиа– и ж/д транспорт;

4) система оплаты сотовой связи, Интернета, коммунальных услуг и др.;

5) страхование;

6) интеллектуальная телефония, используемая вместо стандартных АТС и Call-центров;

7) справочные системы;

8) дистанционное обучение работе с программным комплексом и его приложениями.

Плюсом программного комплекса «Тур1» является то, что для пользователей системы Туры.ру регистрация проходит по паролю, присвоенному в этой системе бронирования.

В программный комплекс «Тур1» входит программа «Тур1 Агент» (Tur1agent), которая предназначена для автоматизации работы с документами и заявками клиентов. «Тур1 Агент» позволяет автоматически заполнять и редактировать уже имеющиеся в базе шаблоны документов, имеет широкую справочную базу по странам, курортам и т.д., телефонию и СМС-сервис, доступ к системе Туры.ру и Интернету. Программа также позволяет вести учет произведенных платежей, задолженностей и контролировать состояние заказа. Все функции программы подбираются индивидуально для каждого турагентства в зависимости от его требований.

Программа «Сам себе тур» также разработана с целью автоматизации работы турагентства и предоставляет ряд возможностей:

1) все сотрудники туристической компании могут одновременно работать с программой, осуществляя доступ к базе данных по локальной сети;

2) программа выдает приходные кассовые ордера, счета на предоплату, что позволяет учитывать поступление денег от клиентов;

3) программа позволяет оформлять:

• туристические путевки в соответствии с разными вариантами форм;

• договора в соответствии с требованиями туристических операторов (TezTour и т.д.);

• заявки на обслуживание;

4) программа позволяет выводить на печать бланки документов, содержащие реквизиты компании;

5) программа позволяет добавлять в свою базу данных новые формы документов, в том числе договора, заявки и т.д. Однако для получения данной услуги необходимо сделать заказ разработчикам программы и отдельно оплатить новые функции;

6) программа автоматически заполняет клиентскую базу, а также хранит информацию о каждом туре и клиенте (его персональные данные, предпочтения и т.д.).

Программа «Туроператор» позволяет выполнять различные операции туристической деятельности, такие как:

1) предоставление информации об услугах, которые может получить клиент (заказе гостиниц, транспорта, получении страхового полиса, визы и других услуг);

2) осуществление квотирования на различные услуги, например, квота на номер гостиницы, место тура и т.д.;

3) формирование турпакета в зависимости от интересов клиента;

4) прием и оформление заявок клиентов;

5) расчет комиссии туроператора;

6) оформление документов клиента, необходимых для поездки (путевка, страховой полис, анкета для оформления визы и т.д.);

7) расчет комиссионного вознаграждения клиентам, совершившим покупку;

8) контроль за сроком действия заявок клиентов;

9) формирование заявок и дальнейшая их пересылка в гостиницы с целью бронирования номеров;

10) составление полных списков, которые затем отправляются в гостиницы, авиакомпании, страховые компании и т.д.;

11) стык с кассовым модулем, подсистемой «Бухгалтерия», с системой «Русский отель»;

12) ведение учета платежей клиентов, а также контроль расчетов с партнерами за предоставленные услуги;

13) администрирование системы с учетом следующих особенностей:

прав доступа: возможно ограничить права доступа в зависимости от полномочий сотрудников организации;

правил контроля, составленных для менеджеров по продажам;

предпочтений пользователей: возможно изменять интерфейс и т.д.;

14) использование стандартного редактора печатных форм[7].

Все вышеперечисленные программы и системы могут быть успешно использованы для оптимизации работы туристической фирмы. Следует отметить, что каждое туристическое предприятие может самостоятельно выбирать необходимый программный продукт в зависимости от специфики его деятельности.

III.  Система Turmate

Turmate - это простой и удобный сервис для автоматизации туристической компании любого размера.

Использование Turmate позволит поднять продажи, оптимизировать маркетинг и улучшить качество обслуживания туристов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур c последующим анализом результатов.

Почему стоит выбрать Turmate?

      удобный и простой интерфейс системы

      уровень защиты данных такой же, как используют ведущие банки для пластиковых карт (256-битное шифрование трафика)

      доступ в систему 24/7 из любой точки мира

      платформенная независимость рабочих мест (Linux, Windows, Mac)

      эволюционный апгрейд — ПО развивается синхронно с бизнесом

      минимальные требования к ИТ-инфраструктуре — для работы достаточно браузера и доступа в интернет

      30-ти дневный период бесплатной работы

Преимущества системы Turmate:

      Turmate обеспечивает максимально простую и удобную работу менеджеров, теперь все данные туристов, заявки, содержащие всю необходимую информацию, справочники и документы — все в одной системе;

      Разобраться в системе и начать работу очень легко, а если остаются вопросы — Вы можете найти ответ в разделе «Вопрос-ответ» или же написать представителям Turmate[8];

      По всем основным пунктам, таким как количество заявок за определенные периоды, экскурсионные туры, движения по счетам за период, эффективность рекламы и др., имеются автоматические отчеты;