Этикет проведения деловых совещаний и бесед

stify">     - регулярность проведения;

     - сочетание обсуждения стратегических  и оперативных вопросов;

     - урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих  программ);

     - руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

     Пиар-менам, руководителям и специалистам, готовящим  совещание, необходимо руководствоваться  общим принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов,  встреч):

     - в организационной деятельности  нет мелочей;

     - техническая сторона организации  (рабочие места участников, материалы,  техническое обеспечение) должны  быть безупречными;

     - должен быть подготовлен ведущий  (предусмотрена замена, помощники ведущего и  другой вспомогательный персонал).

     Особенность подготовки внутреннего совещания - общение коллег по общим для  всего коллектива проблемам это  часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:

     -нужно  ли проводить данное совещание;

     -кто  входит в круг лиц, без которых  данное мероприятие будет невозможным;

     -какие  вопросы внести в повестку  дня;

     -нужен  ли доклад руководителя, и с  какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке. Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда:

     -совещание  лучше проводить не в кабинете  руководителя (лучше всего, за  круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);

     -ведущим  может быть специально подготовленный  спикер, а не руководитель;

     -руководитель  должен переключить на секретаря  все телефоны, не общаться с  лицами, не участвующими в совещании;

     -совещание  лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно, применение "мозгового штурма";

     -нельзя  допускать превращения интересного  выступления в "литье воды";

     -неизбежные  дискуссии не должны превращаться  в столкновение принципов или  амбиций и, тем паче, переходить "на личности", при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека.      

     Решения, принятые на совещании, обязательно  должны выполняться. С этой целью: - проанализировать ход и результаты совещания;

     - внимательно просмотреть протокол результатов;

     - контролировать ход и выполнение  решений;

     - создать условия для реализации  намеченных мероприятий.

     Хочется отметить также  какие  существуют приемы для оценки  и контроля за ходом делового совещания:

      1. Сохранение единства участников совещания:

     - в случае возникновения инцидента  разрядить обстановку, сделать паузу;

      -не принимать чью-то сторону  до окончательного подведения  итогов; 
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения;

     2.Для  активизации участников делового совещания:

     - иметь оптимальную стратегию  принятия решения;

     - создать условия для творческой  работы;

     -не  использовать самому и не позволять  другим оперировать деструктивной критикой;

     -не  давать участникам совещания  возможности выключаться из работы;

     -не  оставлять без внимания даже  самые незначительные предложения;

     -умело  осуществлять руководство групповым  взаимодействием в 
процессе принятия решений.

      3.Для фокусирования внимания  на обсуждаемой проблеме: актах  и веских доказательствах;

     -записывать все вносимые предложения;

     -прогнозировать  возможность внедрения предлагаемых  идей, решений,   проектов:   наличие   времени,   ресурсов,   материально-технического обеспечения,  финансовых затрат и пр.

      4.Для активизации обсуждения  предложений:

     -задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;_

      -высказывать одобрение тем участникам  совещания, кто вносит

     конструктивные  предложения;

     -побуждать  возникновение альтернативных точек  зрения;

     - не допускать резких выпадов  в чей-либо адрес;

       -оказывайте всестороннюю поддержку  новым прогрессивным идеям; 
-будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;

     -если  не выработать консенсусное решение,  тогда идите на компромисс; не  подавляйте мнение меньшинства,  возможно, оно и есть перспективное.

     Вывод по этой главе следующий:

     Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решения  группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения  распределения  ролей в группе, отношения между  членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями, а это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений.

     Мнение  о современной концепции проведения деловых совещаний таково. Руководителю совещания  следует оставаться на нейтральных позициях, потому что это на 100 процентов воздействует на эмоциональное состояние присутствующих. Отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактами решения должны приниматься во внимание.

 

      2 Деловая беседа 

     Понятие “деловая беседа“ довольно растяжимое, можно сказать, что его трудно определить конкретно. Однако в целом правильно и такое определение: “Это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредствам слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы”.[2] “В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем”.[2]

     Значение  деловой беседы прежде всего обуславливается  ее функциями. Она является “генератором”, “движущей силой” многих сторон деятельности предприятия или учреждения. Фактически правомерно утверждать, что почти все дела, все трудовые акции человеческого общества, любой коллективный человеческий труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед.

     Ориентировочно  можно выделить следующие основные функции любой деловой беседы: “Начало перспективных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов; обмен информацией; взаимное общение работников из одной деловой сферы; поддержание деловых контактов на уровне предприятий, объединений, отраслей и целых государств; поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях”.[2]

     Беседа  является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности нашей позиции, тем чтобы он сам с ней согласился и поддержал ее. Поскольку беседу не всегда  можно повторить, важно полностью использовать представленную возможность, особенно если в ней участвуют различные специалисты и руководители и если инициатива проведения беседы исходит от лица, занимающего более высокое положение. В связи с этим важно детально познакомиться с правилами и техникой проведения беседы, а также с методами оценки реакции собеседника.

     Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование воздвигаемых положений  и завершение беседы.

     Подготовительные  мероприятия связаны с подготовкой  к проведению беседы. Не существует безошибочных правил подготовки  к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

     На  начальном этапе планирования определяются тема, которую желательно обсудить, и возможные участники предстоящего делового разговора. Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках и поэтому контролировать ситуацию будет легче. Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

       Целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых факторов или непредвиденных обстоятельств  на ход беседы. ²Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.²[3]

       Сбор материала для деловой  беседы - очень трудоёмкий процесс,  требующий значительных затрат  времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т. п.) при этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы своими собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объём собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблемы.

       Анализ собранного материала  поможет определить взаимосвязь  фактов, сделать выводы, подобрать  необходимую аргументацию, т.е. скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое.

       Завершающая стадия подготовки  беседы – редактирование текста, его окончательная шлифовка и доработка.

       Начало беседы – очень важный  этап, и потому им не следует  пренебрегать.

     ²Задачи этого этапа беседы следующие: установление контакта с собеседником; создание рабочей атмосферы; привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.² [3] Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушивать вас или нет. Собеседник обычно бывает более внимательным в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе. По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект ²первого впечатления² всегда запоминается надолго.

       Неплохо если вы улыбнётесь произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров.