2.
Будьте кратки и не отходите
от темы. В первую очередь пишите
о самом главном, затем сообщите
о необходимых деталях. В начале
ясно укажите цель своего письма.
Нет ничего хуже для получателя,
чем долго вчитываться в содержание,
чтобы дойти до сути. А если
вы посылаете длинные письма,
вероятность того, что кто-то сделает
что-либо просимое или ответит
вам, приближается к нулю. Слишком
большой труд! Вероятнее всего,
ваше письмо пропустят, а затем
и вовсе забудут о нем.
3.
Не обсуждайте несколько тем
в одном письме. Лучше напишите
несколько писем. Позже будет
проще просмотреть темы, чтобы
быстро найти необходимое письмо.
Также это упрощает переписку
и увеличивает вероятность быстрого
ответа. Чем более точный заголовок
вашего послания, тем лучше.
4.
Ответы посылайте по мере необходимости.
Не думаю, что эл. письмо требует
мгновенного ответа. Отвечайте один
или два раза в день, если
только вы не работаете в
отделе продаж, технической поддержки
или в другой области, где
ожидается быстрый ответ. Поэтому,
отвечайте на письма постепенно,
по мере необходимости, иначе
вы разрушите свою репутацию
и уменьшите эффективность.
5.
Следите за тоном своих писем.
В отличие от встреч или
даже телефонных переговоров,
читатель вашего письма не
имеет преимущества видеть и
слышать ваше выражение лица,
интонацию и получать другие
невербальные сигналы. В результате,
вы должны быть очень осторожны
в тоне вашего письма. Особенно
опасен сарказм. Если что-то
будет потеряно при «переводе»,
вы рискуете обидеть читателя
своего письма. Итак, чем вежливее
вы будете, тем лучше.
6.
Не используйте эл. почту, чтобы
критиковать кого-либо. Эл. почта
– неподходящий для этого носитель.
Есть большая вероятность того,
что вы оскорбите собеседника,
или он неверно поймет вас.
Такой тип общения больше подходит
для «живых» встреч или, в
крайнем случае, для телефонных
переговоров. И лучше никогда
не критиковать в электронной
переписке третью сторону. Такое
письмо легко персылается дальше.
Вы можете вызвать «огненную
бурю» и конфликт, если вы не
были осторожны. Поверьте мне,
я сам попадал в такую ситуацию
несколько раз.
7.
Не отвечайте в гневе. В такой
горячий момент я написал несколько
«чудных» ответов. Я написал
слова, которых никогда не произнес
бы при личной встрече. Вот
почему вам никогда не следует
писать гневные ответы. Они почти
никогда не служат своему предназначению
и вашим долгосрочным интересам.
Они уничтожают личные взаимоотношения
быстрее, чем что-либо другое.
Если вам станет легче, напишите
такой ответ, но затем удалите
его. Обычно через день-два
вам уже не захочется писать
гневный ответ, вы поймете,
что сдержанность мудрее.
8.
Не злоупотребляйте опцией «Ответить
всем» («Reply to All»). Неделю назад
я получил эл. письмо, в котором
просили указать размер моего
костюма для подготовки его
к предстоящему турне по гольфу.
Это письмо было выслано одновременно
десяти или двенадцати участникам.
И все бы ничего, если бы
некоторые из них, отсылая ответ,
не нажали кнопку «Ответить
всем» (я уверен, они сделали
это неумышленно). Итак, одним кликом
они оповестили всех получателей
о размере своих костюмов и
добавили «мусора» в и без
того переполненные почтовые
ящики. Обычно необходимо слать
ответ только отправителю. Прежде
чем нажать «Ответить всем»,
подумайте, нуждаются ли они
в этой информации.
9.
Не пересылайте писем с непроверенной
информацией. Это только вносит
сумятицу в работу. В девяти
случаях из десяти в таких
письмах содержатся сплетни. Часто
это «городские легенды». Если
вы чувствуете, что просто обязаны
переслать такое письмо, убедись
в его правдивости. Если сомневаетесь,
можно попытаться зайти на Snopes.com,
сайте, посвященном отслеживанию
подобной информации и ее проверке.
10.
Не используйте поле «Копия»
(«Copy»), чтобы принудить кого-то
к действию. Можно попасть в
искушения воспользоваться этим
методом, когда кто-то не отвечает
на ваши письма. В данном случае
лучше поднять трубку телефона
и позвонить этому человеку. Если
они не отвечают на ваши
письма, воспользуйтесь другой коммуникационной
стратегией.
11.
Не злоупотребляйте пометкой
«высокий приоритет» («high priority»). Большинство
почтовых программ позволяют
устанавливать приоритетность вашего
письма. Пометкой «высокий приоритет»
следует пользоваться только
для действительно срочных сообщений.
Если вы используете ее для
всех писем (некоторые так и
поступают), вас в дальнейшем будут
попросту игнорировать. Это подобно
той легенде о мальчике, который
кричал «Пожар!» слишком часто.
12.
Не пишите письма только ЗАГЛАВНЫМИ
СИМВОЛАМИ. Это электронный эквивалент
крика. К тому же ЗАГЛАВНЫЕ
СИМВОЛЫ труднее прочесть (это
скажет вам любой книгоиздатель).
13.
Не посылайте и не пересылайте
эл. письма содержащие клевету,
оскорбления, расистские или непристойные
замечания. Поступая таким образом,
вы сильно рискуете «подмочить»
свою репутацию. Вас могут даже
привлечь к ответственности, не
смотря на то, что вы просто
переслали письмо, не будучи его
автором.
14.
Помните о том, что рабочий
эл. ящик не предназначен для
личной переписки. На него не
распространяется защита частной
переписки. Любой администратор
с достаточными правами доступа
может проверить вашу переписку
на сервере компании. Если вы
желаете послать личное сообщение,
воспользуйтесь бесплатными службами
вроде GMail. Почтовый ящик на
таком сервере можно использовать
как личный.
15.
Используйте подпись со своей
контактной информацией. Это знак
вежливости по отношению к
вашему респонденту. Это также
сокращает количество писем, т.к.
людям не будет необходимости
писать второе или третье послание,
чтобы выяснить ващ телефонный
номер или почтовый адрес.
16.
Предлагайте опцию «если-то».
Это еще один совет, который
я почерпнул у Тима Ферриса,
автора книги «Рабочий день 4 часа
в неделю». Он рекомендует,
чтобы мы сопровождали наши
письма вариантами для сокращения
переписки. Например, «Если вы
выполнили поручение, то подтвердите это,
пожалуйста, по эл. почте. Если же нет, сообщите
приблизительный срок окончания». Или
еще: «Я свободен для встречи в 10.00, 11.00
или в 14.00. Вам подойдет какой-либо вариант?
Если нет, пришлите, пожалуйста, ваши предложения».
17.
Используйте проверку грамматики.
Я отношусь к своей корреспонденции
серьезно. И по мне это должно
быть видно. Так как я издатель,
думаю, планка еще выше. Если
я безграмотно пишу письма, использую
неправильные обороты, неверно
расставляю знаки препинания, это
непременно отражается на мне
и моей компании. Опечатки и
ошибки можно простить, но их
легко и исправить.
18.
Перечитывайте ваши письма перед
отправкой. Просто необходимо
перечитать письмо до отправки
и убедиться, что вы ясно
выразили свою мысль и соблюли
правила этикета электронной
переписки.
- Этика общения
в локальных сетях, в рамках телеконференций,
в учебном
процессе и чатах
2.1.Этика
поведения пользователя
в локальной компьютерной
сети
Во
многих организациях правила поведения
юзера в локальных сетях инсталлируются
в форме инструкций либо официальных
правил. Много организаций, в которых
каких-либо правил и инструкций официально
не существует, да и далеко не неважно
какая аннотация может охватить все вопросы
этикета. В процессе развития локальных
сетей выработаны некие общие правила
(хотя применение того либо другого правила
зависит от технического оснащения сети):
- не передавайте
никому ваше имя и пароль для входа в сеть:
любые деяния, совершенные в сети под вашим
именованием, позже могут быть соотнесены
конкретно с вами;
- если вы оставляете
компьютер более чем на 10 минут, перед
уходом прекратите выполнение всех программ
с сетевой поддержкой (либо связанных
со обменом данных по сети) и закройте
их (если это нереально сделать в силу
выполняемой задачки, то предупредите
об этом факте вашего сетевого администратора);
- пытайтесь
без необходимости не запускать несколько
программ с сетевой поддержкой;
- до этого
чем начать перемещение огромного размера
данных с другого компьютера на свой либо
со собственного компьютера на другой
компьютер в сети, оцените необходимость
этого деяния и возможность разбиения
данных на отдельные меньшие по размеру
пакеты. Лишь в случае невозможности решения
вопроса указанным образом прибегайте
к перемещению всех данных;
- при наличии
у вашего компьютера собственного жесткого
диска отдавайте предпочтение сохранению
данных конкретно на нем, а не на дисках
общего использования (если таким не является
диск вашего компьютера и если это правило
не противоречит решаемым задачкам);
- пользуясь
общим (системным) почтовым ящиком, пытайтесь
избегать помещать туда совсем огромные
сообщения;
- перед установкой
на ваш компьютер нового программного
обеспечения с сетевой поддержкой либо
с вероятным коллективным внедрением
проконсультируйтесь с сетевым администратором
и проверьте устанавливаемое программное
обеспечение на лицензионную чистоту
и на незараженность вирусами;
- смотрите
за тем, чтоб работающие у вас программы
не наносили вред каким- или общим (сетевым)
ресурсам и ресурсам остальных юзеров
сети.
- Применение
коллективного принтера накладывает на
членов локальной сети определенные дополнительные
правила:
- смотрите,
чтоб не распечатывались лишние копии
отправленного вами задания;
- пытайтесь
не распечатывать что-либо сразу (документ
и т.п..) Сходу после внесения каждого незначительного
конфигурации — многие программы разрешают
просмотреть эталон вероятной распечатки
на экране;
- смотрите
за тем, чтоб ваши распечатки не скапливались
у принтера — забирайте их, по способности,
сходу после окончания печати.
В
случае появления вопросов по использованию
сети либо программ, использующих сетевые
ресурсы, обратитесь к сетевому администратору
либо воспользуйтесь соответствующей
документацией (при наличии такой).
2.2.Этика
общения в рамках телеконференций
Любой
человек, имеющий компьютер, подключенный
к Интернету, может завязать знакомство
с жителем любой страны. Для
этого достаточно подписаться на
так называемую телеконференцию.
Телеконференция-
это своеобразный журнал, публикующий
исключительно письма читателей. Или
можно сказать так: его авторы-
это и есть его читатели. Конечно,
выходит это издание без цензуры
и какой-либо правки автора. И автором
может стать любой.
Дискуссионная
группа Usenet, известная во всем мире как
самая большая телеконференция. Usenet - эта
интересная служба является своеобразным
развитием электронной почты. Сообщения
электронной почты мы отправляем конкретному
лицу, указав его адрес электронной почты.
Теперь представьте, что мы хотим отправить
сообщение не одному человеку, а всем людям
мира. Это тоже можно сделать, но надо указать
не адрес человека, а имя телеконференции.
Телеконференции
называют также группами новостей.
Телеконференции, или группы новостей,
- это дискуссионные группы, члены
которых делятся друг с другом
своими знаниями, впечатлениями, проблемами.
Пользователи получают помощь, задают
вопросы, отвечают на них и даже обмениваются
графическими и прочими файлами.
В Интернете существует свыше 20 тысяч
всевозможных групп новостей, участники
которых обсуждают вопросы политики,
текущие события, программное обеспечение,
"разговаривают" об автомобилях,
домашних животных, татуировках, кинофильмах,
супермоделях и любви. Телеконференция,
или группа новостей, - это интерактивная
"доска объявлений"; любой желающий
может отправлять в группу новостей свои
сообщения и отвечать на сообщения других,
а также открывать новые дискуссии.
Для
телеконференций характерно: группа
новостей - это набор статей, сообщений;
группы имеют иерархическую структуру;
материалы телеконференций храняться
на специальных серверах, которые
обмениваются новой информацией; статьи
можно читать; можно публиковать
свои сообщения; на каждую конференцию
можно подписаться, что позволяет
получать все сообщения, которые
приходят по адресу такой конференции.
А
чтобы единомышленникам было легче
найти друг друга, конференция Usenet
делится на основные иерархии, которые
составляют «Большую Восьмёрку» (см.приложение
3):